Types d'obstacles à la communication

Tout ce dont vous avez besoin sur les types d'obstacles à la communication. Les barrières de communication sont les facteurs qui entravent l'efficacité de la communication.

Ils entraînent une discordance entre la compréhension du message par l'expéditeur et le destinataire. Ces obstacles peuvent survenir à n’importe quel stade du processus de communication - envoi, codage, transmission, décodage ou réception.

Les obstacles à la communication peuvent être regroupés sous: - 1. Obstacles externes 2. Obstacles organisationnels 3. Obstacles personnels.

Il peut être subdivisé en: - 1. Obstacles techniques 2. Obstacles linguistiques 3. Obstacles psychologiques 3. Obstacles sémantiques 4. Obstacles émotionnels ou psychologiques 5. Obstacles chez les supérieurs 6. Obstacles chez les subordonnés 7. Obstacles mécaniques 8. Obstacles physiques 9. Obstacles interpersonnels 10. Obstacles interculturels.

Certains des obstacles techniques à la communication sont les suivants: - 1. Moment choisi 2. Surcharge d’informations 3. Lacunes d’informations 4. Différences culturelles 5. Planification défaillante 6. Priorité 7. Distance 8. Distance nécessaire.

Voici quelques obstacles linguistiques à la communication: - 1. Sémantique 2. Mauvais messages 3. Incohérence dans la communication verbale et non verbale 4. Capacité linguistique individuelle.

Certains des obstacles psychologiques à la communication sont les suivants: - 1. Filtrage 2. Hypothèses 3. Degré de confiance et d’ouverture 4. Peur 5. Émotions 6. Perception 7. Bruit 8. Écoute médiocre 9. Mauvais degré de rétention 10. Résistance au changement 11. La proximité d'esprit 12. Obstacles d'attitude.

Les obstacles sémantiques à la communication incluent: - 1. Message mal exprimé 2. Traductions erronées 3. Langage du spécialiste 4. Mots / symboles de signification différente 5. Hypothèses non clarifiées 6. Jargon technique 7. Décodage du langage corporel et des gestes.

Les obstacles émotionnels ou psychologiques à la communication sont peu nombreux: - 1. Évaluation prématurée 2. Inattention 3. Confiance injustifiée dans l'écrit 4. Méfiance à l'égard du communicateur 5. Défaut de communication.

Les obstacles organisationnels à la communication sont les suivants: - 1. Politique organisationnelle 2. Règles et règlements d'organisation 3. Relations de statut 4. Complexité de la structure organisationnelle 5. Facilités organisationnelles.

Les obstacles personnels à la communication sont: - 1. L'attitude des supérieurs 2. La peur du défi à l'autorité 3. Insistance sur le bon canal 4. Le manque de confiance en soi des subordonnés 5. L'ignorance de la communication 6. Le manque de sensibilisation 7. Le manque de volonté de communiquer 8. Le manque de confiance en soi Bon incitatif.

Les autres obstacles à la communication sont les suivants: - 1. Politiques, règles et procédures inadéquates 2. Caractéristiques des statuts 3. Manque d'attention 4. Conclusion rapide 5. Manque de confiance envers le communicateur 6. Mauvais état d'esprit 7. Manque de temps 8. Données techniques La langue.


Obstacles à la communication dans une organisation

Types d'obstacles à la communication - Obstacles techniques, linguistiques et psychologiques

Les barrières de communication sont les facteurs qui entravent l'efficacité de la communication. Ils entraînent une discordance entre la compréhension du message par l'expéditeur et le destinataire. Ces obstacles peuvent survenir à n’importe quel stade du processus de communication - envoi, codage, transmission, décodage ou réception.

L'expéditeur peut ne pas être audible par le public, il peut ne pas convertir correctement le message en signaux, le choix du canal peut être défectueux (les messages longs transmis oralement risquent d'être oubliés par le destinataire), le destinataire peut comprendre les codes ou les symboles. différent de celui de l'expéditeur ou du destinataire peut ne pas être d'humeur à écouter le message. Le point où se produisent les obstacles à la communication doit être identifié afin que des mesures correctives puissent être prises au plus tôt.

Les types d'obstacles à la communication sont:

1. Obstacles techniques:

Les barrières techniques font référence à l'environnement physique, social et informationnel dans lequel le message est transmis.

Certains des obstacles techniques importants sont les suivants:

je. Timing:

La transmission en temps opportun des informations est importante si les expéditeurs veulent que les destinataires se conforment à leurs instructions. Dans les usines où le travail est effectué par équipes, les travailleurs quittant une équipe doivent communiquer avec les travailleurs rejoignant la prochaine équipe. Si les travailleurs du quart de nuit se rendent au travail après le départ des ouvriers de l'après-midi, des messages importants risquent d'être omis, ce qui affecterait la productivité.

ii. Surcharge d'information:

Il fait référence à une transmission excessive d'informations. Beaucoup plus d'informations que ce que le destinataire peut traiter lui sont transmises. Le destinataire ne peut pas comprendre, analyser et agir en cas de surcharge d’informations dépassant sa capacité mentale.

Il en résulte différents problèmes:

(a) Les destinataires ne peuvent pas agir sur une partie de l'information, ce qui peut être important.

(b) Ils peuvent commettre des erreurs lors du traitement d'informations excessives.

(c) S'ils veulent être précis, ils peuvent retarder le traitement de l'information.

iii. Lacunes de l'information:

Une information complète n'est pas transmise d'un niveau à l'autre. Une partie des informations est conservée à certains niveaux et l’écart est comblé par des informations non voulues. Les messages transmis sont différents de ceux reçus. Le déficit d’information est aussi grave que la surcharge d’information.

iv. Les différences culturelles:

Les différences culturelles se produisent lorsque les gestionnaires travaillent avec des personnes de cultures différentes. La culture représente une barrière nationale particulièrement importante pour les organisations impliquées dans des affaires à l’étranger. La culture fait référence aux valeurs, aux croyances, aux normes, aux attitudes et aux perceptions des peuples de différentes nations (Inde, Amérique, Japon, etc.) ou de régions (différentes régions de l'Inde).

