Procédure de traitement des griefs des employés

Tout ce que vous devez savoir sur les étapes et la procédure de traitement des griefs des employés.

Les griefs sont très préjudiciables et nécessitent un redressement approprié et rapide. Dans le cas contraire, il peut y avoir de nombreux problèmes dans l’industrie. Pour un traitement correct des griefs, il est nécessaire de mettre en place une procédure adéquate permettant d'attribuer la responsabilité étape par étape pour une gestion efficace des griefs.

La procédure de traitement des réclamations est une méthode systématique de traitement des réclamations, dans laquelle la responsabilité de leur traitement est attribuée par étapes.

Les étapes de la procédure de traitement des réclamations des employés sont les suivantes: -

1. Reconnaissez l'insatisfaction 2. Définissez le problème 3. Identifiez et rassemblez les faits 4. Analysez et décidez 5. Action en temps opportun 6. Prise de décision 7. Mise en œuvre de la décision 8. Action de suivi 9. Examen et modification, si nécessaire 10. Arbitrage.

La procédure à suivre pour traiter les griefs dans diverses organisations peut être étudiée sous les rubriques suivantes: - 1. Politique de la porte ouverte 2. Politique de l'échelonnage 3. Comité de traitement des griefs.

En outre, en savoir plus sur: -

1. Dispositions légales pour la gestion des griefs dans l'industrie indienne 2. Conditions préalables à une bonne procédure de traitement des griefs 3. Avantages de la procédure de traitement des griefs 4. Inconvénients de la procédure de traitement des griefs 5. Nécessité de la procédure de traitement des griefs.


Procédure de traitement des griefs des employés: Comment traiter les griefs de vos employés?

Procédure de traitement des griefs des employés - avec disposition légale pour la gestion des griefs dans l'industrie indienne

Au cours de ce processus, un ensemble d’activités doit être exécuté dans l’ordre pour une gestion ou une gestion efficace des griefs. Les griefs sont le sentiment d'insatisfaction de l'individu. L'insatisfaction des employés a de fortes répercussions sur les individus, les emplois, les performances et l'avenir. Au début, il est très petit mais les impacts négatifs ne sont plus supportables par la suite.

De la même manière, une personne atteinte de maladie ne peut pas continuer longtemps, les employés qui ont des griefs ne peuvent pas continuer à travailler longtemps. Il faut en prendre soin au plus tôt afin que les dommages puissent être supprimés ou minimisés. Les efforts sincères doivent être déployés pour vérifier les griefs au début même. Prévenir vaut mieux que guérir.

Le responsable doit immédiatement rechercher tous les griefs et leurs causes et prendre les mesures appropriées pour les éviter. Les mauvais effets doivent être évités. Cela ne devrait pas nuire aux sentiments des employés. Ils doivent rester satisfaits, loyaux et engagés dans leur travail. C'est très important pour l'amélioration de toutes les personnes concernées. Une gestion efficace des réclamations est une fonction importante de la gestion des ressources humaines dans une organisation.

Les gestionnaires doivent prendre les mesures suivantes pour prévenir / résoudre les griefs efficacement:

Étape n ° 1. Action rapide:

Dès que les sentiments d’insatisfaction ressentis, il faut en identifier la cause et les résoudre. Le gestionnaire expert en gestion des réclamations doit être formé à la gestion efficace et rapide des réclamations. Cela éviterait les impacts négatifs sur les employés, leur performance et leur organisation. Donc, les actions rapides sont très essentielles.

Étape # 2. Acceptation des griefs:

Le gestionnaire doit accepter les griefs transmis par les employés et doit respecter les sentiments vrais et réels des employés. L'acceptation des griefs instaurerait la confiance des employés, ce qui implique que le responsable est intéressé par la résolution du grief sans parti pris. Dans une certaine mesure, les sentiments d'insatisfaction seraient réduits et éviteraient les frustrations. L'environnement de travail serait à son tour propice.

Étape # 3. Collecte d'informations:

Que les griefs soient rapportés ou non, la direction devrait prendre les mesures préventives. L'approche doit être proactive. Avant les griefs, la direction doit développer la pratique pour interagir, discuter, partager et collecter des informations concernant différents problèmes de différences. Si cela est signalé, dans ce cas, les informations doivent être collectées en temps utile concernant la nature et les causes des griefs. Cela contribuerait à la prévention et à la réparation des griefs des employés.

Étape # 4. Contre-interroger les causes de grief:

Une fois les griefs rapportés et les informations concernant la nature et les causes des griefs collectées. Ces informations doivent être contre-interrogées. La direction devrait avoir une compréhension claire des causes. Par conséquent, des mesures correctives doivent être prises immédiatement pour éviter que le grief et les dommages ne se reproduisent.

Étape # 5. Prise de décision logique:

Après avoir identifié les causes des griefs, le responsable doit générer un certain nombre d’options en ce qui concerne les mesures à prendre. Selon les politiques et les pratiques de l'industrie, la meilleure option doit être identifiée. La personne qui aime les gestionnaires ou les individus doit être évitée en prenant une décision rationnelle et plus efficace.

Étape # 6. Mise en œuvre et révision de la décision:

La décision rationnelle de la direction ne devrait pas attendre longtemps. Les parties concernées doivent être placées en confiance et les mettre en œuvre dès que possible. Si ce n'est pas fait au bon moment, il ne sert à rien de mettre les efforts pour prévenir les griefs. Une décision juste et opportune serait plus efficace. Les décisions doivent être réexaminées de temps en temps pour rester en phase avec le fonctionnement de l'entreprise. De plus, les griefs peuvent également être évités.

Un processus efficace de traitement et de gestion des griefs impliquant ces étapes donnerait la bonne approche aux griefs. Le premier grief sera vérifié au début même. Deuxièmement, si les griefs ont eu lieu malgré des efforts sincères; les griefs seraient réglés et les éviteraient également à l'avenir. Ces étapes sont essentielles pour une gestion efficace des griefs. Dans cette situation, les employés ventileraient librement leurs griefs et les réparations deviendraient très faciles si les griefs étaient tous rapportés.

