Processus de planification: 11 étapes principales de la planification (avec diagramme)

Tout ce que vous devez savoir sur les étapes du processus de planification. La planification est un processus qui comprend un certain nombre de mesures à prendre. C'est un exercice intellectuel et une détermination consciente des plans d'action.

Par conséquent, cela nécessite une réflexion sérieuse sur de nombreux facteurs dont il faut tenir compte pour établir des plans. Les faits sont collectés et analysés et le meilleur de tous est choisi et adopté.

Le processus de planification implique la définition d'objectifs commerciaux et l'allocation de ressources pour les atteindre.

La planification détermine le plan d'action futur pour utiliser au mieux les différentes ressources.

Les étapes du processus de planification sont les suivantes:

1. Être conscient des opportunités 2. Fixer des objectifs 3. Développer des locaux 4. Déterminer des cours alternatifs 5. Évaluer des cours alternatifs 6. Choisir la meilleure alternative

7. Formulation de plans dérivés 8. Numérotation des plans par budgétisation 9. Mise en œuvre du plan 10. Assurer la participation des employés 11. Ajustements et suivi du plan.


Processus de planification: 11 étapes importantes de la planification dans les organisations

Étapes du processus de planification - Selon Koontz et O'Donnell

Planifier, c'est décider à l'avance des actions et des ressources nécessaires pour atteindre un objectif. La planification formelle est un processus systématique.

Koontz et O'Donnell répertorient les étapes suivantes du processus (voir figure 5.1):

Étape # 1. Être conscient des opportunités:

Au cours de cette étape, les gestionnaires créent une base à partir de laquelle ils développeront leurs plans. Ils analysent l'état actuel et examinent de manière préliminaire les opportunités futures. Ils examinent les forces et les faiblesses de l'organisation. Clemens et Mayer déclarent: «Plus vous regardez en arrière, plus vous voyez de l’avenir.» À ce stade, les gestionnaires doivent comprendre «pourquoi nous souhaitons résoudre les incertitudes et avoir une vision de ce que nous espérons gagner».

Les gestionnaires doivent déterminer: a) quelles sont les menaces pour l’atteinte des objectifs de l’unité qui se développent et b) comment les changements dans l’environnement offrent des possibilités d’atteindre plus efficacement ces objectifs.

Étape # 2. Établissement des objectifs:

La deuxième étape du processus de planification consiste à établir des objectifs pour l'ensemble de l'organisation, puis pour chaque unité de travail subordonnée. Les objectifs définissent les résultats à atteindre et indiquent où l'accent doit être mis et ce que doit accomplir le réseau de stratégies, de politiques, de procédures, de règles, de budgets et de programmes. Les objectifs organisationnels orientent et contrôlent les objectifs des départements subordonnés.

Étape # 3. Développement des locaux:

Les locaux sont des hypothèses de planification concernant l'environnement dans lequel le plan doit être exécuté. Les locaux englobent l'environnement attendu des plans en cours d'exécution. Les locaux importants comprennent (a) les prévisions, (b) les politiques de base et (c) les plans d’entreprise existants. Les responsables chargés de la planification doivent établir, diffuser et obtenir l’autorisation d’utiliser les locaux de planification essentiels. Les gestionnaires utilisent ces prémisses pour évaluer les événements futurs et pour élaborer des «déclarations d'action» et des solutions alternatives.

Pour développer des locaux, les planificateurs doivent établir des prévisions réalistes. Le processus de prévision implique généralement: (i) le calcul d'événements futurs probables; (ii) analyser les changements intervenus dans l'attitude des consommateurs, la technologie, les forces concurrentielles, les politiques gouvernementales, etc.

Les événements futurs étant complexes, les prémisses doivent être limitées aux hypothèses critiques pour un plan. Tout au long du processus de planification, les locaux doivent être surveillés et mis à jour.