Lorsque les responsables traitent avec des employés de différents pays (dans le cadre de coopérations multinationales), ils doivent tenir compte des valeurs ou des convictions culturelles. sinon, ils pourraient ne pas être en mesure de transmettre ce qu'ils veulent vraiment. Par exemple, en Inde, le blanc est une couleur de deuil alors que dans les pays occidentaux, il est noir. Les symboles, les mots, les couleurs, les gestes, la langue doivent être choisis avec soin lorsque les expéditeurs d’informations traitent avec des personnes de nations ou de régions différentes.

v. Planification défectueuse:

La communication doit être planifiée. Le choix des mots, leur organisation en phrases et paragraphes, la sélection du canal, le mode et le moment de la présentation doivent être planifiés avant la transmission du message. La présentation est importante pour aider à la compréhension. Présenter verbalement les chiffres de production, de ventes et de bénéfices sans utiliser de graphiques, tableaux et graphiques est une mauvaise communication.

vi. Concentrer:

Parfois, l’accent est davantage mis sur la présentation que sur le produit. Habituellement, dans les campagnes publicitaires, les téléspectateurs perdent de vue le produit mais se souviennent des effets visuels, sonores et lumineux de la publicité. Le but réel de la publicité est vaincu. Il faut se concentrer sur le message, pas sur le messager.

vii. Distance:

Les longues distances entre les expéditeurs et les destinataires peuvent entraver une communication efficace. Si l'expéditeur et le destinataire sont séparés par des distances géographiques, on recourt le plus souvent à la télécommunication. Une perturbation de la connexion téléphonique peut entraîner une mauvaise communication ou une communication incomplète.

viii. Barrières physiques:

Ces obstacles sont dus à la nature de l'environnement. C'est une barrière naturelle qui existe si le personnel est situé dans différents bâtiments ou différents sites.

De même, un équipement de mauvaise qualité ou obsolète, en particulier l’incapacité de la direction à introduire de nouvelles technologies, peut également poser problème. La pénurie de personnel est un autre facteur qui cause souvent des problèmes de communication pour l’organisation.

Les distractions telles que le bruit de fond, le mauvais éclairage, un environnement trop chaud ou trop froid peuvent affecter la concentration et nuire à une communication efficace.

ix. Défauts de conception du système:

Il fait référence à des problèmes avec les structures ou les systèmes de l'organisation. Une structure d'organisation peu claire rend difficile de savoir avec qui communiquer. Le personnel ne saura pas ce qu'on attend d'eux, s'il existe un système d'information inefficace ou inapproprié, un manque de supervision ou de formation, un manque de clarté dans les rôles et les responsabilités.

X. Ruban rouge:

Si les messages transitent par de nombreuses personnes avant d’atteindre le destinataire, le processus est long et les messages peuvent également changer. Les actions peuvent être retardées à la suite d'une transmission tardive du message.

2. Barrières linguistiques :

Les barrières linguistiques sont liées à l'utilisation de mots, de jargons et d'une langue qui sont interprétés différemment par les expéditeurs et les destinataires. La même déclaration peut avoir différentes significations pour différentes personnes. Cela affecte le processus de communication efficace.

Certaines des barrières linguistiques communes sont les suivantes:

je. Sémantique:

La sémantique est l'étude des mots et de leurs significations. Les problèmes résultant de la transmission des significations sont des problèmes sémantiques. Des mots différents signifient différentes choses pour différentes personnes. Environ 500 mots en anglais ont environ 25 définitions chacun. Il est donc naturel qu'ils soient interprétés différemment.

Si le mot signifie la même chose pour l'expéditeur et le destinataire, la communication sera complète et efficace, sinon une panne de communication risque de se produire. Le mot «profit», par exemple, a différentes interprétations. Cela peut signifier des bénéfices avant impôts, un montant fixe de bénéfices, des bénéfices après impôts ou un taux de rendement. Le choix des mots et leur interprétation sont donc importants pour rendre la communication efficace.

ii. Mauvais messages:

Des idées claires, mais des mots et des phrases mal choisis sont aussi mauvais que des idées médiocres. Des mots et des phrases incorrects peuvent conduire à une mauvaise interprétation des messages. Des messages mal expliqués ou mal compris peuvent entraîner une confusion. Les mots, les phrases et les paragraphes doivent être bien reliés pour donner le sens voulu.

iii. Incohérence dans la communication verbale et non verbale:

Bien que la communication verbale soit un puissant moyen de communication, la communication non verbale ou gestuelle est tout aussi efficace pour transmettre le bon message. Non seulement notre langue doit être claire, mais nos expressions faciales, nos gestes, nos mouvements du corps, notre apparence, etc. doivent également correspondre à la langue. Un manager qui dit «bonjour» à ses subordonnés sans contact visuel ne sera pas très populaire parmi eux.

iv. Capacité linguistique individuelle:

L'utilisation de mots difficiles ou inappropriés dans la communication peut empêcher les gens de comprendre le message. L'expéditeur d'informations peut utiliser des mots difficiles dans son message que les destinataires ne peuvent pas comprendre. Cela entraînerait une mauvaise interprétation du message. Dire 'hostile au lieu de belligérant' ou 'inoffensif au lieu de inoffensif' entraînera une meilleure communication. L'expéditeur doit utiliser des mots simples et un langage compréhensible par le destinataire.

3. Barrières psychologiques:

Les barrières psychologiques sont la principale source de défaillance de la communication. Les facteurs psychologiques représentent l'état d'esprit des gens. Nous sommes tous réceptifs à l'information quand nous sommes heureux. Si, toutefois, nous avons des problèmes personnels, cela affecte la communication.

Certains des obstacles psychologiques courants sont les suivants:

je. Filtration:

Filtrer signifie manipuler les informations de manière à ce que seules les informations favorables soient envoyées au destinataire. Dans les entreprises, lorsque les messages sont transmis verticalement tout au long de la chaîne de commandement, une partie de l’information est normalement perdue en cours de route. Dans la communication ascendante, les subordonnés ont tendance à transmettre des informations susceptibles d'être suivies de récompenses. Les informations sur leurs échecs et leurs non-réalisations ne sont pas envoyées vers le haut. Le filtrage est une barrière courante lorsque la hiérarchie organisationnelle comporte un grand nombre de niveaux.

ii. Hypothèses:

Une communication basée sur des hypothèses est une mauvaise communication. Si les travailleurs présument que les gestionnaires leur verseront des récompenses financières s'ils travaillent des heures supplémentaires, ils se trompent, à moins d'indication claire par la direction à cet égard. Rien ne doit être déclaré comme présumé lors de la transmission d'informations officielles.

iii. Degré de confiance et d'ouverture:

La valeur du message dépend de la valeur de l'expéditeur. Un responsable perçu par ses subordonnés comme compétent, digne de confiance, sincère, soucieux du bien-être des autres, impartial dans ses décisions et ouvert d’esprit, sera considéré comme très bien par eux. Les employés suivront ses instructions avec sincérité. Si, toutefois, ils ne font pas confiance ou ont une opinion biaisée à propos de l'expéditeur, ils ignoreront ou interpréteront de manière erronée le message.

iv. Peur:

La communication dans un environnement de menace, de peur, de punition et de sanction est un obstacle à une communication efficace. Les destinataires devraient être motivés à suivre les instructions de l'expéditeur.

v. Emotions:

Les émotions - sentiment d'amour, menace, compassion, colère, jalousie, gêne, etc. affectent largement le codage et le décodage du message des expéditeurs et des destinataires. Les émotions sont importantes et les communicateurs doivent les comprendre pour éviter les pannes de communication. Par exemple, lorsque l'expéditeur est satisfait, l'encodage du message sera différent de celui lorsqu'il sera déprimé.