Dispositions légales pour la gestion des griefs dans l'industrie indienne :

Le gouvernement indien a pris des dispositions légales en vertu de différentes lois du travail pour les industries indiennes. Les lois principales régissaient la loi de 1946 sur l’emploi industriel (Ordres permanents), la loi de 1947 sur les conflits du travail, modifiée en 1965, et la loi de 1948 sur les usines. Ces trois lois du travail traitent actuellement des griefs des employés des industries. En vertu de la loi de 1948 sur les usines, il est prévu la nomination d'un agent des affaires sociales dans chaque usine employant au moins 500 travailleurs.

Les agents des services sociaux interviennent après les plaintes et les griefs des travailleurs concernant leur lieu de travail. Il examine les exigences des travailleurs et veille à la bonne mise en œuvre de la loi de 1948 sur les usines en vigueur. Certaines dispositions concernent les griefs ou les différends relatifs au licenciement, au licenciement, au licenciement et au licenciement aux termes de la loi de 1947 sur les conflits du travail, modifiée plus tard en 1965. Sur ces questions, les affaires ont été maintes fois tranchées par la Cour suprême de l'Inde et les hautes cours.

En outre, en vertu de la loi de 1946 sur l’emploi industriel (ordres permanents), il est stipulé que les ordres permanents doivent être encadrés par chaque établissement employant au moins 100 travailleurs. À ce sujet, la disposition concerne la réparation des griefs des travailleurs à l'encontre des employeurs ou de leurs agents pour traitement inéquitable et actes fautifs commis dans l'établissement.

Cependant, les dispositions légales concernant les réclamations n’ont pas été appliquées correctement par les employeurs. Ils ne sont pas équitables dans leur approche. Dans les secteurs organisés également, les assistants sociaux ne sont pas très intéressés par la mise en œuvre des dispositions. Ils ne sont pas très engagés dans leur travail et jouent parfois un double rôle dans l’établissement.

Certains établissements du secteur public se portent bien à cet égard. De l’autre côté, les grands établissements du secteur privé réussissent bien à régler les griefs des employés. Il est regrettable que les établissements du secteur public aient fait des progrès insatisfaisants en matière de traitement des griefs.


Procédure de traitement des griefs des employés - Procédures de traitement des griefs suggérées par les experts: politique de la porte ouverte, politique d'échelle progressive et comité de traitement des griefs

Les griefs sont très préjudiciables et nécessitent un redressement approprié et rapide. Dans le cas contraire, il peut y avoir de nombreux problèmes dans l’industrie. Pour un traitement correct des griefs, il est nécessaire de mettre en place une procédure adéquate permettant d'attribuer la responsabilité étape par étape pour une gestion efficace des griefs. La procédure de traitement des réclamations est une méthode systématique de traitement des réclamations, dans laquelle la responsabilité de leur traitement est attribuée par étapes.

Il s'agit d'un processus formel de présentation des griefs et de traitement des griefs pour réparation. On peut dire qu'il s'agit d'un processus de communication formel entre les employés frustrés et la direction pour le règlement de leurs griefs. Le sujet principal est là ce que devrait être la procédure pour différents types d’organisations.

Il existe de petites, moyennes et grandes organisations. Le problème est qu'une procédure peut ne pas convenir à toutes les organisations. Pour remédier à cette situation, les académiciens et les industriels ont envisagé différentes procédures pour différentes tailles d’organisations.

Les principales caractéristiques du règlement des griefs et de leur traitement sont les suivantes:

(a) Les différences, les conflits et les griefs sont un aspect essentiel de la vie industrielle dans le monde entier.

(b) Il est essentiel de porter le grief à l'avis de la direction pour le règlement

(c) Tous ces problèmes ne peuvent pas être éliminés par le traitement des griefs mais peuvent être contrôlés dans une bonne mesure

(d) Le règlement des griefs soulage les employés de la frustration et contribue à améliorer les relations, le niveau d'engagement, les performances et l'environnement de travail.

(e) Cela conduit à améliorer l'efficacité globale des affaires, la rentabilité, la position de leader et l'image.

Les différends / conflits ou griefs peuvent être portés à la connaissance de l'autorité du règlement et peuvent être résolus par observation directe, boîtes de suggestion, entretien de sortie, conseil aux employés, procédure de traitement des griefs, interaction fréquente avec les employés et autres méthodes.

En outre, les experts ont suggéré les différentes procédures permettant de traiter les réclamations dans diverses organisations, à savoir:

1. Politique de porte ouverte.

2. Politique relative aux échelons.

3. Comité de traitement des griefs.

Procédure n ° 1. Politique de la porte ouverte:

Selon le nom de la politique, il est clair que les employés sont contraints de présenter leurs griefs et d’obtenir une solution. Les portes de la direction de l'entreprise sont maintenues ouvertes. L'employé lésé est libre de se réunir et d'exprimer ses griefs auprès des hauts dirigeants de l'organisation et de faire en sorte que ses griefs soient redressés.

Cette politique de la porte ouverte pour le règlement des griefs convient aux petites organisations. Les cadres supérieurs sont en contact direct avec les employés et les connaissent personnellement. En raison de la petite taille de l'organisation, cela est utile et accepté par cette organisation. Cela prend beaucoup moins de temps et permet un règlement rapide et approprié des griefs. Cette politique ne convient pas aux grandes organisations.

Procédure n ° 2. Politique Step-Ladder:

Cette politique est utilisée par les moyennes et grandes entreprises. Les employés sont plus nombreux et les cadres sont également occupés par leurs tâches. Ils ne peuvent pas souvent consacrer du temps à tout le monde à la résolution de leurs griefs. Une politique est suggérée et comprend des étapes. C'est ce qu'on appelle la politique du step step.

L'employé lésé doit suivre une procédure étape par étape pour présenter et faire corriger son grief. Dans cette politique, chaque employé insatisfait peut présenter son problème à son supérieur immédiat. Le superviseur immédiat examinerait les griefs et donnerait la solution dans les meilleurs délais.

S'il n'est pas satisfait de l'action du supérieur hiérarchique, le supérieur hiérarchique ou lui-même peut présenter le grief au chef de son département. Le chef de département se pencherait sur les griefs et rendrait la décision le plus tôt possible. S'il estime pouvoir en discuter avec le comité de réclamation constitué à cet effet. Le comité de règlement des griefs comprend également des représentants de la direction et des employés.