Étape # 4. Détermination des cours alternatifs:

L'étape suivante consiste à déterminer d'autres moyens d'atteindre les objectifs. Koontz et O'Donnell déclarent: «Il existe rarement un plan élaboré pour lequel aucune alternative raisonnable n'existe.» Par conséquent, les responsables doivent rechercher et examiner des solutions alternatives. Il est important de noter que le nombre de solutions de remplacement devrait être réduit aux solutions les plus prometteuses et les plus fructueuses. Des alternatives peuvent être découvertes par la recherche, l'expérimentation et l'expérience.

Étape # 5. Évaluation des cours alternatifs:

Après avoir découvert les alternatives disponibles et après avoir analysé leurs points forts et leurs points faibles, le planificateur doit évaluer les alternatives à la lumière des prémisses et des objectifs. L'évaluation n'est pas un processus facile car les solutions de rechange comportent de nombreuses variables et limites. Certaines alternatives peuvent être envisagées, certaines peuvent sembler être les plus rentables et seront trop chères. Certains peuvent être moins souhaitables ou efficaces que d'autres; encore une autre peut mieux convenir aux objectifs immédiats de l'entreprise

Par conséquent, le responsable effectif évalue ces alternatives par rapport aux considérations de faisabilité et de conséquences. Les méthodes statistiques et les ordinateurs ont grandement contribué au processus d’évaluation.

Étape # 6. Sélection de la meilleure alternative:

C’est le moment où le plan est adopté - le moment de la prise de décision. La sélection de la solution la plus appropriée implique le choix du plan. Normalement, les dirigeants choisiront l’alternative qui, à leur avis, leur permettra de mieux atteindre leurs objectifs. Parfois, le gestionnaire peut décider de suivre de nombreux cours réalistes viables, réalisables ou suffisants au lieu du cours optimal. La pire décision est de «décider de ne pas décider».

Étape # 7. Formulation de plans dérivés:

Une fois le plan global adopté, il est nécessaire de développer d’autres plans dérivés pour chaque segment de l’entreprise afin de soutenir le plan principal.

Un plan dérivé peut être nécessaire:

a) coordonner les différentes phases de l'organisation;

b) élaborer de nouvelles politiques et procédures pour appliquer le plan; et

(c) Travailler avec le plan principal pour atteindre le même objectif.

Étape # 8. Numérotation des plans par budgétisation:

Sans budgets, les plans ne peuvent être exécutés; ils deviennent des exercices sur papier. Les budgets donnent un sens aux plans. Ainsi, dans le cadre du plan, des budgets sont passés pour prévoir des dépenses en espèces et des dépenses en capital. Les budgets fournissent des normes permettant de mesurer l'avancement des plans.

La budgétisation, c'est dire à l'argent où aller, plutôt que de lui demander où il est allé. Les budgets sont l'expression des attentes en termes numériques. Les budgets sont généralement financiers, bien qu'ils puissent être exprimés en d'autres termes, tels que les heures de travail. Il est difficile de séparer la budgétisation du processus de planification.

Étape # 9. Mise en œuvre du plan:

Le plan devient une réalité lorsqu'il est mis en œuvre. Cela implique de le convertir en action. La mise en œuvre signifie que les ressources sont engagées et que les employés agissent. Cela nécessite l'utilisation d'autres fonctions de gestion, telles que l'organisation, la dotation en personnel, la direction et le contrôle. Pour obtenir la coopération dans la mise en œuvre, les subordonnés doivent être associés au processus de planification.

La mise en œuvre efficace d'un plan nécessite une coordination de la gestion et un travail d'équipe. Les gestionnaires doivent «vendre» le plan aux personnes qui seront chargés de le concrétiser. Les gestionnaires doivent surveiller de près les progrès et les résultats du plan.

Étape # 10. Ajustements et suivi du plan:

Les changements dans l'environnement et l'organisation nuisent même aux meilleurs plans. Les plans à long terme sont les plus susceptibles de changer en raison de forces extérieures. Les bons gestionnaires assument les changements et planifient en conséquence. Ils doivent surveiller et maintenir leurs plans. Une surveillance constante des plans est nécessaire pour que les ajustements et les corrections puissent être effectués de manière pertinente et en temps utile.