Les émotions du récepteur affectent également la compréhension de son message. Un message de colère est interprété différemment de celui de bonne humeur. Les émotions calmes et composées aident à une communication efficace. Si le patron a des querelles avec sa femme à la maison, il peut s'emporter sur ses subordonnés même si ceux-ci ont raison. Cela entraînera une mauvaise communication.

vi. La perception:

La perception est le ressenti, la connaissance et la compréhension de la matière transmise par les individus. Les personnes de différentes origines culturelles, éducatives et émotionnelles comprennent le message différemment. Les gens ont tendance à entendre ou à voir ce qu'ils veulent entendre ou à voir et, par conséquent, perçoivent le message à leur manière. Si la perception de l'expéditeur est différente de celle du destinataire, le message sera trompeur et le processus de communication inefficace. Dans les distorsions de perception, la signification du message réside dans la perception du destinataire au-delà des mots.

vii. Bruit:

Le bruit est l'élément perturbateur qui entrave la libre circulation de l'information. C'est «des interférences qui se produisent dans un signal et vous empêchent d'entendre correctement les sons». La communication n'est généralement pas exempte de bruit. Le bruit filtre ou masque les informations lors de leur transmission. Le bruit physique (perturbation de la ligne téléphonique, bruits de machine et de haut-parleurs dans une localité voisine) et le bruit psychologique (perturbation mentale ou troubles) rendent la communication orale inefficace. Cela distrait la concentration de l'expéditeur et du destinataire pour communiquer efficacement.

Bien que le bruit ne puisse pas être éliminé, il devrait être minimisé afin que la communication ne se transforme pas en erreur de communication.

viii. Mauvaise écoute:

L'écoute est différente de l'audition. Nous n'écoutons pas lorsque nous sommes préoccupés par d'autres pensées et engagements. Lorsqu'un orateur parle du sujet qui ne nous intéresse pas, nous siégeons et n'entendons pas, mais ne prêtons pas beaucoup d'attention à ce qu'il dit. Une grande partie de ce qu'il dit va au-dessus de nos têtes, c'est-à-dire que nous n'écoutons pas. À moins d'écouter et de ne pas simplement entendre, la communication ne sera pas efficace.

ix. Mauvaise rétention:

L'esprit humain ne peut pas conserver tout ce qui lui est communiqué oralement. Il a tendance à oublier une partie des informations en raison de sa capacité de rétention limitée. Il est donc conseillé de demander au destinataire de répéter le message et d’utiliser plusieurs canaux pour communiquer la même information. L'envoi de rappels peut résoudre les problèmes de mauvaise rétention.

X. Résistance au changement:

Les organisations opèrent dans un environnement changeant et dynamique. Lorsque les gestionnaires introduisent des changements dans les personnes, les technologies ou les structures et les annoncent aux membres de l’organisation, cela peut impliquer un changement de leur structure sociale ou affective et, par conséquent, ils peuvent être réticents au changement. La résistance au changement entraîne généralement un problème de communication, car les utilisateurs ne veulent pas exécuter les ordres comme indiqué par l'expéditeur.

xi. Proximité d'esprit:

Certaines personnes ne sont pas ouvertes aux nouvelles idées, à la persuasion et aux suggestions. Ils préfèrent travailler selon des plans d'action prédéfinis et ne veulent pas écouter les autres. Lorsqu'elles reçoivent des suggestions, elles peuvent réagir négativement: «Je sais comment faire mon travail. Je suis assez expérimenté dans ce métier. Ne me faites pas de suggestions. ”La proximité d'esprit peut rejeter des suggestions utiles et lucratives. Il agit comme une barrière à la communication.

xii. Obstacles d'attitude:

Ces obstacles résultent de problèmes avec le personnel de l'organisation. Ils peuvent être dus à des facteurs tels qu'une mauvaise gestion, un manque de consultation des employés, des conflits de personnalité pouvant entraîner un retard ou un refus de communication des personnes. Les attitudes personnelles de chaque employé peuvent être dues à un manque de motivation ou à une insatisfaction au travail, provoquées par une formation insuffisante pour lui permettre d'accomplir des tâches particulières ou simplement une résistance au changement en raison d'attitudes et d'idées enracinées.


Types d'obstacles à la communication - Obstacles externes, organisationnels et personnels

Les diverses insuffisances qui peuvent être identifiées lors de l’évaluation de la communication doivent être analysées en fonction de divers facteurs d’obstruction et d’obstacles qui entravent la communication. Toute action de gestion à cet égard ne peut être efficace que si elle s’attaque à la racine même des facteurs qui sont à la base du problème. De ce point de vue, l'identification de différents facteurs est nécessaire.

Plusieurs obstacles de ce type pourraient entraver la circulation de la communication au sein de l'organisation. Ceux-ci peuvent être classés en - (i) facteurs externes (ii) organisationnels et (iii) personnels. Cependant, une telle classification ne suggère pas que celles-ci s’excluent mutuellement. Une telle classification est plutôt utile pour comprendre la nature des obstacles à la communication.

1. Obstacles externes:

Les obstacles à la communication peuvent être extérieurs aux parties impliquées ou internes. Les obstacles externes peuvent affecter la communication dans n'importe quel contexte, qu'il soit organisationnel ou autre.

Ces barrières externes peuvent prendre les formes suivantes:

je. Barrières sémantiques:

Les barrières sémantiques sont des causes d'obstruction dans le processus de réception ou de compréhension du message lors du processus de codage et de décodage des idées et des mots. Ces obstacles résultent de la capacité linguistique des parties impliquées. Les mots sont le principal instrument de communication, mais l'un des problèmes courants est que chaque mot a plusieurs significations.

Par exemple, en anglais, le mot "round" a soixante-quinze significations. Le dictionnaire Oxford répertorie en moyenne vingt-huit significations distinctes pour chacun des 500 mots les plus utilisés de la langue anglaise. De même est la position dans d'autres langues. Ainsi, les mots manquent parfois de sens réel.

De plus, ils fonctionnent comme des obstacles à la communication de la manière suivante:

(a) Message mal exprimé:

Le manque de clarté et de précision dans un message le rend mal exprimé. Des mots et des phrases vides et mal choisis, une omission imprudente, un manque de cohérence, une mauvaise organisation des idées, une structure de phrase maladroite, un vocabulaire inadéquat, des platitudes, un jargon de répétition de la numérotation et un manque de clarification des implications sont quelques-unes des fautes courantes trouvées dans cette affaire.

