Fonctions de gestion du personnel: fonctions de gestion, opérationnelles et générales

Tout ce que vous devez savoir sur les fonctions de gestion du personnel.

Les fonctions de gestion du personnel / responsable / directeur du personnel sont très complètes et variées et sont déterminées par des facteurs tels que la taille, la nature et l'emplacement de l'organisation, de l'entreprise ou du secteur, ses objectifs à court et à long terme, la nature du son produit, les conditions du marché, l'ampleur de la concurrence entre concurrents, ses environnements social, économique, culturel, politique et juridique, la structure des responsables exécutifs et administratifs, la structure mentale des responsables du personnel et la philosophie organisationnelle globale des entreprises.

Les fonctions de gestion du personnel sont classées dans les catégories suivantes: - 1. Les fonctions de gestion 2. Les fonctions opérationnelles et 3. Les fonctions générales.

A: Les fonctions managériales: - 1. Planification 2. Organisation 3. Direction 4. Coordination et contrôle.

B: Les fonctions opérationnelles: - 1. Approvisionnement 2. Développement 3. Compensation 4. Maintenance 5. Intégration et 6. Séparation.

C: Fonctions générales: - 1. Emploi 2. Promotion, mutation et licenciement 3. Formation 4. Salaires et autres incitations. 5. Activités de service et représentation collective des employés.

Quelles que soient les fonctions qui y sont énumérées, l'objectif principal de ces fonctions est de rassembler les compétences de manière scientifique et de créer des attitudes qui motivent un groupe à atteindre ses objectifs de manière économique, efficace et rapide.


Fonctions de gestion du personnel - Fonctions de gestion, opérationnelles et générales

Fonctions de gestion du personnel - Deux grandes catégories de fonctions de gestion du personnel classées par experts

La gestion du personnel est la gestion des ressources humaines dans une organisation et vise à créer des relations de travail harmonieuses entre ses participants et à favoriser leur développement individuel maximal. Une telle gestion concerne le leadership dans les deux groupes et les «relations individuelles», les «relations de travail» et la «gestion du personnel».

Il décrit efficacement le processus de planification et de direction, de développement et d'utilisation des ressources humaines dans l'emploi. En fait, la gestion du personnel entreprend toutes les activités qui concernent à la fois les éléments humains et les relations ainsi que les éléments matériels d’une organisation.

Quelles que soient les fonctions qui y sont énumérées, l'objectif principal de ces fonctions est de rassembler les compétences de manière scientifique et de créer des attitudes qui motivent un groupe à atteindre ses objectifs de manière économique, efficace et rapide.

Chaque fonction de l'organisation inclut un flux d'intrants (matériaux, énergie ou informations) et les transforme en produits (le produit ou les services et les déchets).

Sur le plan fonctionnel, la «gestion du personnel» désigne la planification, la coordination et le contrôle d'un réseau d'organisation et facilite les travaux relatifs au recrutement, à la sélection, à l'utilisation et au développement des ressources humaines.

La fonction comprend les aspects les plus vitaux de la gestion du personnel - leadership, détermination de la justice, spécialisation des tâches (conception du travail et de l'organisation), dotation en personnel, évaluation des performances, formation et développement, rémunération et récompense, négociation collective et développement de l'organisation.

D'une manière générale, les experts ont généralement classé les fonctions en deux grandes catégories, à savoir les fonctions de gestion et les fonctions opérationnelles.

Fonction # 1. Management :

«La gestion est un organe à usages multiples qui occupe trois postes, dont deux sont directement liés au personnel qui gère une entreprise: les" gestionnaires "et" la gestion des travailleurs "et le travail." Lawrence Appley a déclaré que "La gestion est la réalisation de résultats obtenus grâce aux efforts d’autres personnes. »Pour Harold Koontz, « c’est l’art de faire avancer les choses avec des personnes et avec des groupes organisés de manière informelle ».

À notre avis, la gestion peut être considérée comme le processus d’allocation des intrants (ressources humaines et économiques) d’une organisation en planifiant, organisant, dirigeant et contrôlant dans le but de produire les extrants (biens et services) souhaités par ses clients afin que les objectifs de l’organisation sont accomplis. Dans le processus, le travail est effectué avec et par le personnel de l'organisation dans un environnement d'entreprise en constante évolution.

