Méthodes d'analyse d'emploi

Tout ce que vous devez savoir sur les méthodes d'analyse des emplois. L’analyse des tâches consiste à déterminer et à enregistrer toutes les informations pertinentes sur un travail spécifique, y compris les tâches impliquées, les connaissances et les compétences requises pour effectuer le travail, les responsabilités liées au travail et les capacités requises pour le mener à bien. .

L'analyse des emplois différencie les emplois les uns des autres, au sein d'une organisation, et repose sur l'observation et l'étude. On parle aussi de révision de poste ou de classification de poste. L'analyse des tâches fournit la base de nombreuses activités liées aux ressources humaines.

Bien qu'il existe plusieurs méthodes de collecte d'informations d'analyse de poste, le choix de l'une ou de la combinaison de plusieurs méthodes dépend des besoins et des exigences de l'organisation et des objectifs du processus d'analyse des postes.

En règle générale, toutes les méthodes mettent l’accent sur la collecte des informations de base relatives à l’emploi mais, combinées, elles peuvent révéler des informations cachées ou négligées et se révéler d’excellents outils pour créer un candidat idéal.

Les différentes méthodes d’analyse des emplois sont les suivantes: -

1. Méthode d'observation 2. Méthode d'entrevue 3. Méthode quotidienne 4. Méthode de conférence technique 5. Analyse fonctionnelle des emplois (FJA) 6. Méthode du questionnaire

7. Inventaires d’emploi ou listes de vérification 8. Méthode de performance professionnelle 9. Méthode psychographique individuelle 10. Méthode psychographique d’emploi 11. Analyse des emplois par test 12. Méthode d’étude du mouvement

13. Journal de travail des employés 14. Conférence d’experts 15. Combinaison de méthodes 16. Méthode de détermination du profil des compétences 17. Méthode de documentation de référence 18. Méthode de l’incident critique et 19. Méthode d’interview de groupe.


Méthodes d'analyse des emplois: méthode de l'entrevue, méthode du questionnaire, méthode de la conférence, méthode de l'entrevue en groupe et quelques autres

Méthodes d’analyse des emplois - 8 méthodes principales: méthode d’observation, méthode d’interview, méthode quotidienne, méthode de conférence, méthode de questionnaire et quelques autres

L’analyse des tâches consiste à déterminer et à enregistrer toutes les informations pertinentes sur un travail spécifique, y compris les tâches impliquées, les connaissances et les compétences requises pour effectuer le travail, les responsabilités liées au travail et les capacités requises pour le mener à bien. . L'analyse des emplois différencie les emplois les uns des autres, au sein d'une organisation, et repose sur l'observation et l'étude. On parle aussi de révision de poste ou de classification de poste. L'analyse des tâches fournit la base de nombreuses activités liées aux ressources humaines.

L’analyse implique la compilation d’une description détaillée des tâches, la détermination du lien entre l’emploi, la technologie et d’autres emplois et l’examen des connaissances, des qualifications ou des normes d’emploi, des responsabilités et des autres exigences du titulaire. En résumé, l’analyse des tâches est un enregistrement de toutes les activités d’un travail et des exigences en matière de compétences et de connaissances de l’artiste qui exécute le travail.

L'analyse des emplois fournit les intrants nécessaires à un certain nombre d'activités liées aux ressources humaines telles que le recrutement, la sélection, la conception des emplois, l'estimation de la valeur des emplois, la formation et l'évaluation. Ces activités dépendent de l'analyse des emplois et de ses produits finis pour leur propre fonctionnement. Par exemple, la description de poste et la spécification de poste - les produits finaux d’une analyse de poste - constituent la base du recrutement.

Ils aident à évaluer un candidat par rapport aux exigences du poste et à choisir celui qui convient le mieux. De même, l'analyse des emplois fournit des intrants pour la formation. Lors de la formation des employés pour un poste particulier, les paramètres sur lesquels les employés doivent être formés peuvent être obtenus à partir d’une analyse des emplois. L'analyse des emplois aide également la direction à évaluer la valeur relative de chaque emploi, ce qui constituerait l'un des éléments de base de la conception du système de rémunération.

L'analyse des tâches joue un rôle clé dans la conception et la gestion du système d'évaluation des performances dans une organisation. Cela aide à identifier les domaines de responsabilité clés (KRA) pour un poste, puis à fixer les buts ou objectifs pour la période d'évaluation. Ceci constitue la base de l'évaluation du rendement d'un employé.

Une comparaison des spécifications de travail établies, à la fin d'une analyse de travail, avec les compétences existantes d'un employé, aide à identifier ses besoins en formation. Ainsi, l’analyse des emplois contribue directement ou indirectement à presque tous les domaines de la gestion des ressources humaines.

Les différentes méthodes d’analyse des emplois sont les suivantes:

1. Méthode d'observation:

Trois méthodes d’analyse des emplois reposent sur l’observation. Ce sont l'observation directe; Analyse de la méthode de travail, y compris des études de temps et de mouvement et une analyse de micro-mouvement; et méthode de l'incident critique.

2. Méthode d'entrevue:

Cela implique des discussions entre l'analyse des tâches et les occupants ou les experts. Les données d'analyse d'emploi provenant d'entretiens individuels et de groupe avec des employés sont souvent complétées par des informations provenant de superviseurs d'employés dont les emplois doivent être analysés.