Si cette étape n’a pas apporté de solution, elle peut être renvoyée au plus haut responsable de la société. S'il échoue également dans sa tentative de résolution des griefs, il est alors renvoyé à l'arbitrage volontaire où les décisions de l'arbitre s'imposent aux deux parties. En cela, la limite de temps pour le redressement par différentes autorités n'est pas spécifiée. Cela peut varier d’une organisation à l’autre avec un intérêt à redresser le plus tôt possible.

Procédure no 3. Comité de règlement des griefs:

Le concept de comité de traitement des réclamations a été suggéré par les experts pour le traitement des réclamations des employés d’une organisation. Dans ce concept, la direction doit nommer un comité de réclamation pour le redressement des réclamations. Dans ce comité, les représentants de la direction et des employés sont nommés en nombre égal.

Les cas de griefs peuvent être renvoyés devant ce comité pour règlement. Le modèle de procédure de traitement des griefs prévoit la création d’un comité des griefs à l’étape 3. Les responsables renvoient les cas pour recommandations au comité. Cela peut donner des suggestions à la direction pour redresser les griefs.

Après l’indépendance, des efforts sincères ont été déployés pour fixer la procédure de redressement des griefs de l’industrie indienne. Des conférences sur le travail indien ont eu lieu et, à sa 16e conférence, un modèle de procédure de résolution des griefs a été recommandé aux industries indiennes.

Dans ce cadre, des dispositions prévoyaient la nomination de représentants des travailleurs dans chaque département et ceux-ci régleraient les griefs dans un premier temps. Le Modèle de procédure de règlement des griefs a examiné en détail toutes les étapes à suivre pour régler les griefs.

Ces étapes sont expliquées en détail ci-dessous:

Étape 1:

Dans la première étape, lorsqu'un employé se sent lésé, il présente son grief au représentant du ministère, qui est nommé représentant de la direction. Il doit donner sa réponse dans les 48 heures / deux jours. Il donnerait sa décision à la partie lésée.

Étape 2:

À cette étape, lorsque le représentant du ministère n’a pas donné de solution ou n’a pris aucune décision, l’employé lésé peut présenter son grief au chef du département dans lequel il travaille. Le chef de département examine les griefs qui lui sont soumis et rend sa décision dans les 3 jours à compter de la date de dépôt du grief.

Étape 3:

Lorsque, à la deuxième étape, le chef du département rend la décision et que l'employé lésé n'est pas convaincu, il peut porter le grief devant le comité des griefs. Dans les sept jours suivant la date de dépôt du grief, le comité de règlement des griefs fait ses recommandations au gestionnaire qui a présenté le grief au comité.

La décision de la direction sur la base du rapport du Comité des griefs serait communiquée à l’employé lésé dans les trois jours suivant la date de réception du rapport. En outre, si les employés lésés ne sont pas satisfaits, ils peuvent à nouveau faire appel à la direction pour révision. Lors d'un appel en révision de décision, la direction doit donner la décision à l'employé lésé dans les sept jours à compter de la date de l'appel.

Étape 4:

Dans cette étape, lorsque l'employé lésé n'est pas satisfait de la décision de la direction sur la réparation des griefs, la question reste non résolue et il peut renvoyer cette affaire à l'arbitrage volontaire. Les décisions de l'arbitre seraient contraignantes pour les deux parties en vertu de la loi.

Le modèle de procédure de traitement des réclamations fournit des lignes directrices à l'entreprise pour le traitement des réclamations des employés. Les modifications nécessaires, si besoin est, que l’organisation peut apporter et s’adapter à leurs besoins. Cela contribue à maintenir un modèle de communication formel entre les employés et la direction pour le règlement des griefs.


Procédure de traitement des griefs des employés - Étapes du traitement des griefs suggérées par Michael J. Jucius

Tout mécontentement ou insatisfaction vis-à-vis d’un aspect de l’organisation est appelé grief. Dans le cas où une plainte reste sans surveillance et que l'employé concerné ressent un manque de justice et d'équité, alors le mécontentement grandit et prend la forme d'un grief.

Beach définit le grief comme suit: «Un grief est une insatisfaction ou un sentiment d'injustice lié à la situation de son emploi qui est porté à la connaissance de la direction».

Selon le professeur Jucius, "grief est un mécontentement ou une insatisfaction, qu'elle soit exprimée ou non, qu'elle soit valide ou non, découlant de tout ce qui est lié à la société, qu'un employé pense, pense ou même estime être injuste, injuste ou inéquitable", déclare Dale Yoder. «Un grief est une plainte écrite déposée par un employé et réclamant un traitement inéquitable».

Keith Davis estime que «le grief est un sentiment réel ou imaginaire d'injustice personnelle qu'un employé a vis-à-vis de sa relation de travail».

L’Organisation internationale du Travail définit le grief comme suit: «Le grief est une plainte d’un ou de plusieurs travailleurs portant sur les salaires, les indemnités, les conditions de travail et l’interprétation des stipulations de service, couvrant des domaines tels que les heures supplémentaires, les congés, les promotions, l’ancienneté, les affectations et les licenciements. de service. "

Le traitement des réclamations nécessite essentiellement une approche très systématique. De toute évidence, quel que soit le type de mécanisme ou de procédure de règlement des griefs, certaines étapes fondamentales doivent être franchies.

Michael J. Jucius suggère les étapes suivantes:

(i) Définir, décrire ou exprimer la nature des griefs aussi clairement et complètement que possible;

(ii) rassembler tous les faits qui servent à expliquer quand, comment, où, à qui et pourquoi le grief est survenu;

(iii) établir des solutions provisoires ou des réponses au grief;

(iv) rassembler des informations supplémentaires pour vérifier la validité des solutions et ainsi déterminer la meilleure solution possible;

(v) appliquer la solution; et

(vi) faire un suivi du dossier pour s'assurer qu'il a été traité de manière satisfaisante et que le problème a été éliminé,

Il est très important de régler les griefs (i) rapidement, (ii) aussi près que possible du point d'origine, (iii) uniquement sur le fond, (iv) avec autant de faits que possible, et (v) avec une attitude de Confiance et respect mutuels - Il est donc utile d’adopter une procédure méthodique systématique pour le traitement des réclamations.