La gestion est donc l'administration du personnel. C'est le développement du peuple et non la direction des choses. Gérer les gens est le cœur et l’essence d’être un gestionnaire. Ainsi, un responsable du personnel est un responsable et, à ce titre, il doit exécuter les fonctions de base de la gestion. Il exerce son autorité et son leadership sur les autres membres du personnel.

Ses fonctions impliquent (ce que Luther Gullick appelle) POSD CORB, c’est-à-dire la planification, l’organisation des effectifs, la direction, la coordination, le reporting et la budgétisation du travail des personnes chargées de l’exécution des fonctions opérationnelles. En d'autres termes, les gestionnaires achètent, traitent et colportent, trouvent et utilisent des ressources, développent des services et trouvent des marchés pour leur production.

je. Planification:

Est un plan d'action prédéterminé. Selon Allen, "c'est un piège destiné à capturer l'avenir." Terry est d'avis que "la planification est le fondement des actions les plus réussies de toute entreprise". La planification consiste à déterminer les plans, stratégies, programmes, politiques, procédures, et la norme doit atteindre les objectifs organisationnels souhaités. En fait, «planifier aujourd'hui évite les crises demain».

La planification est un travail difficile, car elle implique la capacité de penser, de prévoir, d’analyser et de prendre des décisions, de contrôler les actions de son personnel et de faire face à un environnement fluide complexe et dynamique. Ils comblent le fossé entre leur lieu d'origine et leur destination. À cette fin, ils déterminent les programmes du personnel longtemps à l’avance.

La recherche et la prévision sont les deux caractéristiques les plus importantes de la planification. Les deux sont liés, la prévision n’est possible que grâce à la recherche. L'administration du personnel devrait être en mesure de prévoir l'évolution des salaires, du marché du travail, des revendications syndicales, des autres avantages et des politiques et programmes relatifs au personnel.

La tâche de prévoir les besoins en personnel en fonction de l’évolution de la production ou des variations saisonnières et de la régularisation des différences de production est extrêmement importante, tant pour les employés que pour la direction.

Par conséquent, la planification ou la prise de décision doit être entreprise bien avant une action afin que les problèmes et événements imprévus ou anticipés puissent être traités correctement. Cela est également souligné par le dicton «Les bons gestionnaires font bouger les choses».

ii. Organiser:

Une fois qu’un plan d’action a été déterminé, une organisation devrait être mise en place pour le mener à bien. Selon JC Massie, "Une organisation est une structure, un cadre et un processus par lequel un groupe coopératif d'êtres humains répartit ses tâches entre ses membres, identifie ses relations et intègre ses activités dans le but d'atteindre des objectifs communs."

Cela se fait en concevant la structure des relations entre les emplois, le personnel et les facteurs physiques. Une organisation est le mariage de l'autorité et de la responsabilité, car elle consiste essentiellement en l'attribution de fonctions spécifiques à des personnes désignées ou à des départements habilités à les exécuter, ainsi qu'à leur responsabilité vis-à-vis de la direction pour les résultats obtenus.

Il cherche à obtenir le maximum de rendement avec un minimum d'effort par décentralisation, en vertu de laquelle le pouvoir de décision est réduit au plus près de l'individu concerné. La mesure dans laquelle cela sera possible dépendra de la philosophie de la direction et de l'appréciation des avantages de la délégation et de la décentralisation.

Dans les mots de Drucker, «la bonne structure organisationnelle est la base nécessaire; sans cela, la meilleure performance dans tous les autres domaines de la gestion sera inefficace et frustrée. ”

iii. Direction:

Diriger les subordonnés à n'importe quel niveau est une fonction de base du personnel de direction. Selon McGregor, «de nombreux gestionnaires s’accorderaient à dire que l’efficacité de leur organisation serait au moins doublée s’ils pouvaient découvrir comment exploiter le potentiel non réalisé de leurs ressources humaines».

La direction consiste à réunir les personnes et à leur demander (par ordre ou par motivation) de travailler de leur plein gré et efficacement pour la réalisation des objectifs fixés. La direction traite non seulement de la diffusion des ordres au sein des unités organisationnelles et des départements, mais également de l'acceptation et de l'exécution de ces ordres par les employés.