3. Méthode quotidienne:

Les titulaires de postes doivent consigner leurs activités quotidiennement dans le détail.

4. Méthode de la conférence technique:

Dans cette méthode, les services des superviseurs qui possèdent une connaissance approfondie d’un travail sont utilisés à l’aide d’une conférence des superviseurs. L'analyste initie une discussion qui fournit des détails sur le travail.

5. Analyse fonctionnelle des emplois (FJA):

C'est une méthode qui utilise une terminologie précise et un «planning» d'analyse de travail structuré pour enregistrer des informations concernant le contenu du travail. C'est particulièrement utile pour les fonctions de recrutement et de sélection.

6. Méthode du questionnaire:

Ceux-ci peuvent être remplis par les employés sur une base individuelle ou par des analystes des tâches pour un groupe d'employés.

7. Inventaires d’emploi ou listes de contrôle:

Il s’agit de questionnaires structurés qui demandent au répondant de vérifier ou d’évaluer le comportement et / ou le caractère du travailleur nécessaire à un emploi ou à une profession donnés. Les inventaires des tâches peuvent être axés sur les tâches / les tâches ou sur les qualifications / les travailleurs.

8. Méthode de performance professionnelle:

Selon cette méthode, l’analyste de travail exécute effectivement le travail en question et reçoit ainsi une expérience de première main des facteurs contextuels sur le lieu de travail, notamment les dangers physiques, les exigences sociales et les contraintes mentales affectives.


Méthodes d'analyse d'emploi - Méthode d'enquête, Méthode d'entretien, Méthode d'observation, Méthode d'enregistrement, Méthode psychographique d'emploi, Analyse d'emploi par test et quelques autres

1. Questionnaire ou méthode d'enquête:

Dans cette méthode, un questionnaire est préparé pour obtenir les informations sur le travail et il est distribué à tous les détenteurs d’emplois. Le questionnaire demande au titulaire du poste de fournir les différents types d’informations recherchées dans l’analyse des postes. Il peut, en outre, demander au supérieur immédiat d’examiner et de commenter les réponses fournies par les titulaires d’emplois.

Aucun questionnaire n'est approprié pour tous les types d'emplois. Cependant, la plupart d’entre eux suivent un plan qui identifie d’abord le travail, cherche des informations sur les tâches principales impliquées, puis pose des questions de conception pour découvrir les aptitudes mentales et les exigences physiques d’un titulaire d’emploi satisfaisant.

2. Méthode d'entrevue:

Dans cette méthode, l’analyste d’emploi interroge les titulaires d’emploi et leur pose des questions tout en observant les règles suivantes:

(i) L'entretien devrait être pris pendant les loisirs.

(ii) L'analyste de poste doit d'abord se présenter au titulaire du poste et lui indiquer le but de l'entretien.

(iii) L’analyste doit s’intéresser au titulaire du poste et à son travail.

(iv) Il doit se concentrer sur le travail et non sur les questions de ressources humaines.

(v) Le titulaire du poste devrait être motivé pour parler plus.

(vi) Dans la mesure du possible, le climat de l'entretien doit rester convivial et la conversation doit avoir lieu dans la langue du titulaire du poste.

(vii) Un détenteur d'emploi moyen devrait être sélectionné pour un entretien. L'information ne sera pas utile si le meilleur titulaire est contacté.

3. Méthode d'observation:

Ici, l'analyste de travail observe le travail et le travailleur pendant que celui-ci est impliqué dans le travail. Un analyste expérimenté et expert combine des entretiens et une observation sur le tas pour fournir une analyse plus précise que celle généralement obtenue par l’utilisation de l’une ou l’autre des méthodes.

4. Méthode d'enregistrement:

Différents types d’informations sur les emplois sont collectés à partir des anciens enregistrements du service des ressources humaines.

L'analyste de travail examine les enregistrements et note les aspects pertinents des détails du travail.

5. Méthode psychographique individuelle:

Dans cette méthode, les particularités mentales d'un individu qui réussit dans un type particulier de travail sont examinées et une liste de ces particularités est établie. Cette liste est transcrite dans un graphique. Cela fournit une certaine norme de jugement pour les recrutements futurs pour le même travail.

6. Méthode psychographique professionnelle:

Selon Viteles, les trois éléments suivants sont essentiels pour la méthode psychographique professionnelle:

(i) Classification précise des qualités mentales requises pour le travail.

(ii) Méthode d'évaluation valable.

(iii) Examen ou analyse direct par des examinateurs formés. Dans cette méthode, certains analystes spécialisés étudient le travail et développent une méthode d'évaluation valide et standard. Ils préparent une liste très précise dans laquelle les différentes qualités mentales requises pour le travail sont classées correctement et de manière fiable. Un graphique de ces qualités est préparé afin de faciliter la sélection des candidats au poste.

7. Analyse des emplois par test:

Dans la méthode de test, certains tests fiables et valides sont effectués sur la base des qualités et capacités essentielles; les candidats sont testés pour la sélection et l'adéquation sur la base de ces tests.

8. Méthode d'étude du mouvement:

Selon cette méthode, la vitesse d'un travailleur individuel pour effectuer un travail et le temps qu'il consomme sont tous deux notés. Des examens similaires sont effectués sur d'autres personnes effectuant le même travail et les résultats obtenus sont comparés. Une telle étude de la vitesse et du temps facilite l'analyse des tâches et la classification des travailleurs.