(b) Traductions défectueuses:

Chaque responsable reçoit différents types de communications de la part de ses supérieurs, de ses pairs, de ses subordonnés et il doit traduire les informations destinées à ses subordonnés, ses pairs et ses supérieurs dans un langage adapté à chacun. Par conséquent, le message doit être rédigé avec des mots appropriés au cadre dans lequel le récepteur fonctionne ou doit être accompagné d'une interprétation que le destinataire comprendra.

Cela nécessite un niveau élevé de capacité linguistique. Une compréhension approximative des mots et les traductions erronées qui en résultent entraînent une perte d'efficacité et des coûts élevés.

(c) Hypothèses non qualifiées:

Certaines hypothèses non communiquées sous-tendent pratiquement tous les messages. Même si un message semble être spécifique, les hypothèses sous-jacentes peuvent ne pas être claires pour le destinataire.

d) Langue du spécialiste:

On constate souvent que les groupes techniques personnels et spéciaux ont tendance à développer un langage spécifique, spécifique et technique. Cela augmente leur isolement des autres et crée un obstacle à la communication. Quelle que soit l'intention de ce langage spécial, cela entrave leur communication avec des personnes qui ne sont pas dans leur spécialité, en raison de l'ignorance de ce type de langage par le destinataire.

ii. Obstacles émotionnels ou psychologiques:

Les facteurs émotionnels ou psychologiques sont les principaux obstacles à la communication interpersonnelle. La signification attribuée à un message dépend de l'état émotionnel ou psychologique des deux parties impliquées. Dans une communication, à part le message, il y a un méta-message, c'est-à-dire ce que l'on obtient à partir d'un message lors du décodage.

En méta-message, les émotions du destinataire jouent un rôle essentiel et il se peut qu'il ne soit pas aussi long que celui du communicateur. Keith Davis est d'avis que cela «existe dans l'esprit des gens ou à cause de leurs actions, comme être difficile à contacter ou à comprendre. Ces obstacles à la communication sont tout simplement efficaces en tant que véritable mur physique. Souvent, ces barrières humaines ressemblent davantage à du papier filtre qu’à un mur de briques.

Ils ont laissé passer certaines communications, mais en ont retenu d'autres, rendant ainsi la communication inadéquate…. Cette communication «à mi-chemin» obtient des résultats «à mi-chemin» ».

Voici quelques barrières émotionnelles:

a) Évaluation prématurée:

Rogers et Roethlisberger en 1952 ont pour la première fois signalé cette barrière. L'évaluation prématurée est la tendance à évaluer prématurément les communications plutôt que de conserver une position sans compromis pendant l'échange. Une telle évaluation met fin au transfert d'informations et engendre chez l'expéditeur un sentiment d'inutilité.

On peut remédier à cet obstacle par une «empathie», une écoute non évaluative, dans laquelle la communication est écoutée de manière non contraignante et sans préjugés, de sorte qu'une décision et une action sagaces puissent suivre.

b) Inattention:

L'esprit préoccupé du récepteur et la non-écoute qui en résulte constituent l'un des principaux obstacles psychologiques chroniques. Il est courant que les gens ne réagissent pas aux bulletins, avis, procès-verbaux et rapports.

c) Perte par transmission et mauvaise rétention:

Lorsque la communication passe à divers niveaux de l’organisation, les transmissions successives du même message sont de moins en moins précises. On dit qu'en cas de communication orale, environ 30% des informations sont perdues à chaque transmission.

Même en cas de communication écrite, une perte de sens peut survenir en ce qui concerne l'interprétation éventuellement annexée. Une mauvaise rétention de l'information est encore une maladie. Il est démontré que les employés ne conservent que 50% environ des informations, tandis que les superviseurs en conservent environ 60%.

(d) Confiance indue dans le mot écrit:

Un mot écrit ne remplace pas de saines relations personnelles et on ne peut persuader les employés d’accepter le point de vue et les politiques de l’entreprise par le biais de publications "lisses", faciles à lire, illustrées par des volontés, à moins que la confiance mutuelle soit suffisante. confiance entre l'organisation et ses employés. En outre, une communication écrite peut ne pas expliquer le but de l'ordonnance, de la procédure ou de la directive.

Chester Barnard a stipulé qu'une communication doit faire appel au destinataire conformément aux objectifs de l'organisation et à ses intérêts personnels. La communication écrite indique souvent ce qui doit être fait, mais pas la raison pour laquelle cela doit être fait, et cela manque de qualité persuasive. De plus, une communication écrite peut dépasser le niveau de lecture et l’échec de la réponse à la communication est également présent. Par conséquent, les médias écrits doivent être considérés comme complémentaires aux relations face à face productives.

e) Méfiance envers le communicateur:

Elle découle de jugements inconsidérés, de décisions illogiques ou de fréquentes oppositions de la communication originale par le communicateur. Une expérience répétée de ce type conditionne progressivement le destinataire à retarder l'action ou à agir sans enthousiasme, rendant ainsi la communication infructueuse, même si apparemment elle est complète.

(f) Défaut de communication:

Il est tout à fait admis que les gestionnaires omettent souvent de transmettre les messages nécessaires. Cela peut être dû à la paresse du communicateur, ou à la supposition que «tout le monde sait», ou à la procrastination ou au «monopolisation» des informations ou délibérément à embarrasser.

2. Obstacles organisationnels:

Une organisation étant une création délibérée pour la réalisation de certains objectifs spécifiés, ses événements quotidiens doivent être réglementés de manière à contribuer à la réalisation de ces objectifs de la manière la plus efficace possible.

Ceci est généralement tenté par diverses mesures officielles telles que la conception des arrangements organisationnels pour la réalisation d'activités diverses, la prescription de différentes politiques, règles, réglementations et procédures, l'établissement de normes de comportement, l'instauration d'un système de récompense et de sanction, etc. Tous les processus internes, y compris la communication dans différentes directions, sont nettement affectés par ces prescriptions.

En tant que tels, les principaux obstacles organisationnels peuvent être les suivants:

(i) Politique d'organisation:

La politique générale de l'organisation en matière de communication sert de directive générale à tous les membres de l'organisation en ce qui concerne la manière dont il est normalement censé se comporter à cet égard. La politique peut prendre la forme d’une déclaration écrite explicite ou, comme c’est très souvent le cas, elle doit être interprétée à partir du comportement des membres de l’organisation, en particulier des dirigeants. Si cette politique ne favorise pas le flux de communication dans différentes directions, le flux de communication ne serait pas fluide et adéquat.

ii) Règlement d'organisation:

Les règles et réglementations organisationnelles affectent le flux de la communication en prescrivant l’objet de la communication ainsi que le canal par lequel elles doivent être communiquées. Les règles peuvent limiter le flux de certains messages et en laisser de nombreux importants.