Les décisions sont prises par la direction, mais seulement après consultation du service du personnel. Un examen ou une vérification des tranches de sécurité, des fourchettes de taux de salaire, des mesures disciplinaires et des modifications générales des salaires relèvent de la responsabilité du service du personnel.

L'action finale n'est prise que lorsque le signal vert a été obtenu de celui-ci. Cependant, assurer l'acceptation et l'exécution nécessite généralement une certaine motivation des individus et des groupes. Sinon, le niveau de performance réel peut être bien inférieur à celui souhaité.

iv. Coordination et contrôle:

La coordination consiste à équilibrer le calendrier et à intégrer les activités dans une organisation, de manière à réaliser une unité d’action dans la poursuite d’un objectif commun. Selon Terry, «la coordination consiste à associer les efforts pour atteindre un objectif.» La coordination de la gestion du personnel s'effectue à tous les niveaux, de la direction à la direction. superviseur et ceux dont il est responsable.

Le service du personnel doit coordonner les tâches de développement, d’interprétation et de révision des politiques, pratiques et programmes du personnel, tels que programmes de sécurité, avantages du personnel, évaluation des emplois, formation ou développement et communication. Ces activités sont généralement mises en œuvre par et via les interlocuteurs; mais c'est le service du personnel qui les suit, les unifie et vérifie leur fonctionnement.

Le contrôle est l'acte de vérifier, régler et vérifier si tout se passe en conformité avec le plan qui a été adopté, les instructions émises et les principes établis. Il est grandement concerné par les actions et les actions correctives.

«Il ne s'agit pas simplement de marquer des points. Il ne s’agit pas seulement de tracer le parcours et d’obtenir des rapports de localisation; mais plutôt, c'est diriger le navire. »C’est par le contrôle que les actions et opérations sont ajustées à des normes prédéterminées; et sa base est l'information entre les mains des gestionnaires.

«Par le contrôle, l'analyse et l'examen, le service du personnel aide à atteindre les objectifs du personnel. Auditer des programmes de formation, analyser les taux de rotation du travail, diriger des enquêtes sur le moral, mener des entretiens de séparation, interroger les nouveaux employés à des intervalles définies, comparer diverses caractéristiques du programme avec celles d'autres programmes de l'entreprise dans la région, le secteur d'activité et la nation - ce sont quelques-uns des moyens permettant de contrôler la gestion du personnel. "

Ce processus de surveillance fournit à la direction des informations sur les performances réelles à des fins de comparaison avec des normes de performances prédéterminées. En cas d'écarts inévitables par rapport aux performances prévues, des mesures correctives peuvent être prises immédiatement.

Cette dernière fonction de contrôle ferme la boucle du système en fournissant un retour d'informations sur les écarts importants par rapport aux performances prévues. Le retour d'informations pertinentes peut affecter les entrées ou n'importe laquelle des fonctions de gestion.

Bien que toutes les fonctions ci-dessus soient exécutées à tous les niveaux de gestion, le temps consacré à chaque fonction varie pour chaque niveau de gestion. La direction assume plus de tâches de planification que la direction. Au troisième échelon de la pyramide de gestion, les superviseurs consacrent plus de temps à la direction et au contrôle de la production.

Fonction # 2. Opératif :

Les fonctions opérationnelles de la gestion du personnel concernent les activités spécifiquement consacrées à l’acquisition, au développement, à la rémunération et au maintien d’un effectif efficace. Ces fonctions sont également appelées fonctions de service.

je. Fonction d'approvisionnement:

La fonction achats vise à obtenir le type et le nombre d'employés appropriés pour atteindre les objectifs d'une organisation. Il traite spécifiquement de sujets tels que la détermination des besoins en main-d’œuvre, leur recrutement, leur sélection et leur lieu (comprenant des activités de filtrage et de recrutement du personnel, y compris formulaires de candidature, tests psychologiques, entretiens, visites de référence de visites médicales), induction, suivi up, transferts, mises à pied, décharge et séparation, etc.

une. Analyse de travail:

Les organisations sont composées d'emplois qui doivent être pourvus. L'analyse des tâches est la procédure par laquelle le responsable du personnel détermine les tâches et responsabilités de ces tâches ainsi que les caractéristiques des personnes à embaucher.

b. Planification de la main-d'œuvre:

C'est le processus de décider quels postes la firme devra pourvoir et comment les combler. Il s'agit d'un processus d'analyse des postes vacants actuels et futurs pouvant résulter des départs à la retraite, des congés, des mutations, des promotions, des congés de maladie, des congés de maladie, des congés de maladie ou d'autres raisons, ainsi qu'une analyse de l'expansion ou de la réduction actuelle et future des divers départements.