Procédure de traitement des griefs des employés - Avec conditions préalables à une bonne procédure de traitement des griefs

Le mécanisme formel adopté pour traiter le mécontentement parmi les travailleurs est appelé la procédure de traitement des réclamations. En termes simples, il s’agit d’un système formel en plusieurs étapes par lequel l’employé concerné peut porter son grief à des niveaux de gestion plus élevés pour obtenir réparation. C'est également un moyen à la disposition de la direction pour conserver un contrôle ou des données de diagnostic pertinentes sur l'état de santé de l'organisation.

Dans une grande organisation, une procédure de traitement des griefs joue un rôle crucial, car une grande organisation compte de nombreux employés et de nombreux niveaux différents, de sorte que le responsable n’est pas en mesure de contrôler personnellement chaque individu ou d’être impliqué dans tous les aspects du travail des employés. l'organisation.

D'autre part, une petite organisation, la communication, la connaissance et le contact sont possibles dans une bien plus grande mesure, réduisant ainsi la nécessité d'une procédure formelle de réclamation.

Procédure de traitement des griefs:

La procédure de traitement des réclamations est nécessaire pour toute organisation pour de nombreuses raisons.

Certains d'entre eux sont comme sous:

1. Vérifiez les actions arbitraires:

Cela sert à vérifier les actions arbitraires de la direction car les superviseurs savent que les employés vont probablement voir au travers que leurs réclamations parviennent à la haute direction.

2. Un point de vente:

Il sert de débouché aux griefs, au mécontentement et aux frustrations des employés.

3. Présentation des griefs:

La direction a tout pouvoir pour exploiter l’entreprise conformément à ses obligations juridiques et morales et aux contrats qu’elle a conclus avec ses travailleurs ou avec les représentants de leurs représentants. Mais si le syndicat ou les employés n’apprécient pas le fonctionnement de la direction, ils peuvent présenter leur réclamation selon la procédure prévue à cet effet.

4. Pour vérifier les griefs en supposant une position explosive:

La plupart des griefs dérangent sérieusement les employés. Cela peut affecter leur moral, leur productivité et leur volonté de coopérer avec l'organisation. Si une situation explosive se développe, elle peut être résolue rapidement si une procédure de traitement des réclamations existe déjà.

5. Pour régler la plainte non réglée:

Il n'est pas possible que toutes les plaintes des employés soient réglées par les premiers superviseurs, car ces derniers peuvent avoir reçu une formation adéquate à cet effet et manquer d'autorité. De plus, il peut y avoir des conflits de personnalité et d'autres causes.

Conditions préalables à une bonne procédure de traitement des griefs:

1. Acceptabilité:

La procédure de règlement des griefs devrait être développée avec une consultation mutuelle entre toutes les parties, à savoir. la direction, les travailleurs et le syndicat afin que toutes les parties l'acceptent sans confusion.

Pour être généralement acceptable, la procédure doit garantir les éléments suivants:

(i) Une cause de fair-play et de justice pour les travailleurs.

(ii) exercice raisonnable de l'autorité vis-à-vis des gestionnaires.

(iii) Participation raisonnable au syndicat.

2. Sécurité juridique:

Il est nécessaire que la procédure soit conforme à la loi en vigueur. Il devrait être conçu pour compléter les dispositions légales. Dans la mesure du possible, la procédure devrait utiliser les mécanismes prévus par la législation. La procédure peut être intégrée au règlement ou à la convention collective de l'organisation.

3. Suivi:

Un examen périodique du fonctionnement de la procédure de règlement des griefs est nécessaire. Les améliorations nécessaires devraient être apportées pour rendre la procédure plus efficace.

4. simplicité:

La procédure doit être simple et non complexe. C'est simple seulement quand il comporte le moins d'étapes possible. Les canaux de traitement des griefs doivent être soigneusement développés. Les employés doivent connaître les agents à contacter à chaque niveau. Les informations sur la procédure doivent être communiquées aux employés.

5. formation:

Les superviseurs et les représentants syndicaux exigent une formation spécifique sur le traitement des griefs. Cela contribuera au bon fonctionnement de la procédure de règlement des griefs.

6. promptitude:

La procédure de règlement des griefs doit contenir une réponse rapide concernant le redressement des griefs.

La rapidité peut être assurée des manières suivantes:

(i) Le grief devrait être réglé au plus bas niveau possible.

(ii) Il devrait y avoir un seul appel.

(iii) Les délais devraient être prescrits et strictement appliqués à chaque niveau.

(iv) Différents types de griefs peuvent être renvoyés aux autorités compétentes.

Étapes de la procédure de traitement des griefs:

Les étapes de la procédure de traitement des griefs sont les suivantes:

1. Étape I pour identifier les griefs - Les griefs doivent être identifiés par la direction s'ils ne sont pas manifestés ou exprimés. Dans le cas où ils sont ventilés, la direction doit les reconnaître rapidement.

2. Étape II pour mentionner correctement - La direction après avoir identifié ou doit le mentionner comme le problème correctement et avec précision.

3. Étape II: collecte des données - Des informations complètes doivent être collectées auprès de toutes les parties liées au grief. Les informations doivent être classées en différentes catégories, telles que données factuelles, opinions, etc.

4. Étape IV pour analyser et résoudre le problème - Les informations doivent être analysées, des solutions alternatives au problème doivent être développées et parmi les différentes solutions, la meilleure doit être sélectionnée.

5. Étape V: réparation rapide - Le grief devrait être réglé en mettant en œuvre la solution.

6. Mise en œuvre et suivi de l'étape VI - La mise en œuvre de la solution doit faire l'objet d'un suivi à chaque étape afin d'assurer une mise en œuvre efficace et rapide.


Procédure de traitement des griefs des employés - 10 Modèle de procédure de traitement des griefs suggéré par la Commission nationale du travail (avec avantages et inconvénients)

Le modèle de procédure de traitement des griefs suggéré par la Commission nationale du travail implique les étapes successives, dans le temps, qui suivent et qui mènent à la suivante, en cas d’insatisfaction:

1. Grief de transfert au contremaître - En premier lieu, le travailleur lésé s'adressera au contremaître et lui fera part de son grief de vive voix.

2. S'adresser au superviseur - Le contremaître doit régler son grief et si le travailleur n'est pas satisfait de cette réparation, il peut contacter le superviseur.