Grâce à la fonction de surveillance, les responsables peuvent prendre des mesures correctives s’ils observent des écarts inattendus et non désirés. Le mécanisme de suivi ou de rétroaction est une tentative de déterminer si le plan a atteint les résultats souhaités. Les plans doivent être comparés aux résultats réels. Feedback fournit aux gestionnaires des informations qui peuvent les aider à mettre à jour et à ajuster le plan en conséquence.


Étapes impliquées dans le processus de planification - 7 étapes importantes qui diffèrent d'une organisation à l'autre

La planification est un processus qui comprend un certain nombre de mesures à prendre. C'est un exercice intellectuel et une détermination consciente des plans d'action. Par conséquent, cela nécessite une réflexion sérieuse sur de nombreux facteurs dont il faut tenir compte pour établir des plans. Les faits sont collectés et analysés et le meilleur de tous est choisi et adopté.

Le processus de planification, valable pour une organisation et un plan, peut ne pas l'être pour toutes les autres organisations ou tous les types de plans, car divers facteurs entrant dans le processus de planification peuvent différer d'une organisation à l'autre ou d'un plan à planifier. Par exemple, le processus de planification d'une grande entreprise peut différer de celui d'une petite entreprise.

Les étapes généralement impliquées dans la planification sont les suivantes:

Étape # 1. Établir des objectifs vérifiables ou un ensemble d'objectifs à atteindre:

La première étape de la planification consiste à déterminer les objectifs de l'entreprise. Les cadres supérieurs ou les cadres supérieurs les définissent le plus souvent, généralement après avoir soigneusement étudié un certain nombre d'objectifs possibles. Il existe de nombreux types d’objectifs que les responsables peuvent sélectionner: un volume de vente souhaité ou un taux de croissance souhaité, le développement d’un nouveau produit ou service, voire un objectif plus abstrait, comme devenir plus actif au sein de la communauté. Le type d'objectif choisi dépendra du nombre de facteurs - la mission de base de l'organisation, les valeurs que ses responsables attachent et les capacités réelles et potentielles de l'organisation.

Étape # 2. Établissement des lieux de planification:

La deuxième étape de la planification consiste à établir des locaux de planification, c’est-à-dire certaines hypothèses relatives à l’avenir sur la base desquelles le plan sera formulé de manière intime. Les locaux de planification sont essentiels au succès de la planification car ils fournissent les conditions économiques, les coûts et les prix de production, le comportement concurrentiel probable, la disponibilité des capitaux et des matériaux, le contrôle gouvernemental, etc.

Étape # 3. Décider de la période de planification:

Une fois que les cadres supérieurs ont sélectionné les objectifs de base à long terme et les locaux de planification, la tâche suivante consiste à déterminer la période du plan. Les affaires varient considérablement dans leurs périodes de planification. Dans certains cas, les plans sont établis pour un an seulement, alors que dans d'autres, ils s'étendent sur plusieurs décennies. Dans chaque cas, cependant, il existe toujours une certaine logique dans la sélection d'une plage de temps particulière pour la planification.

Les entreprises basent généralement leur période sur un avenir raisonnablement prévisible.

Les autres facteurs qui influencent le choix d’une période sont les suivants:

a) Délai de développement et de commercialisation d'un nouveau produit;

b) le temps nécessaire pour recouvrer les investissements ou la période de récupération; et

c) Durée des engagements déjà pris.

Étape # 4. Constatations Solutions de rechange:

La quatrième étape consiste à rechercher et à examiner des solutions de rechange. Par exemple, le savoir-faire technique peut être sécurisé en faisant appel à un technicien étranger ou en formant du personnel à l'étranger. De même, les produits peuvent être vendus directement au consommateur par les vendeurs de l'entreprise ou par des agences exclusives. Il existe rarement un plan pour lequel des alternatives raisonnables ne sortent pas, et bien souvent, une alternative non évidente se révèle être la meilleure.

Étape 5. Évaluation et sélection d’un plan d’action:

Après avoir recherché des cours alternatifs, la cinquième étape consiste à les évaluer à la lumière des prémisses et des objectifs et à choisir le ou les meilleurs cours. Cela se fait à l'aide de techniques quantitatives et de recherche opérationnelle.