Méthodes d' analyse des tâches - 7 méthodes importantes utilisées pour recueillir des informations sur les emplois: observation personnelle, interview, journal de l'employé, performance, et quelques autres

Un certain nombre de méthodes sont utilisées pour collecter des informations sur les emplois.

Méthode n ° 1. Observation personnelle:

L’analyste de travail observe réellement le travail effectué par les travailleurs et enregistre ses observations de la manière suivante: ce que le travail accomplit, quel équipement est utilisé, à quoi ressemble l'environnement de travail et tout autre facteur pertinent pour le travail.

Méthode n ° 2. Interview:

Vous pouvez également acquérir une compréhension du travail en interrogeant à la fois le superviseur et l’employé individuellement ou en groupe. Les entretiens en face à face sont un moyen efficace de collecter des informations sur un emploi, car les personnes qui en occupent sont les plus familiarisées. Cette méthode peut fournir des informations sur les activités standard et non standard du travail et peut compléter les informations obtenues par observation personnelle.

Méthode n ° 3. Journal de l'employé:

Dans cette méthode, les employés décrivent leurs activités quotidiennes dans un journal ou un journal. Après analyse de l'agenda ou du journal sur une période donnée, un analyste de travaux est capable d'enregistrer les caractéristiques essentielles d'un travail. Cette méthode ne donne aucune donnée souhaitable sur la relation du superviseur, l'équipement utilisé et les conditions de travail. La maintenance des journaux prend du temps et coûte cher.

Méthode n ° 4. Performance au travail:

Avec cette approche, l’analyste de travail exécute effectivement le travail et est directement exposé. L’analyste de travail acquiert une réelle impression de travail ainsi que ses exigences physiques, environnementales et sociales. Cette méthode n'est pas adaptée aux tâches dangereuses et plutôt inappropriée aux tâches nécessitant une formation poussée.

Méthode n ° 5. Questionnaire:

L'analyste de travail administre un questionnaire structuré aux employés, qui identifie ensuite les tâches qu'ils effectuent pour accomplir le travail. Une fois rempli, le questionnaire est remis aux superviseurs. Le superviseur est censé discuter des erreurs éventuelles dans la réponse de l'employé avec lui, puis corriger le problème, puis remettre un questionnaire à l'analyste des tâches.

Le questionnaire structuré doit couvrir tous les aspects liés au travail, tels que les tâches et les comportements. Cette méthode prend moins de temps et est économique à utiliser, mais l’encadrement des questionnaires n’est pas une tâche facile.

Méthode n ° 6. Conférence d'experts:

Cette méthode utilise des titulaires de postes de travail et des superviseurs expérimentés possédant une connaissance approfondie du travail. L'interaction avec les membres au cours de l'entrevue ajoute un aperçu et des détails que l'analyste pourrait ne pas obtenir des détenteurs d'emplois individuels.

Méthode n ° 7. Combinaison:

En règle générale, un analyste n’utilise pas exclusivement une méthode d’analyse des postes de travail, mais plutôt une combinaison. Par exemple, pour analyser les emplois de bureau et administratifs, l’analyste peut utiliser un questionnaire complété par des entretiens et une observation limitée. En revanche, pour la production, des entretiens d'embauche complétés par un degré d'observation du travail plus important peuvent fournir les données nécessaires. La combinaison de méthodes peut assurer une grande précision à des coûts minimaux.


Méthodes d' analyse des tâches - Méthodes utilisées pour la collecte de données

Job analyst recueille des données sur les tâches, les responsabilités et les activités du travail auprès des différentes personnes, par exemple les employés, le superviseur et les pairs. Diverses méthodes / techniques sont utilisées pour la collecte de données.

Ceux-ci sont:

1. Méthode de l'entrevue

2. Méthode d'étude et d'observation

3. Méthode d'auto-performance

4. Journal de travail de l'employé

5. Méthode du questionnaire

6. Méthode de conférence.

1. Méthode d'entrevue:

Les informations sur l'emploi sont collectées au cours d'une interview. Dans le cadre de la méthode de l'entretien, des questions sont posées et les réponses enregistrées pour analyse.

Les entretiens sont:

je. Entretiens individuels avec des employés individuels

ii. Des entretiens de groupe avec un superviseur individuel ou un groupe de superviseurs sont demandés au cours de l'entretien.

Pour collecter des informations à partir des questions des personnes interrogées telles que:

une. Ce qui est fait?

b. Pourquoi est-ce fait?

c. Comment est-il fait?

ré. Quand est-ce fait?

e. A quoi est-il fait?

Les questions sont structurées de manière à ce que l’enquêté fournisse toutes les informations sur les activités qu’il accomplit, ainsi que les caractéristiques de l’emploi pour l’analyste.

La méthode d’interview est très facile à utiliser pour la collecte d’informations. En général, les employés aiment répondre aux questions des personnes très intéressées à connaître leurs activités, leurs conditions de travail, leurs dangers, etc. Grâce à un entretien bien conçu et efficace, un analyste des postes de travail peut découvrir un nouveau domaine d'activité / comportement susceptible de aidez-le à arriver à une conclusion.

Les analystes d’emploi peuvent obtenir rapidement des informations complètes de la part des employés, qui utilisent cette plate-forme pour expliquer leurs difficultés, leurs difficultés, etc. à d’autres. La méthode d'interview coûte très cher.