3. Aller au supérieur hiérarchique - Le superviseur doit répondre dans les 48 heures. Si le superviseur ne répond pas ou si la réponse n'est pas acceptable pour le travailleur, celui-ci passe à l'étape suivante.

4. S'approcher du HOD - A ce stade, le travailleur (seul ou accompagné de son représentant de département) contacte le chef de département qui doit donner une réponse dans un délai de trois jours.

5. Appel au comité de règlement des griefs - Si le chef de département omet de répondre ou si le travailleur n'est pas satisfait de sa réponse, il peut faire appel auprès du comité de règlement des griefs, composé des représentants de l'employeur et des employés.

6. Communication avec les gestionnaires - Les recommandations de ce comité devraient être communiquées au gestionnaire dans les sept jours suivant la date à laquelle le grief a été approché.

7. Décision à l'unanimité - Les décisions à l'unanimité du comité, le cas échéant, seront mises en œuvre par la direction.

8. Décision à prendre par le responsable - S'il n'y a pas unanimité, les avis des membres du comité sont soumis au responsable pour décision. Le responsable doit prendre une décision et informer le travailleur dans les trois jours.

9. Appel contre la décision du responsable - Le travailleur peut former un recours contre la décision du responsable. Ce recours doit être décidé dans un délai d'une semaine.

10. Arbitrage volontaire - Un responsable syndical peut accompagner le travailleur chez le responsable pour discussion. Si aucune décision n’est prise à ce stade, le syndicat et la direction peuvent renvoyer le grief à un arbitrage volontaire dans la semaine qui suit la réception de la décision finale du la gestion.

Avantages:

La procédure de traitement des griefs présente les avantages suivants:

1. Mise en lumière - Elle met les griefs en évidence afin que la direction puisse en apprendre davantage à leur sujet et tenter des mesures correctives.

2. Empêcher que le grief ne dégénère en litige - Cela aide à empêcher les griefs de prendre de grosses proportions. La direction saisit et résout un grief avant qu'il ne devienne un conflit massif.

3. La voie de l'amélioration - Cela permet à la direction de connaître les attitudes et les sentiments des employés concernant les politiques, les règles et les pratiques de l'organisation. Avec de telles connaissances, il est possible d’apporter des améliorations aux politiques et aux règles.

4. Contrôle de la gestion - Il s'agit d'une vérification des actions de gestion arbitraires et capricieuses. Lorsqu'un gestionnaire sait que ses actions peuvent être contestées et examinées dans un système de règlement des griefs, il prend ses décisions avec plus de prudence.

5. Libération émotionnelle - Il fournit aux employés un moyen formel de libération émotionnelle pour leurs insatisfactions. Même si un travailleur n'utilise pas le système de règlement des griefs pour sa propre libération émotionnelle dans une situation donnée, il se sent mieux parce qu'il sait que le système est là pour l'utiliser s'il le souhaite. Cela crée un sentiment de sécurité émotionnelle pour eux.

6. Maintien de la culture de travail - Il aide à établir et à maintenir une culture de travail ou un mode de vie. Au fur et à mesure que les problèmes sont interprétés dans la procédure de règlement des griefs, le groupe apprend comment on s'attend à ce qu'il réponde aux politiques établies.

Désavantages:

Les principaux inconvénients de la procédure de traitement des griefs sont les suivants:

1. Dépendance à l'égard des syndicats - Au lieu de prendre part à des actions visant à résoudre des problèmes, les membres apprennent à ne rien faire et s'attendent à ce que «le syndicat» s'occupe de tout.

2. Variation de procédure - Les procédures peuvent varier d’une organisation à l’autre. La direction peut subir des représailles contre des employés plaignants.

3. Retard injustifié - La direction peut retarder une décision finale, frustrer les membres et faire peser une pression économique sur les personnes concernées, en particulier dans les cas de décharge.

4. Manque de compétences humaines - Les compétences en relations humaines peuvent faire défaut pour traiter les griefs à chaque étape.

5. Prendre du temps - Cela peut prendre beaucoup de temps et coûter cher.


Procédure de traitement des griefs des employés - Reconnaître l'insatisfaction, définir le problème, identifier et rassembler les faits, prendre des mesures en temps utile et quelques autres

À tout moment du mécanisme de règlement des griefs, le conflit doit être traité par certains membres de la direction. Dans le règlement des griefs, la responsabilité incombe en grande partie à la direction. Et, les griefs devraient être réglés rapidement à la première étape elle-même.

Les étapes suivantes guideront le gestionnaire dans le traitement des griefs:

1. Reconnaître le mécontentement:

L’attitude de la direction et des superviseurs à l’égard des griefs est importante. Ils devraient concentrer leur attention sur les griefs et ne pas s'en détourner. Une attitude condescendante de la part des superviseurs et des gestionnaires aggraverait le problème.

2. Définir le problème:

Au lieu d'essayer de gérer un vague sentiment de mécontentement, le problème devrait être défini correctement. Parfois, la mauvaise plainte est donnée. En écoutant efficacement, on peut s’assurer qu’une véritable plainte est exprimée.

3. Identifiez et rassemblez les faits:

Les faits doivent être séparés de la fiction. Bien que les griefs entraînent des sentiments blessants, il faut s’efforcer d’obtenir les faits derrière ces sentiments. Un dossier approprié de chaque grief est nécessaire.

4. Analyser et décider:

Les décisions sur chacun des griefs auront un effet précédent. Les règlements de griefs offrent aux directions la possibilité de les corriger et donc de se rapprocher des employés.

5. Action rapide:

Avant tout, le traitement des réclamations nécessite leur règlement immédiat, au fur et à mesure de leur apparition. Cela nécessite que les superviseurs de première ligne soient formés à reconnaître et à traiter un grief correctement et rapidement.

6. Prendre une décision:

Afin de prendre la meilleure décision pour traiter le grief, des solutions de rechange sont élaborées. Celles-ci sont ensuite évaluées au regard de leurs conséquences sur l'employé lésé, le syndicat et la direction. Enfin, une décision est prise qui convient le mieux à la situation donnée dans l’organisation. Une telle décision devrait servir de précédent à la fois au sein du ministère et de l'organisation.