Étape # 6. Développement de plans dérivés:

Une fois que le plan a été élaboré, ses objectifs généraux doivent être traduits dans les opérations quotidiennes de l'organisation. Les cadres moyens et inférieurs doivent établir les plans, programmes et budgets appropriés pour leurs sous-unités. Ceux-ci sont décrits comme des plans dérivés. Lors de l'élaboration de ces plans dérivés, les gestionnaires de niveau inférieur prennent des mesures similaires à celles prises par les gestionnaires de niveau supérieur: sélection d'objectifs réalistes, évaluation des forces et des faiblesses de leurs sous-unités et analyse des éléments de l'environnement pouvant les affecter.

Étape n ° 7. Mesurer et contrôler les progrès:

De toute évidence, il est insensé de laisser un plan suivre son cours sans suivre ses progrès. Par conséquent, le processus de contrôle est un élément essentiel de tout plan. Les gestionnaires doivent vérifier l'état d'avancement de leurs plans afin de pouvoir (a) prendre les mesures correctives nécessaires pour que le plan fonctionne, ou (b) modifier le plan initial s'il est irréaliste.


Étapes impliquées dans le processus de planification - 8 étapes (allant de la détermination du problème à l'action suivante)

Le processus de planification implique la définition d'objectifs commerciaux et l'allocation de ressources pour les atteindre. La planification détermine le plan d'action futur pour utiliser au mieux les différentes ressources. C'est une combinaison de systèmes de traitement de l'information et de prise de décision basés sur des entrées, des sorties et une boucle de rétroaction.

Étapes du processus de planification :

La planification implique un certain nombre d'étapes allant de la détermination du problème à l'action de suivi.

Les étapes suivantes sont prises dans le processus de planification:

1. Reconnaître le besoin d'agir:

La première étape du processus de planification est la prise de conscience des opportunités commerciales et la nécessité de prendre des mesures. Il faut trouver des opportunités présentes et futures pour pouvoir planifier leur travail. La tendance de la situation économique devrait également être visualisée. Par exemple, si le gouvernement envisage de développer les zones rurales en tant que centres industriels, un homme d’affaires avisé songera à créer des unités adaptées à cet environnement et à utiliser les installations proposées à cet effet.

Avant de s'aventurer dans de nouveaux domaines, il convient d'évaluer les avantages et les inconvénients de tels projets. Un début ne devrait être fait qu'après une analyse détaillée de la nouvelle opportunité.

2. Collecte des informations nécessaires:

Avant de commencer la planification, des faits et des chiffres pertinents sont rassemblés. Toutes les informations relatives aux opérations de l'entreprise doivent être collectées en détail. Le type de clients à traiter, les circonstances dans lesquelles les biens doivent être fournis, la valeur des produits pour les clients, etc., doivent être étudiés en détail. Les faits et les chiffres rassemblés aideront à élaborer des plans réalistes.

3. Fixer des objectifs:

Les objectifs sont les objectifs que la direction essaie d'atteindre. Les objectifs sont les produits finaux et toutes les énergies sont détournées pour atteindre ces objectifs. Les objectifs sont un fil conducteur qui lie toute la société. La planification commence par la détermination des objectifs. Le lien entre la planification et les objectifs aide les employés à comprendre leurs tâches. Les objectifs sont les guides des employés. Il est essentiel que les objectifs soient correctement formulés et communiqués à tous les membres de l’organisation.

4. Détermination des lieux de planification:

La planification est toujours pour un avenir incertain. Bien que rien ne soit certain pour la période à venir, certaines hypothèses devront néanmoins être formulées pour la formulation des plans. Les prévisions sont essentielles pour la planification même si tout peut ne pas se révéler correct. Une prévision signifie l’hypothèse d’événements futurs. Le comportement de certaines variables est prévu pour constituer des locaux de planification.