Dans les grandes organisations, il est difficile d’utiliser, de collecter des informations. Les employés ne peuvent pas donner d’informations / données réelles à l’analyste des emplois car ils pensent que ces données seront utilisées pour déterminer leurs taux de rémunération et leurs avantages sociaux. La collecte d'informations par le biais d'une méthode d'entretien nécessite des compétences et des capacités supplémentaires de la part d'un analyste de poste. Les résultats des entretiens sont difficiles à analyser.

2. Méthode d'étude et d'observation:

Une autre méthode de collecte d'informations pour l'analyse des emplois consiste à étudier et à observer le travail des personnes.

Cette méthode implique:

je. Surveillance de l'ensemble du processus des activités professionnelles et du temps nécessaire pour terminer chaque processus, ainsi que l'ensemble du processus

ii. Respect de la situation, conditions dans lesquelles un employé travaille

iii. Etude des responsabilités à la charge de l'employé

iv. Examen du rendement des employés par le biais de films

v. Surveillance du matériel, des outils utilisés pour effectuer le travail.

Cette méthode est efficace lorsque les emplois impliquent des activités physiques mesurables. Job analyst obtient une idée approfondie des tâches que les employés effectuent. Ainsi, les informations sur le rendement au travail deviennent correctes et précises. Cette méthode donne des résultats fiables car les données sont collectées par observation directe. La collecte de données est très facile car elle n’a pas besoin de compétences supplémentaires, de la capacité de l’analyste.

Cette méthode n'est pas exempte de limitations. Cela devient peu fiable et inefficace lorsque les emplois consistent en une activité mentale incommensurable (cela signifie que les emplois nécessitent un travail mental, une prise de décision, une activité de jugement, la planification, la direction, le contrôle, etc.)

Dans certains cas, les informations sur les performances des postes peuvent ne pas être correctes, car la surveillance constante d'un analyste sur un poste peut créer une situation dans laquelle les employés ne peuvent pas fonctionner librement et correctement. Il faut beaucoup de temps pour terminer l’exercice de collecte d’informations, en particulier dans les cas où des employés ont parfois besoin de travailler.

3. Méthode d'auto-performance :

Selon cette méthode, l’analyste des tâches s’engage à exécuter un travail et à enregistrer des informations. L’approche de cette méthode est comme «effectuer un travail et obtenir des informations». Analyste de travail grâce à l'exécution du travail obtient la compréhension de -

je. L'ensemble du processus d'activité, c'est-à-dire le cycle de travail

ii. Temps pris pour terminer une activité

iii. Les dangers et les difficultés rencontrés pour effectuer un travail

iv. Environnement de travail, machines, outils utilisés, supervision nécessaire

v. Compétence, aptitude, connaissances requises pour mener à bien le travail.

Cette méthode est efficace pour l'analyse de tâches lorsque les tâches sont très simples et faciles à exécuter. Mais cette méthode ne donne aucun résultat si, les tâches sont de nature technique et sont difficiles à exécuter sans formation. Le champ d’utilisation de cette méthode est limité.

4. Journal de travail de l'employé:

Une autre technique pour collecter des informations sur le travail consiste à utiliser un journal tenu par les employés pour enregistrer leurs activités quotidiennes dans leur performance professionnelle.

Cette méthode présente les caractéristiques suivantes:

(i) Chaque employé reçoit un journal pour tenir des registres de ses activités quotidiennes

(ii) À la fin de chaque quart de travail, l’employé commence à écrire dans le journal: (a) toutes les activités qu’il a entreprises ce jour-là (b) le temps nécessaire à la réalisation de tout processus d’activité (c) des difficultés, des problèmes si il avait dû faire son travail.

(iii) Le journal des tâches doit être maintenu pendant une longue période afin que toutes les activités soient couvertes.

(iv) Les informations consignées par le salarié dans l'agenda sont vérifiées / vérifiées par le superviseur concerné pour s'assurer que des données factuelles sont prises.

Cette méthode est simple à utiliser car elle ne nécessite pas de compétences supplémentaires, ni la possibilité d’enregistrer des informations. Depuis que l'employé écrit lui-même son journal, il est possible que toutes les informations sur le rendement du travail soient enregistrées.

La méthode du journal prend beaucoup de temps, car il faut beaucoup de temps pour recueillir des informations pour l'analyse des tâches. L'employé peut ne pas se souvenir des activités de travail à la fin du quart de travail lorsqu'il enregistre dans le journal. Ainsi, les données sont basées sur l'hypothèse de l'employé.

5. Méthode du questionnaire :

C'est l'une des méthodes utilisées par l'organisation pour collecter des informations sur les tâches. Selon cette méthode, des questions relatives au travail sont préparées et les employés sont invités à y répondre. Cette méthode est très populaire pour recueillir des informations sur les tâches et les responsabilités des employés.

Les questionnaires sont de deux types: questionnaire structuré et questionnaire ouvert (non structuré). Dans le cas d'un questionnaire structuré, une longue liste d'éléments de tâches possibles est conçue et envoyée aux employés avec la demande d'indiquer s'ils exécutent ou non les tâches mentionnées dans le questionnaire et, dans l'affirmative, combien de temps est nécessaire pour effectuer chaque tâche?