D'autre part, la communication par le canal approprié d'une manière spécifiée par ces règles la retarde et va à l'encontre de la volonté des personnes de transmettre le message. Cet obstacle est très actif dans les entreprises du secteur public indien où le respect des règles et des réglementations est plus strict.

(iii) relations de statut:

La mise en place de subordonnés supérieurs dans la structure organisationnelle formelle bloque également le flux de communication et plus particulièrement vers le haut. Plus la différence entre les positions hiérarchiques en termes de statut serait grande, plus la possibilité de rupture de la communication serait grande.

(iv) Complexité de la structure organisationnelle:

Dans une organisation où il existe plusieurs niveaux de direction, la communication est retardée, les risques de distorsion de la communication sont plus nombreux et le nombre de points de filtrage est plus élevé. Ceci est plus vrai en cas de communication ascendante, car les gens n'aiment généralement pas laisser passer la critique adverse, ni eux-mêmes, ni de leurs supérieurs.

(v) Installations organisationnelles:

Les installations organisationnelles mises en place pour un flux de communication fluide, adéquat, clair et rapide peuvent prendre plusieurs formes. En règle générale, les gens ne parviennent pas à établir une communication efficace s'ils ne sont pas correctement soulignés.

3. Obstacles personnels:

Si les facteurs organisationnels évoqués ci-dessus sont sans aucun doute des influences importantes sur la communication, de nombreux facteurs internes aux émetteurs et destinataires de ce processus exercent également une influence importante sur son fonctionnement, la communication étant essentiellement un processus interpersonnel. Ici, pour des raisons de commodité dans l'analyse, ces obstacles ont été analysés séparément et ils sont pertinents dans le cas d'une communication descendante et ascendante.

je. Obstacles chez les supérieurs:

Le rôle des supérieurs dans la communication est très vital. En raison de leurs relations hiérarchiques avec leurs subordonnés, ils agissent comme des barrières de différentes manières, décrites ci-dessous.

a) attitude des supérieurs:

Les attitudes des supérieurs vis-à-vis de la communication en général ou dans une direction particulière affectent la circulation des messages dans des directions différentes. Par exemple, si cette attitude est défavorable, il est plus probable que les messages ne circulent pas correctement de et / ou vers les supérieurs.

(b) Crainte de contestation de l'autorité:

Une personne dans l'organisation essaie toujours d'obtenir une position plus élevée et un prestige pour satisfaire ses besoins. En tant que tels, les gestionnaires essaient en général de retenir les informations qui arrivent ou qui remontent, car la transmission fréquente d'informations peut révéler leur faiblesse.

(c) Insistance sur le bon canal:

L'une des caractéristiques fondamentales de l'exercice de l'autorité par les supérieurs est qu'ils souhaitent rester dans les liaisons de communication et qu'ils n'aiment aucun type de contournement de la communication. La communication par contournement peut parfois être nécessaire, mais les supérieurs y voient l'attente de leur autorité et bloquent le flux de communication.

d) Manque de confiance en ses subordonnés:

Les supérieurs perçoivent généralement, que ce soit correct ou non, que leurs subordonnés sont moins compétents et moins capables, qu’ils ne sont pas en mesure de conseiller les supérieurs ou qu’ils ne reçoivent peut-être pas certaines informations.

e) Ignorer la communication:

Parfois, les supérieurs ignorent consciemment et délibérément la communication de leurs subordonnés pour maintenir leur importance. Cela va à l’encontre de la volonté des subordonnés de communiquer.

f) Manque de temps:

Les supérieurs estiment, qu'ils aient raison ou non, qu'ils soient surchargés de travail et qu'ils aient le temps de parler à leurs subordonnés.

(g) manque de sensibilisation:

Parfois, les supérieurs peuvent ne pas être conscients de la signification et de l’utilité de la communication dans différentes directions en général ou d’un sujet particulier. Dans un tel cas, le flux de communication est bloqué.

ii. Obstacles chez les subordonnés:

La communication verticale dans les deux sens ne peut avoir lieu que lorsque les subordonnés participent également activement à ce processus. Il existe divers facteurs chez les subordonnés qui nuisent à cette participation active de leur part.

Certains facteurs, qui ont été identifiés dans le cas des supérieurs, sont également applicables, tels que l’attitude, la disponibilité du temps, la conscience de la signification, etc. Deux facteurs sont plus importants dans le cas des subordonnés et sont responsables du blocage de la communication en vers le haut.

(a) refus de communiquer:

Parfois, les subordonnés ne communiquent pas certaines informations vers le haut car ils ne veulent pas le faire. Ainsi, si un subordonné estime qu’il est susceptible d’être affecté négativement par un élément d’information donné à son supérieur, il ne sera pas disposé à le fournir. Les informations disponibles sont utilisées à des fins de contrôle et les subordonnés ne seraient pas disposés à informer leurs supérieurs de tout événement défavorable et, si nécessaire, ils les modifieraient de manière à protéger leurs propres intérêts.

(b) Absence d'incitation appropriée:

Le manque de motivation pour communiquer empêche également les subordonnés de communiquer vers le haut. Le système de récompense et de punition de l'organisation en est davantage responsable. Ainsi, si une proposition nouvelle d’un subordonné n’évoque aucune attention de la part de l’organisation, il ne la transmettra pas.


Types d'obstacles à la communication - relations physiques, personnelles, de statut, attention minutieuse, sémantique, évaluation prématurée et autres raisons

Limitations or causes of breakdown of communication channels are called barriers to communication. Communication is not always as effective as it should be. Some people do not communicate because they do not attach any importance to communication. They are very secretive and do not believe in any type of exchange of information.

Barriers between people do not screen out all communication rather they operate like filter to permit some communications but hold back others, thereby, making communication inadequate and incomplete. Communication may be vague and badly expressed. They may suffer from lack of clarity or poor retention. Translation or Transmission of messages received may be wrong. Words may fail to communicate the intended meaning.

In oral communication about 30% of the message is lost with every successive communication. Non-listening of the communication is a chronic problem. Large number of communications does not receive the attention they deserve. Telling and listening to a selective group of people, ie, filtering is an important problem in communication. Sometimes messages are not communicated because it is felt that everybody knows about it.

Communication is impeded by various types of barriers such as:

1. Physical Barriers:

Physical Barriers are environmental factors that present or reduce the sending and receiving of communication. They include distance destructive noises and similar other interferences.

2. Personal Barriers:

They arise from judgment, emotions and social value of people causing psychological distance between people similar to physical distance. People sometimes are guided by their attitudes and prejudices while interpreting words. Psychological distance may entirely prevent the communication to filter out or simply cause interruption.