Des plans sont ensuite formulés pour les postes internes ou les réductions d'effectifs, pour la formation et le développement des employés actuels, pour les ouvertures de publicité, ou pour le recrutement et l'embauche de nouveau personnel possédant les qualifications appropriées.

c. Recrutement:

Il concerne le processus de recrutement de personnel qualifié et compétent pour différents emplois. Cela inclut l'identification des sources existantes du marché du travail, le développement de nouvelles sources et la nécessité d'attirer un grand nombre de candidats potentiels afin qu'une sélection judicieuse soit possible.

ré. Sélection:

Le processus de sélection concerne l'élaboration de politiques et procédures de sélection et l'évaluation des employés potentiels en termes de spécifications de travail. Ce processus comprend l’élaboration d’ébauches d’application, des tests valides et fiables, des techniques d’entretien, des systèmes d’aiguillage des employés, l’évaluation et la sélection du personnel en fonction des spécifications du poste, la formulation des recommandations finales à la hiérarchie et l’envoi d’offres et de lettres de refus. .

e. Placement:

Il s'agit de placer un employé dans un poste pour lequel il est le mieux adapté, tout en tenant compte des exigences de l'emploi, de ses qualifications et de sa personnalité.

F. Induction et Orientation:

L'initiation et l'orientation sont des techniques par lesquelles un nouvel employé est réhabilité dans son nouvel environnement et initié aux pratiques, aux politiques et aux personnes. La nouvelle recrue est initiée aux principes qui définissent et dirigent l'organisation, à la déclaration de mission et aux valeurs qui en constituent l'épine dorsale.

g. Mobilité interne:

C'est le mouvement des employés d'un emploi à un autre par le biais de mutations et de promotions. Le processus de transfert concerne le placement d'un employé dans un poste dans lequel ses capacités peuvent être utilisées au mieux. Cela se fait en élaborant des politiques et des procédures de transfert, en conseillant les employés et les responsables hiérarchiques sur les transferts et en évaluant les politiques et les procédures de transfert.

Promotion vise à récompenser les employés compétents en les plaçant dans des postes plus élevés, avec plus de responsabilités et un salaire plus élevé. À cette fin, une politique et une procédure de promotion justes et équitables doivent être développées; Les responsables hiérarchiques et les employés doivent être informés de ces règles, qui doivent être évaluées pour déterminer si elles ont réussi.

ii. Fonction de développement:

La fonction de développement s'intéresse au développement du personnel des employés en développant leurs compétences par le biais de la formation, de sorte que le rendement au travail soit correctement réalisé. La rédaction et la direction de programmes de formation pour les employés de tous les niveaux, la préparation de leur formation sur le tas, au bureau et dans leur vestibule, la tenue de séminaires et de conférences, l’orientation pédagogique et professionnelle et l’évaluation du potentiel et de la performance des employés sont entreprises dans le cadre de cette fonction.

La fonction de développement concerne principalement trois domaines spécifiques:

une. Entraînement:

Ce processus complexe vise à augmenter les capacités des individus et des groupes afin qu’ils puissent contribuer efficacement à la réalisation des objectifs de l’organisation.

Ce processus comprend:

1. Détermination des besoins de formation du personnel à tous les niveaux, formation professionnelle, conseils aux employés et programmes de perfectionnement des cadres, des professionnels et des employés; et

2. Activités de développement auto-initiées (éducation formelle), en dehors des heures de travail (y compris la fréquentation d'établissements scolaires / collégiaux / professionnels); lecture et participation aux activités de la communauté.

Dans ce domaine, les besoins en formation de l'entreprise sont identifiés, des programmes de formation appropriés sont développés, des opérateurs et des cadres sont identifiés pour la formation, une motivation est fournie pour rejoindre des programmes de formation, la direction est conseillée pour la conduite des programmes de formation et les services. des spécialistes sont enrôlés. L'efficacité des programmes de formation doit être évaluée en organisant des études de suivi.

b. Développement exécutif:

Il s’agit d’un processus systématique d’acquisition de compétences et de capacités de gestion par le biais de programmes appropriés.

c. Planification et développement de carrière:

La «carrière» peut être définie comme les postes professionnels qu'une personne a occupés au cours de nombreuses années. La planification de carrière est la planification de carrière et la mise en œuvre de plans de carrière par le biais de l'éducation, de la formation, de la recherche d'emploi et de l'acquisition d'expériences professionnelles.