Le questionnaire à composition non limitée (non structuré) est très simple et demande aux employés de décrire quelque chose en ce qui concerne leurs tâches, responsabilités, etc. liées au travail. La question peut ressembler à «énoncez les tâches principales que vous exécutez».

Les questionnaires spécialement conçus sont envoyés aux employés qui les soumettent aux superviseurs après les avoir dûment complétés / remplis. Après vérification, les superviseurs, après consultation des employés concernés, remettent ces questionnaires à l’analyste des emplois.

La méthode du questionnaire est facile à utiliser pour la collecte d'informations sur les tâches. La couverture de la population selon cette méthode est large. Les questionnaires sont envoyés à un grand nombre d'employés. Il s’agit donc d’un moyen rapide et efficace de collecter des informations plus rapidement. En termes de coût, cette méthode est peu coûteuse pour la collecte d'informations.

La méthode n'est pas exempte de limitations. La conception du questionnaire (c.-à-d. La zone couverte, le type et le nombre de questions à poser, etc.) nécessite des compétences particulières. Les employés peuvent le prendre avec désinvolture pour remplir des questionnaires et les renvoyer.

En règle générale, les employés évitent de communiquer par écrit des informations qui pourraient être dues à leur incapacité à exprimer ou à leur réticence à répondre aux questions mentionnées dans le questionnaire. La préparation du questionnaire est également coûteuse et prend du temps.

6. Méthode de la conférence :

C'est l'une des méthodes de collecte d'informations pour l'analyse des tâches. Selon cette méthode, l’analyste des travaux recueille des informations sur le travail des employés par le biais de superviseurs expérimentés et compétents.

La méthode de conférence comprend les activités suivantes:

je. Choix des domaines, sujets sur lesquels des questions seront posées aux superviseurs

ii. Détermination du nombre de questions à poser, conception des questions, questions ouvertes ou questions structurées

iii. Structure du temps pour terminer l'entretien avec le superviseur.

Cette méthode donne des résultats si les superviseurs sont efficaces, compétents, expérimentés et possèdent une connaissance approfondie du travail des subordonnés. La collecte d'informations sur les tâches par cette méthode prend du temps et coûte cher.


Méthodes d' analyse des tâches - 2 méthodes les plus importantes: méthodes qualitatives et quantitatives

Les méthodes suivantes permettent de déterminer les tâches, les compétences et aptitudes concomitantes nécessaires pour réussir, ainsi que les responsabilités inhérentes à l’emploi.

1. Méthodes qualitatives :

(i) Méthode d'observation personnelle:

La technique la plus fiable et la plus pratique pour obtenir les informations relatives au travail consiste à observer directement le travail effectué et à discuter avec le superviseur du travail.

Les matériaux et l'équipement utilisés, les conditions de travail et les dangers potentiels, ainsi que la compréhension de ce que le travail implique, sont des faits qui devraient être connus par un analyste. L'observation directe est particulièrement utile dans les travaux qui consistent principalement en une capacité physique observable, comme ceux de dessinateur, de mécanicien, de fileur ou de tisserand.

ii) Méthode du questionnaire:

Dans cette méthode, le questionnaire est préparé par l’analyste d’emploi et distribué aux travailleurs. Les travailleurs répondent au mieux de leurs connaissances et de leurs convictions. Cette méthode est généralement utilisée par des consultants en ingénierie. Des questionnaires correctement rédigés sont envoyés aux personnes qui occupent des emplois et sont retournés aux superviseurs.

L'idée de l'envoi de questionnaires est de demander aux candidats les informations nécessaires afin que toute erreur puisse d'abord être discutée avec l'employé et que les corrections nécessaires puissent être soumises à l'analyste des travaux.

(iii) entretiens personnels:

Les employés peuvent organiser des entretiens personnels et enregistrer les réponses aux questions pertinentes. Mais cette méthode est relativement longue et coûteuse. Cette méthode est une méthode principale utilisée par l'analyste des travaux pour la collecte de données. L’analyste de travail contacte les travailleurs et les superviseurs concernés et pose des questions sur les différents travaux qu’ils accomplissent pour collecter les informations pertinentes.

(iv) Enregistrement:

Selon cette méthode, il est demandé à l’employé de conserver le journal quotidien des tâches qu’il accomplit, en indiquant l’heure à laquelle chaque tâche est commencée et terminée. Mais cette méthode est incomplète, car elle ne donne pas les données souhaitables sur la relation de supervision, le matériel utilisé et les conditions de travail. Ce registre est également tenu à jour par le service du personnel concernant les titulaires d’emplois. L'analyste collecte ces informations à partir du registre géré par le service du personnel.

(v) Performance au travail:

Selon cette méthode, le travail est effectivement effectué par l’analyste afin d’acquérir une expérience directe des goûts réels, de la demande physique et sociale et de l’environnement de travail du travail. Cette méthode ne peut être utilisée que pour des emplois pour lesquels les compétences requises sont faibles et qui peuvent donc être appris rapidement et facilement.

2. Méthodes quantitatives :

(i) Questionnaire d'analyse de poste (PAQ):

C'est un questionnaire structuré d'analyse des emplois. Le PAQ est rempli par l'analyste du travail. Il contient 194 éléments, dont chacun représente un élément important du travail. L’analyste détermine si chaque élément joue un rôle au travail et, le cas échéant, dans quelle mesure.