3. Status Relationships:

In the formal organisation structure, superior subordinate relationship may cause obstacle to clear understanding. A manager may not communicate to his subordinates his weaknesses or the subordinates may communicate to their superiors only those things which they expect would be appreciated by the latter.

4. Perfunctorily Attention:

Busy people sometimes fail to understand clearly some of the incoming information from the subordinates which they had never expected. They pay maximum attention to those communications only which they would have expected to listen or which does not come in clash with their personal goals. Sometimes communication breakdown is caused by the credibility gap, ie, the amount of difference between what one says and what one does.

5. Semantic Barriers:

Semantic barriers arise from the limitations of the symbolic system itself. The different words such as efficiency, productivity workers' participation, employees' welfare are differently understood by different people. Sometimes, a person distorts communication intentionally, but many a times, they understand it according to their own concepts, expectations and from of references.

Symbols usually have a variety of meanings and to choose one from them and to draw inferences is an essential part of communication. As inference can give wrong signals, awareness to them and their appraisal is necessary.

6. Premature Evaluation:

On several occasions, managers start evaluating the information before reaching proper understanding. Decision is taken before knowing the full facts. Such a premature evaluation tends to inhibit free flow of information and understanding and distorts communication.

7. Other Reasons:

Communication may also be distorted on account of a number of reasons. It may be unnecessarily delayed to miss a profitable business opportunity. Persons desiring to resist changes may causes distortion in those communications which seek to introduce new changes.

Lack of mutual trust and faith between two classes of people may lead to distorted understanding of the communication by the one at the cost of the other. Lack of time and pressure of work may also be barriers to free flow of information.


Types of Barriers to Communication – 8 Types of Barriers that Stand in the Way of Effective Communication

Communication barriers refer to the obstacles or problems that stand in the way of effective communication.

These communication barriers are generally of the following types:

Type # 1. Organisational Barrier:

If the organisational structure is complex, involving layers of supervision, long communication lines, the distance between the workers and the top management increases. Communication, therefore, often breaks down.

Type # 2. Status Barrier:

Status, which refers to the relative ranking of a person in an organisation, is a serious obstacle in organisational communication. Some individuals have higher status than others. Persons of higher status do not talk freely with those of lower status. Subordinates at lower levels do not feel free to talk to superiors. They pass on only what superiors would like to listen and hold back unpleasant facts. Selectivity thus becomes a rule in organisational communication giving rise to a strong communication barrier.

Type # 3. Semantic Barrier:

In the communication process, the receiver is expected to understand the message in the same way as the sender. Words and symbols used in communication process may mean differently to different persons. For example, profits may mean one thing to a manager and quite another to a worker. People understand the same message in different ways depending on their social and cultural backgrounds, education and experience.

Type # 4. Lack of Concentration:

When the receiver does not pay full attention to a message, because of being overburdened with other important issues, in such situations, the very purpose of the sender, in making a communication is defeated.

Type # 5. Perceptual Barrier:

Perception means the way one notices things. Many recipients have their own perceptions and interpret messages in their own ways of thinking and to their own advantages. Thus, perception leads to filtering of the message unconsciously.

Type # 6. Information Overload:

Managers are flooded with information's from different sources. They may not always be able to regulate the flow of information. Effectiveness of communication will be reduced if managers allow themselves to be inundated with information. They may ignore or misinterpret some of the important messages. Time factor may also create communication problems. In the process of expanding matter, some people may get incomplete information.

Type # 7. Premature Evaluation:

Communication is hampered when the receiver makes judgement about the worth of the message prior to receiving the entire communication. Such judgement may be based on the past experience of the receiver. A manager may pay little attention to a memorandum from the union leader because “he is always up against something.”

Type # 8. Mechanical Barriers:

The flow of communication is also affected by mechanical barriers, inadequate provisions made for transmitting messages, poor organisational layout, defective communication network and media etc. under the communication system.


Types of Barriers to Communication – 15 Barriers as given below

There may be filtering or distortion of information while it is being communicated. If such a thing happens, the object of communication will not be achieved.

The barriers to communication or problems of communication are given below:

1. Noise:

There is a possibility of noise interruption while communicating information. The noise may be produced by the conversation of somebody-else nearly or by the machine operation and the like. In such circumstances, the communicator takes an extra effort to overcome the noise. The communicator must also use right vocabulary which is easily understood by the receiver.

2. Missing Information:

The communicator may miss some of the information. It may be caused due to giving undue emphasis to a few pieces of information. Sometimes, the communicator may fail to supply the required information if he communicates the information in a hurried manner.

3. Alteration of Information:

The information is altered if the communicator sends the information through a third party. The third party may twist or alter the information according to his convenience. It may be done intentionally or unintentionally. Normally, this is possible in the case of upward communication. The reason is that the third party wants to earn a good name from his superiors.

4. Overloading:

This barrier arises due to an increase in the number of messages to be sent. There is a need for the introduction of communication channel to reduce workload. If it is not done, the messages do not reach the correct persons or places in time. So, the manager should make a special arrangement to send the urgent and important messages.

5. Lack of Facility:

Sometimes, meetings and conferences are necessary to impart the information to the employees or else the communication will not be an effective one. If the management does not have any facility to conduct meetings and conferences, there will be no possibility of conveying the information to employees correctly.

6. Inadequate Policies, Rules and Procedures:

The management should adopt the communication policy which is adequate to meet all the present and future requirements of the organisation. The communication policy should be a flexible one. This is necessary to meet any contingency. The rule of 'through proper channel' may be relaxed if important messages are to be passed during emergency periods. If it is not done so, the information cannot be passed in time. It means that there is a delay of communication.

7. Status Patterns:

Problems may arise due to the status prevailing between the superiors and subordinates. Superiors have executive chair and table, phone connection and a separate room to indicate then status. But the subordinates have only chairs and tables. This differential treatment widens the communication gap between the superior and subordinates. The trend has however, changed, following the emergence of a strategic global communication network.

8. Lack of Attention:

The receiver does not pay any attention in grasping the information. This attitude of the receiver may be caused by the receiver's immersion in his own thoughts, his difficulty in understanding the idioms and phrases or his having no belief in the information. Sometimes, the receiver may think that the information is not worth paying attention to.

9. Quick Conclusion:

The receiver comes to a conclusion without giving due weightage to the information. Besides, he has his own opinion and belief. So, the quick conclusion may not be a correct one.

10. Lack of Confidence over the Communicator:

The receiver may feel that the communicator is not able to effectively extend the information. Then, the receiver does not believe the information which he gets. This may defeat the very purpose of the communication ultimately.

11. Improper State of Mind:

At times, the receiver may not be in a sound state of mind to receive the information accurately. If he is mentally upset, it will definitely affect the free flow of information.

12. Lack of Time:

The opportunity to communicate is limited because of the lack of time the communicator, has at his disposal.