Les prévisions seront généralement faites pour ce qui suit:

(a) L'attente de la demande pour les produits.

b) Le volume de production probable.

c) L'anticipation des coûts et les prix probables auxquels les produits seront commercialisés.

d) L'offre de main-d'œuvre, de matières premières, etc.

e) Les politiques économiques du gouvernement.

f) L'évolution des préférences des consommateurs.

g) L'impact des changements technologiques sur les processus de production.

h) Les sources d'approvisionnement en fonds.

C'est sur la base des prévisions que la planification est entreprise. Le succès ou l’échec de la planification dépendra des prévisions relatives aux divers facteurs mentionnés ci-dessus. Si les prévisions sont exactes, la planification sera également fiable. L'effet de divers facteurs doit être soigneusement pesé.

5. Examiner un autre plan d’action:

La prochaine étape de la planification consistera à choisir le meilleur plan d’action. Il y a plusieurs façons de faire une chose. Le planificateur devrait étudier toutes les alternatives et ensuite faire une sélection finale. Les meilleurs résultats ne seront obtenus que lorsque la meilleure façon de faire un travail est sélectionnée. Selon Koontz et O'Donnell, «il existe rarement un plan élaboré pour lequel aucune alternative raisonnable n'existe.» Tous les avantages et les inconvénients des méthodes doivent être pesés avant une sélection finale.

6. Évaluation des modèles d'action:

Après avoir choisi un plan d’action, la prochaine étape consistera à évaluer ces plans d’action. L'évaluation impliquera l'étude de la performance de différentes actions. Divers facteurs seront pesés les uns contre les autres. Une ligne de conduite peut convenir, mais elle peut impliquer d’énormes investissements et l’autre moins, mais elle peut ne pas être très rentable. L'évaluation de divers modèles d'action est essentielle pour une planification appropriée.

7. Détermination des plans secondaires:

Une fois qu'un plan principal est élaboré, un certain nombre de plans de soutien sont nécessaires. En fait, les plans secondaires sont destinés à la mise en œuvre du plan principal. Par exemple, une fois que le plan de production est défini, un certain nombre de plans sont nécessaires pour l’achat de matières premières, l’achat d’installations et d’équipements et le recrutement de personnel. Tous les plans secondaires feront partie du plan principal.

8. Mise en œuvre des plans:

La dernière étape du processus de planification est la partie mise en œuvre. La planification doit être mise en œuvre afin que les objectifs commerciaux puissent être atteints. La mise en œuvre nécessitera l’établissement de politiques, procédures, normes et budgets. Ces outils permettront une meilleure mise en œuvre des plans.


Étapes impliquées dans le processus de planification - 8 étapes dans le processus de planification dans la gestion

Le processus de planification consiste à prendre les décisions actuelles d'affecter nos ressources de manière à pouvoir atteindre les objectifs futurs. La planification est une combinaison de systèmes de traitement de l'information et de prise de décision. Nous avons des entrées d'informations, des sorties et un retour d'information. Voyons maintenant brièvement les étapes généralement impliquées dans l'activité de planification.

Les principales étapes du processus de planification sont les suivantes:

Étape # 1. Crystalisation des opportunités ou des problèmes:

La cristallisation au stade primaire implique l'analyse de l'environnement externe, des opportunités et des menaces. Cela comprend en outre l’identification des problèmes auxquels des solutions doivent être apportées et des possibilités qu’il est possible de saisir. Il est nécessaire de déterminer clairement les domaines nécessitant des améliorations pour lesquels la planification doit être visualisée.

Les réponses aux questions suivantes peuvent aider à la planification - (i) Pourquoi un plan doit-il être préparé? (ii) Un plan entièrement nouveau est-il nécessaire ou suffit-il de modifier le plan existant? (iii) L’organisation sera-t-elle avantagée si un tel plan est préparé et mis en œuvre? (iv) Si oui comment? Ces réponses faciliteront la formulation de plans pratiques et réalistes.

La détermination d’objectifs clairs est la première étape de la planification. La planification commence plutôt par elle. Les objectifs sont toujours au centre du plan car chaque action planifiée est dirigée vers les objectifs. Ce processus peut également servir à motiver les individus à atteindre les objectifs, car ils les ont aidés à les établir, ainsi que les tâches à accomplir pour les atteindre.