Avantages de PAQ :

(a) Il classe les emplois.

(b) Il fournit un score quantitatif ou le profil de l'emploi.

(c) Les résultats de PAQ peuvent être utilisés pour comparer un travail avec un autre.

(d) Le PAQ est également utilisé pour la fixation des niveaux de rémunération.

Inconvénients de PAQ:

(a) Cela prend du temps.

(b) Cela implique une analyse compliquée de la part de l'analyste des tâches.

(ii) Questionnaire de description des postes de direction (MPDQ):

Il s’agit d’un instrument normalisé spécialement conçu pour être utilisé dans l’analyse des emplois de direction. Son questionnaire comprend 15 sections comprenant 274 éléments. Dans cette méthode, les répondants doivent indiquer l’importance de chaque élément pour le poste.

Les facteurs de description de la gestion comprennent:

a) Contrôle des activités internes

b) Relations publiques et avec les clients

c) Service du personnel

d) Supervision

e) Responsabilité générale du personnel

f) Complexité et stress

g) Approbation des engagements financiers

h) Autonomie des actions

(i) Consultation avancée

j) Planification des produits, du marketing et de la stratégie financière

k) Coordination des autres unités organisationnelles et du personnel

(l) Responsabilité des produits et services

(iii) Analyse fonctionnelle des emplois:

Cette approche de l'analyse des emplois est axée sur les travailleurs. L’analyse fonctionnelle de l’emploi tente de décrire l’ensemble de la personne en poste. Il examine trois composantes fondamentales de «données, personnes et choses».

Les quatre dimensions principales évaluées selon cette méthode sont les suivantes:

(a) La langue et les installations verbales requises pour effectuer le travail.

(b) La capacité mathématique requise pour effectuer le travail.

(c) La mesure dans laquelle des instructions spécifiques sont nécessaires pour effectuer le travail.

d) Mesure dans laquelle le jugement et le raisonnement sont nécessaires pour effectuer le travail.

Cette méthode est fréquemment utilisée pour les emplois gouvernementaux. Il fournit un score quantitatif de chacun en fonction de sa complexité en relation avec les personnes, les données et les choses.


Méthodes d' analyse des emplois - Techniques / méthodes couramment utilisées par la direction pour l'analyse des emplois

Bien qu'il existe plusieurs méthodes de collecte d'informations d'analyse de poste, le choix de l'une ou de la combinaison de plusieurs méthodes dépend des besoins et des exigences de l'organisation et des objectifs du processus d'analyse des postes. En règle générale, toutes les méthodes mettent l’accent sur la collecte des informations de base relatives à l’emploi mais, combinées, elles peuvent révéler des informations cachées ou négligées et se révéler d’excellents outils pour créer un candidat idéal.

Le choix d’une méthode d’analyse des emplois appropriée dépend de la structure de l’organisation, des niveaux hiérarchiques, de la nature des emplois, des responsabilités et des tâches qui y sont associées. Ainsi, avant d’exécuter une méthode, il convient d’analyser tous les avantages et inconvénients, car les données recueillies au moyen de ce processus sont très utiles et aident les organisations à faire face aux tendances actuelles du marché, aux changements organisationnels, au taux élevé d’attrition et à de nombreux autres problèmes quotidiens.

Voici quelques techniques / méthodes couramment utilisées par la direction:

1. Méthode d'observation:

Un analyste de poste observe un employé et enregistre toutes les tâches exécutées et non exécutées, ainsi que les responsabilités et tâches accomplies et non remplies, les méthodes, les moyens et les compétences qu’il utilise pour accomplir diverses tâches, ainsi que sa capacité mentale ou émotionnelle à gérer défis et risques.

Avantages et inconvénients de la méthode d'observation :

je. C'est l'une des méthodes les plus simples pour analyser un travail spécifique.

ii. La limite est que chaque personne a sa propre façon d’observer les choses.

iii. Différentes personnes pensent différemment et interprètent les résultats de différentes manières.

iv. Par conséquent, le processus peut impliquer des goûts et dégoûts personnels et peut ne pas produire de résultats réels.

v. Cette erreur peut être évitée grâce à une formation adéquate de l’analyste des tâches ou de la personne chargée du processus d’analyse des tâches.

2. Méthode d'entrevue:

Selon cette méthode, un employé est interrogé afin de définir son propre style de travail, les problèmes auxquels il est confronté, son utilisation de compétences et de techniques particulières lors de l’exercice de son travail, ainsi que l’insécurité et les craintes suscitées par sa carrière.

Cette méthode aide l'intervieweur à savoir ce qu'un employé pense de son travail et des responsabilités qui en découlent. Cela implique une analyse du travail par l'employé lui-même. Afin de générer un feedback honnête et fidèle ou de collecter des données authentiques, les questions posées au cours de l'entretien doivent être soigneusement définies. Et pour éviter les erreurs, il est toujours bon d'interviewer plus d'une personne pour obtenir un pool de réponses. Ensuite, il peut être généralisé et utilisé pour tout le groupe.

Mérite de la méthode d'entrevue :

je. Les entretiens sont une méthode flexible pour tous les niveaux et types d’emplois. Une entrevue peut porter sur l’implication possible d’un travail hypothétique.

ii. Les entretiens génèrent des données descriptives et permettent aux titulaires d’emplois d’interpréter leurs activités.

iii. Un bon intervieweur peut sonder plus en profondeur les zones sensibles. Les questionnaires structurés ne peuvent pas facilement le faire. Les titulaires d'emplois peuvent donner un aperçu de leur travail et exprimer leurs perceptions et leurs sentiments à propos de leur travail et de l'environnement.