7. Mise en œuvre de la décision:

La décision, quelle qu’elle soit, doit être immédiatement communiquée à l’employé et également appliquée par l’autorité compétente. La «règle du foyer chaud» de McGregor doit être strictement suivie lors de la mise en œuvre de la décision.

8. Action de suivi:

Les décisions prises doivent faire l'objet d'un suivi sérieux. Ils devraient être rapidement communiqués à l'employé concerné. If a decision is favourable to the employee, his immediate boss should have the privilege of communicating the same.

9. Review and Modification, if Need be:

The decision, thus, implemented should also be reviewed to know whether the grievance has been satisfactorily resolved or not. In case, it is not resolved, the supervisor once again needs to go back to the whole procedure step by step to find out an appropriate decision or solution to resolve the grievance.

10. Arbitration:

If the grievance is not resolved at the internal level, the grievance is, then, referred to an arbitrator who is acceptable to the employee as well as the management. The arbitrator follows a quasi-judicial process where both the parties present evidence. Based on the evidences so produced, the matter is cross-examined in thread-bare. The arbitrator then thinks, applies his mind and arrives at a decision. The decision taken by arbitrator is final and binding on both the parties.

An effective grievance procedure ensures an amiable work environment because it redresses the grievance to mutual satisfaction of both the employees and the managers. It also helps the management to frame policies and procedures acceptable to the employees. It becomes an effective medium for the employees to express t feelings, discontent and dissatisfaction openly and formally.

Need for a Grievance Handling Procedure :

Grievance procedure is necessary for any organisation due to the following reasons:

1. Most grievances seriously disturb the employees – This may affect their morale, productivity and their willingness to cooperate with the organisation. If an explosive situation develops, this can be promptly attended to if a grievance handling procedure is already in existence.

2. It is not possible that all the complaints of the employees would be settled by first – Time supervisors, for these supervisors may not have had a proper training for the purpose, and they may lack authority. Moreover, there may be personality conflicts and other causes as well.

3. It serves as a check on the arbitrary actions of the management because supervisors know that employees are likely to see to it that their protest does reach the higher management.

4. It serves as an outlet for employee gripes, discontent and frustrations. It acts like a pressure valve on a steam boiler. The employees are entitled to legislative, executive and judicial protection and they get this protection from the grievance redressal procedure, which also acts as a means of upward communication.

5. The top management becomes aware of employee problems, expectations and frustrations. It becomes sensitive to their needs, and cares for then well-being.


Employee Grievances Handling Procedure – 5 Stages in the Grievance Handling Procedure (With Model Grievance Mechanism Suggested by the National Commission)

The National Commission on Labour suggested a model grievance procedure. The model grievance procedure has successive time-bound steps, with access to the next stage, if the satisfaction was not obtained. The stage or the level at which settlement takes place is an index of the climate or the spirit that prevails in the firm.

The lower the level of settlement, the quicker the redressal of a grievance. At the first stage, the supervisor is in a position of give and take but at the subsequent stages he comes under the glare of publicity and thus his position is likely to harden. From the aggrieved employee's point of view, the delay would only increase his anxiety and frustration.

In turn, this affects his morale and productivity. If an employee prefers this procedure for the redressal of his grievance then the formal conciliation machinery shall not intervene till all the stages outlined in this procedure have been exhausted. A grievance shall be presumed to take the form of a dispute only when the final decision given by the top management in respect of the grievance is not acceptable to the worker.

Stages in the grievance procedure is as follows:

Stage I:

Firstly, the aggrieved employee shall convey his grievance verbally in person to the officer designated by the management for this purpose. The officer has to answer within 48 hours of the presentation of the complaint.

Étape II:

If the worker is not satisfied with the decision of this officer or he fails to receive the answer within the stipulated time, then, he shall along with his departmental representative, present his grievance to the head of the department. Usually, a fixed time is specified during which an aggrieved employee could meet the departmental head. The head of the department shall give his answer within three days of the presentation of the grievance.

Étape III:

If the decision of the head of department is unsatisfactory, then the aggrieved employee along with the departmental representative may forward his grievance to the grievance committee. The grievance committee shall make its recommendations to the manager within 7 days of the employee's request. If the recommendations of the committee are unanimous then the management shall implement it.

If there are differences of opinion among the members of the committee then the views of all the members shall be placed before the manager for the final decision. In either case, the final decision of the management shall be communicated to the employee within three days from the receipt of the recommendations of the grievance committee.

Stage IV:

If the decision of the management is not in time or unsatisfactory then the worker may appeal to the management for revision. The management shall communicate its decision on appeal within a week.

Stage V:

If still no agreement is reached, then the union and the management may refer the grievance to voluntary arbitration within a week after the decision of the management. In the model grievance procedure there is a time limit within which an appeal shall be taken from one stage to the other.

The aggrieved worker shall, within 72 hours of the receipt of the decision at one stage (in case no decision is received then on the expiry of the stipulated period), file his appeal with the authority at the next higher stage.

Model Grievance Mechanism :

The model grievance mechanism suggested by the National Commission on Labour, involves two successive time bound steps, each leading to the next, in case of dissatisfaction.

First the aggrieved worker will approach the foreman (or in change officer in bank) and tell him / her of the grievance orally. The foreman has to redress, women's grievance and if the worker is not satisfied with the redressal, he / she can approach the superior (in bank manager) has to provide an answer within 48 hours. In the event of the supervisor not giving an answer or the answers not being acceptable to the worker, the worker goes to the next step.

Second step the worker approaches the Head of Dept. who has to give an answer within 3 days. If the department head fails, to give an answer or if the worker is not satisfied with the Departmental Head answer, the worker may appeal to the grievance committee, as the step consisting of representatives of employer and employees.

The recommendation of this committee should be communicated to the Manager within 7 days from the data of the grievance reaching it Unanimous decision, if any of the committees shall be implemented by the management. If there is no unanimity, the views of the committee members shall be placed before the managers for his / her decision. The manager has to take decision and inform the worker within 3 days. This being fourth step.

Fifth step, is that the worker can appeal against the manager's decision and such an appeal has to be decided within a week's time.

Sixth step being then to trade union's representative may accompany the worker to the manager for discussion and if no decision is arrived at this stage, both the union representative and management may refer the grievances to voluntary arbitration within a week of the receipt of the management decision.