La gestion de carrière aide les employés à mieux comprendre et à développer leurs propres compétences et intérêts, et à utiliser ces compétences et intérêts le plus efficacement possible au sein de l'entreprise et après leur départ. Le développement de carrière concerne un effort de toute une vie visant à réaliser les ambitions de carrière, les attentes menant au succès et à l'épanouissement de la carrière.

iii. Fonction de compensation:

La fonction de compensation vise à garantir au personnel une rémunération adéquate et équitable pour sa contribution à la réalisation des objectifs organisationnels. Les fonctions liées aux enquêtes sur les salaires, à l’établissement des classifications d’emplois, aux descriptions et analyses des emplois, aux notations du mérite, à l’établissement des taux et de la structure des salaires, aux régimes et aux politiques salariaux, aux systèmes de rémunération, aux systèmes d’incitation et aux régimes de partage des bénéfices, etc. Catégorie.

une. Évaluation de l'emploi permettant de déterminer la valeur relative d'un emploi. Cela se fait en sélectionnant des techniques d'évaluation des emplois appropriées, en classant les emplois en différentes catégories, puis en déterminant leur valeur relative dans différentes catégories.

b. Le programme de rémunération consiste à élaborer et à mettre en œuvre un programme de rémunération approprié, tenant compte de certains faits tels que la capacité de l’organisation à payer, le coût de la vie, les conditions de l’offre et de la demande sur le marché du travail et les salaires et les traitements. niveaux dans d’autres entreprises.

Pour élaborer un programme de rémunération, il faut mener des enquêtes sur les salaires, déterminer et mettre en œuvre les taux de rémunération et les traitements et évaluer leur efficacité.

c. Le plan de rémunération incitative comprend des incitations non monétaires qui doivent être développées, administrées et révisées de temps à autre dans le but d’encourager l’efficacité des employés.

ré. L’évaluation des performances porte sur l’évaluation des performances des employés au travail en termes de normes / standards prédéterminés, en vue de développer un système solide de récompenses et de sanctions et d’identifier les employés éligibles aux promotions. À cette fin, des plans, techniques et programmes d’évaluation des performances sont élaborés, leur mise en œuvre est évaluée et des rapports sont présentés aux autorités concernées.

e. La motivation consiste à motiver les employés en créant des conditions dans lesquelles ils peuvent obtenir une satisfaction sociale et psychologique. À cette fin, un plan d’incitations non financières (telles que la reconnaissance, les privilèges, les symboles de statut) est élaboré; un système de communication est mis au point, des enquêtes sur le moral et l’attitude sont entreprises, la santé de l’organisation humaine est diagnostiquée et des efforts sont déployés pour améliorer les relations humaines au sein de l’organisation.

Les cadres hiérarchiques doivent être informés de la mise en œuvre du plan et des besoins, des domaines et des moyens d'améliorer le moral des employés.

iv. Fonction de maintenance:

La fonction de maintenance s’occupe de maintenir et d’améliorer les conditions qui ont été établies. Le département du personnel est responsable des problèmes spécifiques liés au maintien des conditions matérielles des employés (mesures de santé et de sécurité) et des programmes de service des employés.

Flippo dit à juste titre: «Toutes ces activités ont pour but de contribuer à la réalisation des objectifs fondamentaux de l'organisation. Par conséquent, le point de départ de la gestion du personnel comme de toute la direction doit être une spécification de ces objectifs et une détermination des sous-objectifs de la fonction du personnel. Les dépenses de tous les fonds du service du personnel ne peuvent être justifiées que dans la mesure où il existe une contribution nette aux objectifs de l'entreprise. ”

une. Santé et sécurité:

Les responsables du personnel doivent respecter toutes les dispositions légales régissant la santé et la sécurité des employés. Ils doivent garantir un environnement de travail qui protège les employés des dangers physiques, des conditions de travail insalubres et des actes dangereux des autres membres du personnel. Par le biais de programmes de sécurité et de santé appropriés, le bien-être physique et psychologique des employés doit être préservé, voire amélioré.

b. Bien-être des employés et mesures de sécurité sociale:

Le bien-être des employés comprend les services, commodités et installations offerts aux employés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'établissement pour leur bien-être physique, psychologique et social. Le logement, le transport, l'éducation et les installations de loisirs sont tous inclus dans le forfait de bien-être des employés. Les directions fournissent à leurs employés une sécurité sociale en plus des avantages sociaux.