Démérites de la méthode d'interview :

je. Les questionnaires rigides ont tendance à être moins efficaces en ce qui concerne les aspects les plus affectifs du travail.

ii. Il peut être difficile de rassembler des informations provenant d'entretiens différents, car il existe un risque de biais de la part des enquêteurs. Certains domaines du travail risquent de ne pas être détectés. Un entretien peut stresser un domaine et en négliger d'autres.

iii. Il existe des problèmes d’interprétation et d’analyse avec la possibilité d’impressions déformées. La subjectivité des données saisies doit être prise en compte.

iv. Les entretiens prennent beaucoup de temps et une formation est nécessaire.

3. Méthode du questionnaire :

Une autre méthode d'analyse des tâches couramment utilisée consiste à remplir les questionnaires des employés, de leurs supérieurs et de leurs gestionnaires. Cependant, cette méthode souffre également de préjugés personnels. Un soin particulier doit être pris lors de la formulation des questions pour les différents grades d’employés.

Afin d’obtenir les véritables informations relatives au travail, la direction doit informer efficacement le personnel que les données collectées seront utilisées pour son propre bien. Il est très important de veiller à ce que cela ne soit utilisé d'aucune manière contre eux. Si cela n'est pas fait correctement, ce sera un gaspillage de temps, d'argent et de ressources humaines.

Avantages des questionnaires :

je. Les questionnaires sont rentables.

ii. Les questionnaires sont également un moyen pratique de recueillir des données. Ils peuvent être ciblés sur des groupes de votre choix et gérés de différentes manières.

iii. Les questionnaires apportent des résultats rapides.

iv. Des questionnaires et des enquêtes permettent au responsable des ressources humaines de recueillir des informations auprès d'un large public.

v. La plupart des fournisseurs d’enquêtes et de questionnaires sont de nature quantitative et permettent une analyse facile des résultats.

vi. Les questionnaires garantissent l'anonymat de l'utilisateur.

vii. Lorsque vous utilisez des questionnaires envoyés par la poste, en ligne ou par courrier électronique, il n'y a aucune limite de temps et les répondants peuvent prendre leur temps pour répondre à la question.

viii. Questionnaires cover all aspects of a topic.

Disadvantages of Questionnaires :

je. While there are many positives to questionnaires, dishonesty can be an issue. Respondents may not be 100 percent truthful with their answers.

ii. There is no way to know if the respondent has really thought the question through before answering.

iii. Without someone to explain the questionnaire fully and ensure each individual has the same understanding, results can be subjective.

iv. Respondents may also have trouble grasping the meaning of some questions that may seem clear to the creator. This miscommunication can lead to skewed results.

v. A survey or questionnaire cannot fully capture emotional responses or the feelings of the respondents.

vi. Some questions are difficult to analyse.

vii. As with any sort of research, bias can be an issue. Participants in your survey may have an interest the product, idea or service. Others may be influenced to participate based on the subject of the questionnaire.

viii. When using questionnaires, there is a chance that some questions will be ignored. If questions are not required, there is always that risk they will not be answered.

4. Work Methods Analysis:

The form of analysis on work methods is applicable to describe manual and repeated manufacturing jobs, for example the jobs of assembly-line. Such analysis on work methods consists of analysis of time, motion study and micro motion.

5. Task Inventory Method:

Indeed, a task inventory lists all discrete activities which create a certain job or certain company.

6. Job Element Method:

This style is somehow similar to the method of critical incident technique. The method concentrates on behaviors during working and such consequences that the behaviors bring about more than look at abstract characteristics. This method was developed by Ernest Prim off.

7. Diary Method:

The method of diary is considered to be a very useful tool to analyse jobs. In this method jobs are assessed thanks to workers' daily records or their lists of activities that they practice day by day.

8. Checklists and Rating Scales:

In this method jobs are analysed by using a list keeping track of such job elements. Many questions can be raised, such as working purposes, key roles and responsibilities, organization; relationships; decision-making; authority; Skills, knowledge, experience; working conditions.

9. Competency Profiling Method:

This form of job analysis is an activity that determines certain capacities which are characteristics of high levels of performance in a certain job. It includes skills, knowledge, capacities, values, interests, personalities.

10. Examining Manuals/Reference Materials Method:

In analysing jobs, the analysts use manuals/or materials of reference including quality manual, human resource manual, procedures, instruction, forms, job description. These documents are available so that organizations can apply them in accordance with standards of ISO 9000.

11. Technical Conference Method:

This tool is of great usefulness in analyzing jobs based on Subject Matter Experts (SMEs). SMEs will implement sessions of brainstorming to discover elements of jobs. In this method, SMEs can apply a full mix of all methods of job analysis.


Job Analysis Methods – Top 10 Job Analysis Methods: Observation, Interview, Critical Incident, Group Interview, Structured Questionnaire, Check-List and a Few Others

Job analysis is a process that consumes more time. It is a tedious exercise collecting information to determine job elements, aptitudes and attitudes of an individual for a successful job performance.