13. Badly Expressed Messages:

If there is no coherence of information and no clarity of information, then the receiver will not be in a position to understand the information correctly.

14. Technical Language:

There are large number of special languages as computer, system analysis, operation research and the like. Different types of vocabulary are used to communicate the message. A single word may have different meanings.

15. Poor Retention:

Generally, the employees retain only 50% of the information which they receive, so poor retention is also one of the barriers of communication.


Types of Barriers to Communication – That may Hinder Communication

Communication is said to be successful only when the message is received by the receiver in time and the latter understands the sense of the message in the way it is intended by the sender. But there are several hindrances or barriers that may hinder communication.

1. Mechanical Barriers :

Where the very mechanism through which communication passes fails, the message may not teach the intended person in the intended form and volume. Possible mechanical failures include poor sound quality, faulty telephone lines, system breakdown, poor printing quality, signal problems in radio or television in adverse weather conditions.

2. Physical Barriers :

Time, place, space, climate and noise may hinder the flow of communication.

je. Temps:

Message not delivered in time becomes useless like rotten, fruits and vegetables. An organization that wants quick results may not give timely instructions to employees concerned to get the task done in time to achieve the given objectives. Time difference among the countries delays the timely communication.

ii. Space:

It represents the distance between the sender and the receiver. It may be one of the barriers to communication. It can act as a barrier in a cross culture or transnational oral communication situation. Overcrowding in elevators, jostling in office corridors, elbowing others in public transport system, etc., are all external factors affecting communication.

iii. Place:

The place where the sender or the speaker and the listener or the receiver exist, influences communication. The audience attention cannot be sustained in a hall which is poorly lit, ill ventilated and packed beyond its capacity. An uncomfortable chair, poor acoustics, poor lighting etc., are some of the irritants distracting the attention of the audience. Places near the vehicular traffic are prone to noise pollution. It also may distract the attention of the audience.

iv. Climat:

Talks, conversation, speech, interview etc., held in an uncongenial ambience may lead to misperception or wrong decisions.

v. Noise:

Noise distorts the message and acts as a barrier.

3. Psychological Barriers :

Individual or psycho-sociological barriers are the major bottlenecks in interpersonal communication. The meaning assigned to the message depends upon the emotional and psychological status of both the sender and the receiver in the process of communication.

je. Style – It means the manner in which a person communicates. There are a few barriers connected therewith-

une. Accent variation.

b. Avoiding idiomatic expressions.

c. Over dosage of humour.

ré. Too much of brevity.

ii. Selective Perception – Some people who live in their self-created world take in only information they feel relevant. This attitude ends up in their getting incomplete and inappropriate information.

iii. Poor literacy – Poor literacy mars one's understanding of certain messages.

iv. Roving mind – A wandering or roving mind cannot fully gather the inputs given to it. This results inattention or limited attention span. Sometimes visual or audio distractions too inhibit flow of attention of the listeners.

v. Frame of mind – Emotional state of a person can act as a barrier. When one is in the grip of emotion like anger, shock, fear, depression or cheerlessness, etc., one may not listen to reason.

vi. Brand loyalty – Where one is loyal to a particular brand, he may not be receptive to a rivals' product. One may not even relish the praises or compliments heaped on the rival product.

vii. Prejudice – Racial, communal and religious prejudices blind a person from reasoning out the fact.

viii. Limited intellectual capacity – Limited intellectual backgrounds, limited reading and parochial interest cause one to be narrow-minded. People with closed minds do not appreciate suggestions for betterment.

ix. Status and power – There may be status and power relationship which may hinder the communication process and affect the communication effectiveness. For example, seniors listening to smart juniors.

X. Halo effect – Good impressions formed on earlier occasions ie, halo effect, causes one to turn a blind to the negative information about the other person.

4. Semantic and Language Barriers :

This occurs when the speaker/writer means one thing and the listener/ reader takes it in a different meaning. For example, one person gives an advertisement for selling a bad dog which actually refers to attacking power of a dog to guard the house. But the reader may misunderstand it otherwise.

je. The meaning of words differs context-wise.

ii. Idiomatic words should not be taken in a literal sense.

iii. Opinions may be given as facts.

iv. Using abstract words send a wrong message.

v. Lack of proper language skills leads to wrong choice of words or words with associative values.

vi. Homonyms distort the meaning. For example, there and their, once and ones.

vii. Difference in accent mars delivery and understanding.

viii. Inadequate vocabulary is a handicap in communication.

ix. Symbols cause communication problem.

X. Poor composition of speech, harsh voice, lengthy paragraph, verbosity, etc., spoil communication effectiveness.

xi. Use of technical jargons creates confusion between the sender and the receiver.

xii. Sender sending unclarified messages leads the receiver to have his own assumptions.

xiii. Lack of clarity, precision, coherence and awkward sentences lead to creation of bad message.

5. Interpersonal Barriers :

Communication effectiveness depends on relationship between two people ie, 'sender' and 'receiver'. There are superior-subordinate barriers that affect the free flow of communication between the two.

je. Barriers Originating from Superior:

Superior not sharing enough time with subordinates for discussion and clarification.

une. Suppression of information.

b. Reluctance of superior to listen to subordinates.

c. Inadequate information.

ré. Deliberate Misguidance.

ii. Barrier from Subordinate Angle :

une. Fear psychosis – Subordinates not seeking adequate clarification wherever necessary from superiors out of fear.

b. Filtered information – Subordinates sending filtered information to the higher ups for fear of being penalized.

c. Over/under reporting – Subordinates over/under reporting their performance.

ré. In expression of difficulty – Subordinates not disclosing their practical difficulties for fear of being mistaken.

e. Withholding suggestions – Subordinates not making workable suggestions due to lack of incentives for such exercise.

F. Personal inadequacies of subordinates – Poor educational, background, communication skill, inferiority complex and lack of confidence of subordinates debilitate the communication process.

6. Cross-Cultural Barriers :

Culture is a shared set of values and attributes of a group. It is the sum total of ways of living built by a group which are transmitted from generation to generation. Culture differs in terms of language, values, norms of behaviour, concept of time and space, perception, basic personality, national character, etc. Words, colours and symbols cannot have different meanings to different cultures.

Exemples :

je. Wearing white colour dress is inauspicious in some countries, while it is a wedding dress in some other countries.

ii. If a Japanese says 'yes' he means he is listening, while 'yes' in America means 'I agree'.

iii. Punctuality is the norm in some countries, while it is a matter of convenience for some other nations.

Thus, communication can acquire different connotations and opposite meaning thanks to cross cultural barriers.

7. Organizational Barriers :

The climate and culture of an organization influences freedom, thrust and interaction pattern among its people. It may take time for employees in every organization to get used to climate variables. In this context, communication bottlenecks are inevitable.

je. Rules rigidity.

ii. Poor communication infrastructure.

iii. Organizational structure.

iv. Poor working relationship.