Ces mesures comprennent:

(1) Indemnisation des travailleurs pour les travailleurs (ou leurs personnes à charge) impliqués dans des accidents;

2) prestations de maternité pour les employées;

3) prestations de maladie et prestations médicales;

(4) prestations / indemnités d'invalidité;

(5) prestations dépendantes;

(6) Prestations de retraite telles que caisse de prévoyance, pension, gratification, etc.

v. Fonction d'intégration:

La fonction d’intégration, une fois l’employé embauché, ses compétences acquises et son indemnité déterminée, le plus important, mais difficile, de la gestion du personnel consiste à «intégrer» les ressources humaines à l’organisation et à faire face aux inévitables conflits qui en découlent.

L '«intégration» concerne la tentative de conciliation raisonnable des intérêts individuels, sociétaux et organisationnels.

une. Traitement des griefs:

Un grief est un facteur impliquant des salaires, des heures ou des conditions de travail qui est utilisé comme une plainte contre l'employeur. Le traitement constructif des griefs dépend d'abord de la capacité du responsable à reconnaître, diagnostiquer et corriger les causes d'insatisfaction potentielle des employés avant qu'il ne se transforme en un grief formel.

b. La discipline:

C'est la force qui pousse un individu ou un groupe à observer les règles, règlements et procédures jugés nécessaires pour atteindre un objectif.

c. Syndicats:

Un syndicat est une association d'employés ou d'employeurs ou de travailleurs indépendants. C’est un organe relativement permanent formé de travailleurs, d’une manière générale, dont l’objectif principal est de lutter contre l’exploitation et le harcèlement.

Elle s'efforce de fournir des avantages économiques et sociaux à la communauté de travail. Les syndicats ont toujours joué un rôle important dans l'amélioration du sort des travailleurs en Inde, en utilisant des tactiques de négociation agressives.

Bien entendu, après les années 90, la pensée des travailleurs et de la direction a radicalement changé - les deux parties semblent avoir compris la nécessité de s'entendre - au lieu d'essayer de se confronter sur chaque point de la pratique. auparavant - afin de survivre et de prospérer dans un environnement difficile et concurrentiel.

ré. La négociation collective:

Il s’agit de la conclusion d’un contrat de travail satisfaisant entre la direction et le syndicat. Le contrat contient des accords sur les conditions d'emploi telles que le salaire, les heures de travail, la promotion et la discipline; mises à pied, avantages sociaux, vacances, pauses et procédure de règlement des griefs.

Le processus de négociation prend généralement du temps, les deux parties ayant tendance à faire des propositions et des contre-propositions. L'accord qui en résulte doit être ratifié par les syndicats, les travailleurs et la direction.

e. Relations industrielles:

Des relations industrielles harmonieuses entre le travail et la direction sont essentielles pour parvenir à une croissance industrielle et à une productivité accrue. Lorsque les relations entre les parties ne sont pas cordiales, un mécontentement grandit et des conflits éclatent brusquement. Il n'est pas toujours facile d'éteindre les incendies avec les mécanismes de règlement des différends existants, créés par le gouvernement. Par conséquent, les travailleurs et la direction doivent comprendre l’importance de la franchise, de la confiance et de la collaboration dans leurs relations quotidiennes.


Fonctions de gestion du personnel - énumérées par Edwin B. Flippo

La gestion du personnel est la gestion des ressources humaines dans une organisation. Elle vise essentiellement à créer des relations de travail harmonieuses entre ses participants et à favoriser leur développement individuel maximal. Toutes les fonctions de la gestion du personnel ont pour objectif fondamental de réunir les compétences de manière scientifique et de créer des attitudes qui motivent un groupe à atteindre ses objectifs de manière économique, efficace et rapide.