Les objectifs globaux définissent les objectifs à atteindre en général, tandis que les objectifs dérivés mettent l'accent sur leurs détails, c'est-à-dire ce qu'il faut exactement accomplir. Quand l'action doit avoir lieu? Qui doit prendre cette action? Comment et quand ces objectifs dérivés doivent-ils être atteints?

Étape # 2. Sécuriser et analyser les informations nécessaires:

Les plans sont des schémas directeurs de ce qui doit être fait, comment, qui doit le faire, etc. Les plans fournissent la marche à suivre pour atteindre des objectifs prédéterminés, par département et finalement par l'organisation. Toute prévision d'action future doit avoir une base qui doit être improvisée et traitée à l'aide d'anticipations. Cette base et cette anticipation sont les informations relatives au passé, au présent et au futur.

Naturellement, après la fixation des objectifs, il est nécessaire de sécuriser les informations requises provenant de différentes sources. Ces sources sont localisées ainsi que les informations identifiées et requises sont collectées à partir d’elles. Informations antérieures relatives aux objectifs passés, aux plans d’action adoptés, à ses effets et à la probabilité d’atteinte des objectifs permettant d’évaluer l’efficacité des plans d’action actuels. L'avenir dans la forme n'est rien d'autre qu'une anticipation logique d'avenir aussi bien proche que lointain.

Ces informations concernent l'environnement interne et externe. L'environnement externe comprend le gouvernement. les politiques, les valeurs sociales, les conditions politiques, la situation internationale et d'autres externalités susceptibles d'avoir une incidence sur l'organisation à l'avenir. Il faut analyser ces informations en fonction des avantages de l'organisation uniquement. Ainsi, les points «Plus» et «Moins» ou «forts» et «faibles» sont évalués et identifiés. Une telle analyse aide également à identifier la force organisationnelle dans tous les domaines vitaux.

Une approche constructive peut révéler les lacunes et identifier les faiblesses, en particulier en relation avec la concurrence. Ces forces et faiblesses identifiées sont des actifs et des passifs. Ils doivent être équilibrés sous forme de bilan. Cela aidera à savoir "où nous en sommes sur le marché".

Étape # 3. Établissement des lieux de planification et des contraintes:

Cette étape implique de formuler des hypothèses sur le comportement des facteurs internes et externes mentionnés dans la deuxième étape. Il est essentiel d'identifier les hypothèses sur lesquelles les plans seront basés. Une analyse des données ainsi collectées aboutira à la formation de certaines hypothèses comme base. Les hypothèses dénotent l'environnement attendu dans le futur et sont appelées locaux de planification. Là encore, la prévision est importante dans la mise en place.

Cela permet de faire des hypothèses réalistes sur la vente, les coûts, les prix, les produits, les développements technologiques, etc. à l’avenir. Les hypothèses ainsi que les prévisions futures fournissent une base pour les plans. Puisque les environnements futurs sont si complexes et incertains; il ne serait pas réaliste de formuler des hypothèses très détaillées sur chaque facteur environnemental. Il est conseillé de limiter les prévisions aux facteurs critiques ou stratégiques pour le processus de planification.

Certaines prémisses, telles que la croissance démographique, sont incontrôlables par l’organisation, tandis que d’autres, telles que la politique publicitaire à adopter par la société, sont contrôlables. Des contraintes telles que le contrôle gouvernemental existeront également. La planification s'inscrira dans le contexte de ces locaux et contraintes à surveiller pour détecter les changements et leurs effets sur les plans.

Étape n ° 4. Détermination de plans d’action ou de plans alternatifs:

Il existe toujours une possibilité d’existence de certaines limitations qui pourraient affecter la capacité du groupe de travail à atteindre ses objectifs. Un gestionnaire intelligent doit établir des plans en anticipant les conditions ou les limitations susceptibles de nuire à son bon fonctionnement. Un bon planificateur doit envisager la combinaison de toutes les limitations possibles et prendre des dispositions pour les résoudre.