Employee Grievances Handling Procedure – Steps for the Operation of the Grievance Procedure in an Unionised Organisation

In an unionised organisation, the operation of the grievance procedure may contain the following steps:

Étape 1:

The aggrieved employee verbally explains his grievance to his immediate supervisor or in a conference or a discussion specifically arranged for the purpose. The employee seeks satisfaction from his supervisor. He may or may not be accompanied by his shop steward. The grievance can be settled if the supervisor has been properly trained for the purpose, and if he adheres strictly to a basic problem-solving method.

Étape 2:

The second step begins when the grievance is not settled by the supervisor. In this case, it is sent to a higher level manager with a note in which are mentioned the time, place and nature of the action to which the employee objects. The higher level manager is generally the chief business manager, a superintendent or an. Industrial Relations Officer who goes into the grievance and gives his decision on the matter.

Étape 3:

This means that the grievance is to be submitted to the Grievance Committee since the decisions of the supervisor and of the higher level manager have not solved the problem. This committee, which is composed of some fellow-employees, the shop steward or a combination of union and management representatives, considers the record and may suggest a possible solution.

It may call upon the grievant to accept the employer's proposed settlement. It may advise him that the trade union will not press for anything more than has already been suggested. In some cases, it may recommend that the issue be submitted for arbitration.

Étape 4:

If the decision or suggestion of the Grievance Committee is not accepted by the grievant, he may approach the management or the corporate executive. This is the fourth step in the grievance handling procedure.

Étape 5:

The final step is taken when the grievance is referred to an arbitrator who is acceptable to the employee as well as the management. They may agree beforehand that the arbitrator's award will be final and binding on both the parties.

The Indian Institute of Personnel Management, Kolkata, has briefly summarised the grievance procedure in the following five steps:

(i) In the first instance, the grievance should be settled at the lowest level; that is, the employee should raise his grievance with his immediate superior.

(ii) It should be made clear to the employee that he may appeal if he does not get satisfaction from his immediate superior. He should know who the next person in the echelon of management is to whom he should refer his grievance.

(iii) The grievance should be speedily dealt with.

(iv) If the grievance is against any instructions issued by the superior, the employee should clearly understand that, in the interest of discipline, the instructions must first be carried out before the grievance can be considered and decided upon. It is only when this has been done that the employer will register his protest and set the grievance handling procedure in motion.

(v) It should be clearly understood by the employee that there will be no recourse to any official machinery till the grievance redressal procedure has been set in motion and that, in the event the employee is still dissatisfied, there will be no direct action by either party which might prejudice the case or raise doubts while the grievance is being investigated.

In practice, grievance procedure differs from company to company. Some contain simply two- step procedures; others may have as many as six or more steps.


Employee Grievances Handling Procedure

While the grievance procedure evolved needs to be adapted to meet special circumstances prevailing in various undertakings, the procedure generally followed in handling the grievances should be as follows:

1. The aggrieved employee shall first present his/her grievance verbally in person to the person designated by the management for the purpose. An answer shall be given within 48 hours of presenting the complaint.

2. If the employee is not satisfied with the decision of the officer or fails to receive an answer within the stipulated time period, the employee can present his/her grievance to the head of the department designated by the management for the purpose of handling grievances. The departmental head shall give his/her answer within three days of the representation of grievance.

3. If the employee is not even satisfied with the decision of the departmental head, the aggrieved may request to the grievance committee which shall make its recommendations to the manager within seven days of the employee's request. The employee would be communicated the recommendation within three days.

4. If the committee fails to take decisions within the stipulated time period or the employee is not satisfied with the decision he/she can make an appeal for revision to management. Management is supposed to communicate its decision within seven days of the employee's revised petition.

5. If no agreement is still possible, the union and the management may refer the grievance to voluntary arbitration within a week of the receipt of the management's decision by the aggrieved employee.

6. Where a worker has taken up a grievance for redressal under this procedure, the formal conciliation machinery shall not intervene till all steps in the procedure are exhausted. A grievance shall be presumed to take the form of a dispute only when the final decision of the top management in respect of the grievance is not acceptable to the worker.

7. The management should try their level best to ensure that no grievance should finally get converted into a dispute and cooperate with all the grievance handling machinery.

8. The management shall provide necessary clerical and other assistance for the smooth functioning of the grievance machinery.

9. In the case of any grievance arising out of discharge or dismissal of a worker, the above-mentioned procedure shall not apply. Instead a discharge or dismissed worker shall have the right to appeal either to the dismissing authority or to a senior authority who shall be specified by the management within a week from the date of dismissal or discharge.


Employee Grievances Handling Procedure – Open Door and Step-Ladder Procedures (With Essentials of an Effective Grievance Handling Procedure )

A grievance is the embryo of more serious trouble to come because accumulation of minor grievances may lead to major explosions. Therefore, prompt and effective handling of grievances is the key to industrial peace. This calls for a systematic procedure of handling grievances for the just and speedy disposal of grievances. There are two types of grievance procedures for redressing the grievances of the employees.

These include:

(i) Open door procedure,

(ii) Step- ladder procedure.

(i) Open Door Procedure:

Under this procedure, the employees are free to meet the chief executive of the organisation and get their grievances redressed. It is said that this policy can remove the causes of grievance quickly.

Though this policy appears to be attractive, it has the following implications:

une. The open door policy is workable only in small organisations. In big organisations, the top management does not have the time to attend to innumerable routine grievances daily which is the work of lower- level managers.

b. The lower level executives feel bypassed. This may complicate the human relations problems. Moreover, top management is not too familiar with the working conditions of the operative employees. It may be difficult for it to attend to employee grievances because of lack of sufficient information.

c. The open door policy is suitable for executives to walk through and not the operative employees. The operative employees may even hesitate to go to higher level executives with their grievances.

Because of the above difficulties, step ladder procedure may be adopted.

(ii) Step-Ladder Procedure :

Under this procedure, the aggrieved employee has to proceed step by step in getting his grievance heard and redressed. Firstly, he has to present his grievance in writing to his supervisor or foreman. If he is not satisfied with his decision, he may go to the head of the department.

There may be a joint grievance committee after the decision of the head of the department is not acceptable to the employee. If the committee also fails to redress his grievance, the matter may be referred to the chief executive.