L'objectif principal de chaque organisation est la survie et la croissance. Les différentes personnes au travail mettent tout en œuvre pour atteindre ces objectifs organisationnels. Mais pendant un certain temps, l’organisation est privée des services de certains de ses employés pour diverses raisons telles que le décès, la retraite, le licenciement, l’invalidité, le roulement du personnel, etc. Celles-ci doivent donc être remplacées par de nouvelles mains.

De plus, à mesure qu’une organisation grandit, elle nécessite plus de main-d’œuvre. La fonction d’un service du personnel est d’aider à l’acquisition, au développement et à la conservation des ressources humaines nécessaires au succès de l’organisation.

Par conséquent, les objectifs du service du personnel peuvent être décrits comme suit:

(i) attirer et obtenir les mains appropriées capables d'accomplir efficacement les tâches spécifiques de l'organisation;

ii) utiliser efficacement la main-d'œuvre; et

(iii) Générer un développement individuel maximal des personnes travaillant dans l'organisation.

Edwin B. Flippo a énuméré deux fonctions de gestion du personnel:

a) fonctions de gestion; et

b) Fonctions opérationnelles.

(a) Fonctions de gestion:

Un responsable est celui qui exerce l'autorité et le leadership sur les autres membres du personnel. En tant que responsable, le responsable du personnel doit exécuter les fonctions de base de la gestion. La liste des principales fonctions de gestion varie selon les experts. La liste initiale était peut-être celle d'Henri Fayol en gestion générale et industrielle.

Il a proposé une séquence de planification, d'organisation, de commandement, de coordination et de contrôle. Luther Gullick appelle ces fonctions POSDCORB, c’est-à-dire planification, organisation, dotation en personnel, direction, coordination, reporting et budgétisation.

D'autres suggèrent:

(1) planifier, organiser et contrôler;

(2) planifier, organiser, doter en personnel, diriger, contrôler, innover et représenter; et

(3) Planifier et contrôler. Les différences sont dans l'accent plutôt que dans le contenu. Examinons les fonctions de gestion sous quatre rubriques: planification, organisation, direction et contrôle.

(i) Planification:

Planification signifie, pour le responsable du personnel, la détermination préalable d'un programme de personnel qui contribuera aux objectifs fixés pour l'entreprise. La planification concerne la détermination consciente du plan d’action requis pour atteindre les objectifs prédéterminés.

La recherche et la prévision sont les deux caractéristiques les plus importantes de la planification. Ces deux aspects sont interdépendants, car la prévision n’est possible que grâce à la recherche. Le responsable du personnel devrait être en mesure de prévoir les tendances des salaires, du marché du travail, des revendications syndicales, des autres avantages et des politiques et programmes relatifs au personnel.

Il doit effectuer une autre tâche très importante consistant à prévoir les besoins en personnel en fonction de l’évolution de la production ou des variations saisonnières et de la correction des différences de production. Il doit décider à l'avance quoi, quand, où, pourquoi, comment et par qui.

(ii) Organiser:

Une fois qu’un plan d’action a été déterminé, une organisation doit être créée pour le mener à bien. L’organisation est une activité importante du responsable du personnel par laquelle il réunit les ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation des objectifs de l’organisation. L’organisation implique «l’identification et le regroupement des activités à réaliser, leur répartition entre les individus et la création de relations d’autorité et de responsabilité entre eux».

(iii) Mise en scène:

Diriger signifie «passer à l'action et fournir un pouvoir stimulant à un groupe de personnes», de l'avis de GR Terry ». La direction implique l’émission d’ordres et d’instructions ainsi que l’orientation et la motivation des subordonnés pour qu’ils suivent le chemin tracé à l’avance. Diriger consiste essentiellement à amener les gens à aller travailler volontairement et efficacement.