La détermination des solutions de rechange est une étape importante du processus de planification. À la lumière de l'analyse ci-dessus, il faudra trouver et examiner d'autres solutions possibles. Il n’existe pratiquement aucun plan pour lequel aucune alternative n’existe. En règle générale, dans toutes les situations, il existe plus d’un plan d’action possible. Il faut de l'ingéniosité, de l'imagination et de l'expérience pour déterminer un certain nombre de solutions possibles dans une situation donnée.

Un responsable doit essayer de sélectionner l’alternative la plus viable afin qu’il dispose d’un petit nombre d’alternatives pour la sélection finale. Cela facilitera l’analyse approfondie des alternatives ainsi développées.

Étape 5. Évaluation et sélection du plan optimal:

La cinquième et la plus importante étape du processus de planification est l’évaluation et la sélection du plan optimal. Après avoir sélectionné les quelques solutions de remplacement viables, elles devraient être évaluées à l’aide du nombre de paramètres liés aux prémisses et aux objectifs de la planification. Ces solutions alternatives seront ensuite évaluées soit par jugement seul, soit à l'aide de techniques quantitatives et de l'assistance du personnel.

Cela vous aidera à évaluer et à choisir un plan ou un plan d'action qui sera optimal ou optimal, en tenant compte de tous les facteurs d'intérêt pour l'entreprise. L’évaluation de diverses alternatives aidera à savoir laquelle d’entre elles offre les meilleures chances de succès dans la réalisation des objectifs souhaités.

Le but de l’évaluation des plans d’action alternatifs est de sélectionner le plan d’action le plus approprié pour atteindre les objectifs organisationnels. Des techniques de prise de décision sont appliquées pour choisir un plan d’action particulier. Certains facteurs doivent être pris en compte.

Lors de la sélection du plan, ils sont:

je. Le plan devrait être objectif,

ii. Il devrait être flexible ou réglable,

iii. Il devrait être spécifique et clair,

iv. Il devrait être facilement acceptable par le personnel d'exploitation,

v. Les ressources nécessaires à la mise en œuvre du plan devraient être mises à disposition.

Par conséquent, la direction peut décider de choisir deux alternatives ou plus et les combiner pour obtenir le plan le plus réalisable.

Étape # 6. Détermination des plans dérivés:

Les plans d'organisation de base ne peuvent être exécutés efficacement que s'ils sont pris en charge par le dérivé ou les sous-plans. À partir des plans de base sélectionnés ci-dessus, d’autres plans devront être élaborés pour appuyer le plan de base. Ils sont décrits comme des plans dérivés.

Ces plans sont développés dans le cadre de la planification globale. Par exemple, un plan marketing de base peut donner lieu à d'autres plans dérivés tels que le plan de publicité, le plan de recrutement du personnel, le plan de formation, etc.

Les plans de dérivés importants utilisés dans les entreprises incluent les politiques, procédures, programmes, projets, méthodes, budget, règles, etc. Ils aident à atteindre les objectifs globaux de l'organisation.

Étape # 7. Fixation du moment de l'introduction:

Le calendrier est fixé pour l'introduction des plans. Il faudra ensuite énoncer la question du calendrier et des personnes qui le feront. Un calendrier approprié doit être préparé et des instructions détaillées sont écrites pour la communication du plan.

Étape # 8. Organisation de la future évaluation de l’efficacité du plan:

L'objectif ultime du plan est d'atteindre certains objectifs, résultats ou objectifs. Le fait même de la réalisation des objectifs doit être évalué pour voir si ces objectifs sont atteints. Si ce n'est pas le cas, il est essentiel de savoir où se trouve la fiche. Une telle évaluation doit être faite le plus tôt possible afin de permettre un contrôle adéquat afin de garantir la réalisation des objectifs planifiés. Ce processus est parfois qualifié de processus décisionnel, car le processus de planification et le processus décisionnel sont très étroitement liés.

Ainsi, la planification est un processus continu impliquant le contrôle et la re-planification des actions, et les plans peuvent être modifiés à la lumière des nouvelles circonstances. Ainsi, la planification doit être revue, évaluée et recyclée. Les plans flexibles peuvent s'adapter aux changements de l'environnement. Les entreprises sont un système ouvert et adaptatif doté de son propre environnement.