The grievance procedure will be said to be exhausted if the top management is also not able to redress the grievance. The worker should not take any action against the management (such as going to the labour union or labour court) until the whole grievance procedure has been exhausted. The worker should ask for voluntary arbitration for the redressal of his grievance.

The grievance may assume the form of a conflict after the worker is not satisfied with the decision of the chief executive. For maintaining industrial peace in the plant, it is advisable to refer such grievance to the voluntary arbitration. The award of the arbitrator should be binding on both the parties.

A good grievance procedure should be simple so that an average employee is able to understand it. It should be developed with the participation of the leaders of the employees and must be applicable to all.

Further the grievance procedure should ensure the speedy redressal of the grievances and must be capable of ensuring a sense of satisfaction to the individuals concerned. As far as possible, the procedure should have a limited number of steps with the provision for at least one appeal.

Essentials of an Effective Grievance Handling Procedure :

A grievance procedure should incorporate the following features:

(1) Conformity with the Existing Legislation:

The grievance handling procedure should be designed in conformity with the existing statutory provisions. Where practicable, the procedure can make use of such machinery as the law might have already provided for.

(2) Acceptability:

The grievance procedure must be acceptable to the employees. In order to be generally acceptable, it must ensure – (a) a sense of fair- play and justice to the worker, (b) reasonable exercise of authority to the, manager, and (c) adequate participation of the union.

(3) Simplicity:

The grievance procedure should be simple enough to be understood by every employee. The steps should be as few as possible. Channels for handling grievances should be carefully developed. Employees must know the authorities to be contacted at various levels. Information about the procedure can be thoroughly disseminated among all employees through pictures, charts, diagrams, etc.

(4) Promptness:

Speedy settlement of a grievance is the cornerstone of a sound personnel policy. Justice delayed is justice denied. The procedure should aim at a rapid disposal of the grievance.

This can be achieved by incorporating the following features in the procedure:

(a) As far as possible, grievances should be settled at the lowest level.

(b) No matter should ordinarily be taken up at more than two levels, ie, normally there should be only one appeal.

(c) Different types of grievances may be referred to appropriate authorities.

(d) Time limit should be placed at each step and it should be rigidly followed by the concerned executives.

(5) Training:

In order to ensure effective working of the grievance procedure, it is necessary that supervisors, managers and the union representatives are given proper training to handle employees' grievances.

(6) Follow-Up:

The working of the grievance procedure should be reviewed periodically by the human resource department and necessary changes should be introduced to make it more effective.


Employee Grievances Handling Procedure – 5 Step Process

Steps involved in a grievance procedure depend on the size of the organization. Generally, in a smaller organization, fewer number of steps is required as compared to a large organization where number of steps may be more.

The five-step grievance procedure is described below. At each step, a time limit is prescribed within which the decision on a grievance must be taken. It is not necessary that the redressal of grievances must proceed to all five steps. In fact, many grievances may be settled at the first level itself. Let us see how various steps are followed in redressing grievances.

Étape 1:

At the initial step, the aggrieved employee explains his grievance to his immediate supervisor. The employee may or may not be accompanied by union representative. After explanation from the employee, the superior takes suitable action to overcome the grievance and communicates his action to the employee. If the employee feels satisfied, the matter is over. If he is not satisfied, he may go to the next step.

Étape 2:

A grievance not handled at step 1 is referred to step 2 which is usually handled by the sectional/departmental head or representative from industrial relations/HR department. At this stage, if union representative is to be associated, he must be of higher level than the one represented at step 1. The officer concerned gives his decision considering all relevant facts within the specified time.

Étape 3:

If the grievance is not redressed to the satisfaction of the aggrieved employee, the matter is referred to the grievance committee having members from both management and union. The committee members deliberate on the issue involved in the grievance and also examine the decisions arrived at the previous steps to arrive at the decision.

The decision suggests the ways in which the grievance can be overcome, or what relief the aggrieved employee should be given. In some cases, the committee may recommend the matter to a higher level for arbitration.

Étape 4:

If the grievance is not redressed at the committee level, or the committee recommends for arbitration, the senior manager or HR manager along with senior union representative arrives at the decision to refer the matter for arbitration.

Étape 5:

This is the final step in a grievance procedure in which the grievance is referred to an arbitrator for final decision. An arbitrator is appointed with the mutual consultation between management and union or the employee. Both the parties agree that the decision of the arbitrator will be final and binding.


Employee Grievances Handling Procedure – Steps to Handle Employee Grievances

Government of India has formulated a grievance handling procedure, known as Model Grievance Procedure in 1958. It is voluntary and the individual organizations can adopt this as it is or with some suitable changes according to their needs. The basic objective of this model is to provide speedy redressal of grievances and to have uniform practices in the industry.

Grievance redressal procedure is a systematic method to deal with and resolve grievances of employees. Every industrial establishment with 20 or more workers must set up grievance redressal machinery.

Following are the steps to handle employee grievances:

1. First Step (Immediate Supervisor) :

Initially, the employee has to present his complaint to the immediate superior in written form. The superior has to respond to such complaint within 48 hours (2 days) from the date of complaint. If the aggrieved employee is not satisfied with the action taken by the superior, he can further take the complaint to the higher authority.

2. Second Step (HOD / Senior Manager) :

Employee can file the same complaint with the Head of the Department (HOD), if he is not satisfied with the response of the immediate manager. The HOD or senior manager must respond to the employee within three days of receiving the complaint.

3. Third Step (Grievance Committee) :

Employee can file the same complaint with the grievance committee, if he does not receive satisfactory response from both, the immediate manager and HOD. Grievance committee consists of representative members from trade union as well as the management. The committee must give its recommendations to the management within 7 days of receiving the complaint. Later, the management must convey its final decision to the aggrieved employee within 3 days of receiving recommendations from the committee.

4. Fourth Step (Appeal for Revision) :

The employee can again request the management to revise its decision, if he is not satisfied with its decision. The management must give its revised decision to the employee within 7 days of receiving the request.

5. Fifth Step (Voluntary Arbitration & Final Decision) :

Employee can further complaint to arbitrator, if he is not satisfied with the revised decision of the management. Arbitrator is appointed with the mutual consultation between the management & the workers' union. The arbitrator listens to both the parties and gives final decision. Such decision must be compulsorily accepted by management as well as the employee.


 

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