Types of Barriers to Communication – Semantic, Psychological, Organisational and Personal Barriers

Communication plays a key role to achieve organisational objectives thus it must be effective. Managers must ensure the systematic and efficient flow of communication in all directions. However, the breakdowns or barriers may filter part of information or carry incorrect meaning leading to misunderstandings. Therefore, a manager must identify the barriers and take measures to overcome them.

Communication Barriers can be categorized as follows:

1. Semantic Barriers:

Semantic barriers are concerned with problems and obstructions in the process of encoding and decoding of message into words or impressions. The same words of sentences may be understood or interpreted differently by different individuals causing confusions and misunderstanding. The main cause of semantic barriers may be lack of good communication skills.

The various reasons for different interpretations or meanings resulting in semantic barriers may be discussed as follows:

je. Badly Expressed Message:

Use of inadequate vocabulary, incorrect words, omission of important words etc. may distort the message. The badly expressed message fails to convey the intended meaning of the message.

ii. Words/Symbols with Different Meaning:

Some words may have multiple meanings. While communicating a message sender may use a word with specific meaning but if there are alternative meanings then the receiver may perceive the meaning in accordance to his/her understanding and ability. Different perceptions lead to ineffective communication.

iii. Faulty Translations:

The communication may be ineffective if the translation of the original message is done by a translator who may not be proficient with both the languages. The use of wrong words or incorrect understanding of the content may result in different meaning of the translated message.

For example – The owner's message in English needs to be translated in Hindi so that workers can understand the message. Use of incorrect words by a translator will change the entire meaning of the message. The wrong use of words may translate a positive message into negative.

iv. Unclarified Assumptions:

Some communications are backed by assumptions, which may be interpreted differently by different individuals.

For example – The manager says, “take care of stock”. He may mean that storekeeper must maintain the stock levels but the storekeeper may understand that he is responsible for the goods in the store. As a result, he may not place order or inform manager when stock of goods finish.

v. Technical Jargon:

If people with specific expertise use technical words or jargons while explaining to unskilled workers or people from different field, the communication may transfer in parts due to lack of clarity in information. The receivers may not have sufficient knowledge to understand the meaning of technical words used.

For example – During an address to workers the production manager said, “Our department will follow Unity of Command and you all must believe in the concept of Espirit De Corps.” Of course this was a motivational statement but workers would understand the message only if they know the meaning of Unity of Command' and 'Espirit De Corps'.

vi. Body Language and Gesture Decoding:

If the body language or gestures of a manager do not match with the words used to communicate his/her instructions then the receiver may get confused and perceive the information wrongly.

For example – A manager using words of praise for his sales team with anger on his face will confuse the entire team.

2. Barrières psychologiques:

The state of mind of information sender and receiver influences the intention of information. The emotional and psychological factors may act as barriers to effective communication. For example, an angry manager cannot listen to his/her subordinates problems or give rational opinion.

Some of the psychological barriers are:

je. Évaluation prématurée:

Some people have the tendency to judge or evaluate the meaning of the message even before sender completes his/her message. The premature evaluations are mainly because of individuals being judgmental or are prejudiced against communication.

For example – Mr. Rohit has a pre-notion that his boss always finds faults with his presentation. During one of the presentations, his boss wanted to appreciate his hard work but before he could complete Rohit closed his presentation and left the room.

ii. Lack of Attention:

If receiver or sender is pre-occupied with thoughts or some work she/he may not concentrate or pay attention to the message being transferred. Lack of attention is one of the main reasons of misunderstandings among superiors and subordinates.

For example – Mr. Sahil, the finance manager was busy preparing his presentation for a meeting when his secretary Reena came and asked him to sanction salary advance as her child was very ill. Due to pre-occupation Sahil did not listen to her problem and rejected her request. This disappointed Reena and she decided to resign.

iii. Loss of Transmission and Poor Retention:

If communication passes through various levels or channels it may result in complete loss of transmission or transmission of inaccurate information. Transmission of inaccurate information in case of oral communication may be due to lack of attention or retention amongst people.

For example – Mohan told his secretary to inform all department heads about the meeting at 9.30 am in the morning. She informed three department heads at the scheduled time for meeting. On her way she met her friend and started talking to her and forgot to inform other department heads about the meeting.

iv. Distrust:

Distrust between the sender and receiver may act as a barrier in effective communication. If two people do not trust each other, they may either try to hide or withhold information or do not try to understand the message in original sense. In fact, they may be suspicious towards each other and try to find hidden meanings in the message.

3. Organisational Barriers:

The factors related to organisation structure, authority relationships, rules and regulations sometimes, act as barriers to effective communication.

Some of these barriers are:

je. Organisational Policy:

If the organisational policy does not support free flow of communication, it may hamper effectiveness of communications.

For example – Centralized organisations do not allow lower level management to participate in decision-making. This may restrict workforce to communicate freely.

ii. Rules and Regulations:

Rigid rules and regulations may act as a hurdle to communication. Communications through prescribed channels may result in delays in transmission of information and action.

iii. Statut:

Status conscious managers may consider themselves as superior and maintain distance with their subordinates. Superiors may not be open to suggestions or ideas from their subordinates. This may affect relationships between superior and subordinate and restricts free flow of information.

iv. Complexity in Organization:

If the organisational structure of an organisation consists, number of managerial levels and large number of employees it may result in delays, distortions or filtering in transmission of information.

v. Organisational Facilities:

For effective and free flow of communication it is a must that, an organisation must have scheduled meetings to discuss organisational issues, suggestion box to invite suggestions from employees, social and cultural gatherings, transparent policies etc. Lack of well-established process of communication and facilities for free flow of information may create communication problems.

4. Obstacles personnels:

The personal factors of both sender and receiver may influence effective communication.

Some of the personal barriers may be as follows:

je. Fear of challenge to authority – If a superior has a fear, that sharing of specific information with his/her subordinates may affect his/her authority adversely then he/she may withhold or suppress such information.

ii. Lack of confidence of superior on his subordinates – If superiors do not have confidence on the competence of their subordinates then they may not share important information or seek their suggestions.

iii. Unwillingness to communicate – Some subordinates may not be confident or willing to communicate with their superiors with a fear that they may be misunderstood and it may adversely affect their interest in the organisation.

iv. Lack of proper incentives – Subordinates may not give proper feedback, share market information or suggestions to their superiors if there is no financial or non-financial incentive for initiating positive communication.

For example – Rajvir, the head of sales team, takes suggestions from team members and use them to prepare his presentation. In his presentation, he does not recognize or appreciate his team members. This disappoints all the team members and they decide not to give any suggestions in future.


 

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