Pour un système socio-économique, le seul vecteur de changement (adaptation ou innovation) est le processus de planification des activités et de prise de décision décrit ci-dessus. La planification non seulement donne une direction, mais devient également un puissant instrument de contrôle. Les gestionnaires tout au long de la chaîne de commandement sont des planificateurs et des contrôleurs.


Étapes impliquées dans le processus de planification - Fixer des objectifs, développer des locaux, identifier des pistes d'action alternatives, évaluer des parcours alternatifs et quelques autres

(i) Fixer des objectifs:

Lors de la planification, les objectifs sont définis et définis en premier lieu afin que tous les employés concernés puissent être informés à leur sujet et obtenir leur entière coopération.

ii) Aménagement des locaux:

La base de la planification sont les facteurs / hypothèses qui influencent les résultats possibles de différentes alternatives. Avant de prendre une décision finale sur une alternative, une prévision de ces hypothèses est faite. Le taux de succès de la planification sera directement proportionnel au taux de succès des prévisions.

Les hypothèses / prémisses de la planification sont de deux types:

a) Locaux internes - capital, main-d'œuvre, matières premières, machines, etc.

b) Locaux extérieurs - Taux d’intérêt, taux des taxes, etc.

(iii) Identifier des pistes d'action alternatives:

En règle générale, il n'y a pas de travail qui n'a pas d'autre moyen de le faire. Sur la base des objectifs de l'organisation et des limites de la planification, il est possible de découvrir des cours alternatifs pour effectuer un travail particulier.

(iv) Évaluation des cours alternatifs:

À ce stade, on voit dans quelle mesure un autre cours peut aider à atteindre les objectifs de l’organisation. Il existe cependant un problème auquel nous sommes confrontés lorsque nous analysons ces cours alternatifs. Chaque cours alternatif a ses avantages et ses inconvénients. Dans une telle situation, les planificateurs devraient élaborer un nouveau cours alternatif en combinant différents cours alternatifs.

(v) Sélection d'une alternative:

Après une analyse minutieuse des différentes alternatives, la meilleure est sélectionnée. Parfois, l’analyse donne plus d’un cours alternatif présentant des avantages similaires. Tenant compte des incertitudes du futur, il est justifiable de choisir plus d'un bon cours alternatif. L'une de ces alternatives est adoptée et l'autre est mise en réserve. Au cas où les prévisions futures s'avéreraient fausses et que la première solution alternative échoue, l'option réservée peut être immédiatement mise en service et la défaillance évitée.

vi) Mise en œuvre du plan:

Après avoir décidé du plan principal et des plans subsidiaires, ils doivent être mis en œuvre. Après la mise en œuvre des plans, la séquence des différentes activités doit être décidée. En d’autres termes, on décide qui fera un travail particulier et à quelle heure.

(vii) Action de suivi:

Le processus de planification ne s'achève pas avec la mise en œuvre des plans. Les plans sont formulés pour un avenir incertain. Il est de la plus haute importance de revoir constamment les plans afin d’assurer le succès dans un avenir incertain. Au moment où il semble y avoir des changements dans les hypothèses sur lesquelles les plans sont basés; il devrait y avoir des changements correspondants dans les plans aussi. De cette façon, nous pouvons dire que la planification est un processus en perpétuel mouvement.


Étapes impliquées dans le processus de planification - Quelques étapes importantes à suivre par tous les types d'entreprises pour avoir une planification complète de l'exécution

Il n'y a pas de projet préparé à suivre par toutes les entreprises. Il doit être développé pour répondre aux besoins individuels d'une entreprise donnée. Cependant, tous les types d’entreprises doivent suivre des étapes importantes pour disposer d’une planification complète de l’exécution.

Ce sont comme suit:

1. Détermination des objectifs:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

je. What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ii. The expectation of volume of sales.

iii. What kind of products are to be sold and in what price?

iv. What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

vi. The expectation of technology change in production.

vii. How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

Laissez Vos Commentaires