Some of the important job analysis methods are given below:

1. Observation Method:

It is a job analysis technique in which employees are directly watched or films of workers on the job are reviewed and the data regarding the job collected. In this method the supervisors observe and gather information with regard to tasks, working conditions, etc., related to a job, while the employees are performing their job. This method is particularly suitable for analyzing manual and unskilled jobs. It may not be suitable for mental, analytical and technical jobs.

2. Interview Method:

The job is analyzed by interviewing every individual employee separately. It is a time consuming task. In this method the employees are selected and intensively and extensively interviewed to know more about every aspect of their job such as the problem and inconvenience they face while performing the job, desirable qualification, tech-know-how, training required, etc.

3. Critical Incident Method:

This method is used to gather information about a job based on the past experiences and critical incidents which are frequently or seldom experienced while performing the job. These incidents are analyzed in detail by the brainstorming technique. But, it requires more time and is dependent the analytical skill of the analysts.

4. Group Interview Method:

It is done like the individual interview method but more people are interviewed simultaneously. It creates an atmosphere for the interviewees to open up their minds and give information, share ideas, opinions, positive and negative aspects of the job. Sometimes, group dynamics may hinder its effectiveness.

5. Structured Questionnaire Method:

In this method a questionnaire is prepared which consist of questions/statements pertaining to job and the employees. The respondents are asked to put a tick mark against their choice or rate every item given therein. It is good method used widely for data collection.

6. Check-List Method:

In this method, the job is analyzed and necessary information regarding the job is collected by asking the employees some subjective questions in the form of 'Yes' or 'No' objective type questions. The job holder is asked to put a tick mark against his/her choice.

7. Video Tape Method:

While on the job-floor, during the course of performing the job, the employees are video graphed. These video tapes are used to assess the job. The advantage of this method is that it can be reviewed again and again whenever needed.

8. Review of Record Method:

The work and repair records which are maintained in the human resources department of the organization are used for job analysis. This method is not appreciated and it is defective and ineffective.

9. Conference Method:

The supervisors utilize this method to collect information. The experts share their expertise and interact with employee participants to gather information about the jobs they perform.

10. Diary or Work Log Record Method:

The job incumbents are given a diary and asked to write a brief account of their job activities they performed at the end of every day. It is a cost and time consuming method but it facilities collection of too much of information at the end in which most of them may not be pertaining to the job activities. It is better to use more than one method of job analysis to make it more effective.


Job Analysis Methods – Methods of Collecting Job Analysis Information: Questionnaire, Checklist, Participation, Critical Incidents, Self-Recording of Diary and a Few Others

The various methods of collecting job analysis information are as under:

Method # 1. Questionnaire:

Usually this method is used to gather information about jobs through a mail survey. The job incumbents who can easily express themselves in writing they are asked to provide data about their jobs in their own words. Hence, this method is, best suited to clerical workers.

But it is often a very time consuming the reason is questionnaires are sent by mail. The receipt of duly filled questionnaires from the respondents is quite often delayed and after obstructed against the process of analysing the data obtained in this manner using.

Method # 2. Checklist:

Under this method the worker is required to check the task that he performs from a long list of possible task statements. However, in order to prepare the checklist, extensive preliminary work is demanded in collecting appropriate task statements. While checklists are easy for the incumbent to respond to, they do not provide an integrated picture of the job in question. They are easily administered to large groups and are easy to tabulate.

Method # 3. Participation:

Under this method, the job analyst actually performs the job himself. By doing so he is able to gather first-hand information about what characteristics made up the job under investigation. This method has some limitations as it fairly good for simple jobs however, in case of complex jobs advance training of the analyst becomes mandatory. The method is also time-consuming and too costly.

Method # 4. Critical Incidents:

Under this method, the supervisor is asked to give instances of on-the-job behaviours of people which he considers to be important. Such instances can be both of good and bad on-the-job behaviour. The number of such instances can be as many as the supervisor can recall. These instances can provide information about critical aspects of the job. However, the shortcoming of the method is that it does not provide an integrated picture of the entire task.

Method # 5. Self-Recording of Diary:

Under this method, the job incumbent is asked to record his daily activities each day using certain type of logbook or diary. The method is good as it systematically collects a great deal of information about the nature of and the time spent on various activities during the day by each incumbent.

Although, it is too time-consuming and exhausting consequently the incumbent may start complaining that he has to spend more time in making entries in his diary than in doing his job. However, this method is particularly useful for high-level managerial jobs.

Method # 6. Technical Conference:

Under this method, information about the characteristics of the job is collected from the experts. They are usually the supervisors and not the actual job incumbents. One serious limitation of this method is that the experts may at times show poor knowledge about the job which they are not actually performing themselves and may give answers based upon their past experience.

Method # 7. Interview:

Under this method, a group of representative job incumbents are selected for extensive interview usually outside of the actual job situation. The interview of the candidates or interviewees may be carried out either individually or in a group to save time. The replies acquired from these are then combined into a single job description. This method though too expensive and time-consuming helps in getting a complete scenario of the job.

Method # 8. Observation:

This method can be followed right on the job. The analyst observes the incumbent as he performs his work and questions him to get the required data. Besides being slow and expensive this method also interferes with normal work operations.

However, it generally produces a good and complete job description. This method is particularly desirable where manual operations are prominent and where the work cycle is short. Working conditions and hazards can also be better explained when observed personally by the analyst.


 

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