(iv) Contrôle:

Le contrôle est la fonction la plus importante de la gestion. Contrôler signifie réglementer les activités du personnel conformément aux plans du personnel. Cela implique l'observation de l'action et sa comparaison avec les plans et la correction de tout écart éventuel. Parfois, cela implique également le réalignement des plans et leur adaptation aux écarts non modifiables. Contrôler, c'est voir que les performances réelles sont orientées vers les performances attendues.

b) Fonctions opérationnelles:

Un agent est un agent qui n’a aucune autorité sur un autre, mais qui s’est vu confier une tâche ou un devoir spécifique à exécuter sous la supervision de la direction. Les fonctions opérationnelles de la gestion du personnel sont également appelées fonctions de service ou fonctions de routine et concernent des activités telles que l’acquisition, le développement, la compensation, l’intégration et le maintien d’un effectif efficace.

i) Passation des marchés:

Cette fonction opérationnelle de la gestion du personnel consiste à obtenir le type et le nombre approprié de personnel nécessaire à la réalisation des objectifs de l'organisation. Il traite spécifiquement de sujets tels que la détermination des besoins en ressources humaines et leur recrutement, sélection et placement. Le processus d'embauche actuel comporte une multitude d'activités conçues pour sélectionner le personnel, telles que la révision des formulaires de candidature, les tests psychologiques, la vérification des références, la conduite d'entretiens, etc.

(ii) Development:

Development function has to do with the increase of skill, through training, that is necessary for proper job performance.

This function covers activities like drafting and directing training programmes for all levels of employees, arranging for their on-the-job, office and vestibule-training, holding seminars and conferences, providing for educational and vocational counseling and appraising employee potential and performance.

(iii) Compensation:

Compensation function is defined as securing the adequate and equitable remuneration of personnel for their contribution to attain organization objectives. It includes activities related to wage surveys, wage policies, wage systems, job classifications, job descriptions, job analyses, merit-ratings, wage-rates, incentives, profit-sharing plans etc.

(iv) Integration:

After the employee has been procured, his skills and abilities developed, and monetary compensation reasonably determined, the most important task of personnel management is to integrate the individuals with organization. Integration is concerned with the attempt to effect a reasonable reconciliation of individual, societal and organizational interests. This has to do with the feelings and attitudes of personnel in conjunction with the principles and policies of organizations. It also deals with problems like grievances, disciplinary action, labour unions etc.

(v) Maintenance:

Maintenance function deals with sustaining and improving the conditions that will perpetuate a willing and able work force. The maintenance of willingness is heavily affected by communication with employees. The physical condition of employees – their health and safety has to be maintained. Employee service programmes is the responsibility of personnel management.

(vi) Separation:

If the first function of personnel management is to secure the employee, it is logical that the last should be the separation and return of that person to society. Most people do not die on the job. The organization is responsible for meeting certain requirements of due process in separation, as well as assuring that the returned citizen is in as good shape as possible. Flippo rightly discusses this function dealing with retirement, lay off, out-placement, and discharge.

Flippo says, “The purpose of all the activities both managerial and operative, is to assist in the accomplishment of basic objectives. Consequently, the starting point of personnel management, as of all management, must be a specification of those objectives and a determination of the sub-objectives of the personnel function. The expenditure of all funds in the personnel area can be justified only in so far as there is a net contribution towards basic goals”.

It is important to note that personnel management, in order to be effective and efficient, cannot afford to neglect either of these two major functions.

In this respect, John F. Mee comments that “it is essential to grasp the significance of this dual division of personnel functions if the mistake of becoming preoccupied with the demand of detailed problems to the neglect of managerial duties is to be avoided. It is easy, as many executives have learned to their regret, to become so busy with such tasks as hiring, transferring, counselling and training that they fail to foresee shifting conditions which call for changes in operative functions, they fail to organize the work of subordinates satisfactorily, and they fail to keep a good check upon the work of subordinates”.


Functions of Personnel Management – General Functions of Personnel Management Provided by WR Spriegal

The functions of Personnel Management / Personnel Manager / director are very comprehensive and varied and they are determined by such factors as the size, nature and location of the organisation, business or industry, its short and long – term objectives, the nature of industry and its product, market conditions, extent of competition among rivals, its social, economic, cultural, political and legal environments the structure of the executive and administrative officers, the mental make-up of personnel officers and the overall organisational philosophy of business.

WR Spriegal has divided the functions of Personnel Department into six categories:

Function # 1. Employment:

je. To cultivate and maintain adequate source of labour supply.

ii. To get information regarding job requirements and prevailing wage rates.

iii. To hire through the effective use of application blanks, tests, physical examination interviews and checking references, records of supervisor approval.

iv. To maintain records of prospective employees, present employees and former employees.

v. To introduce the new employee to company policies and his supervision and to follow him up for an early.

Function # 2. Promotion, Transfer and Termination:

je. To aid the establishment of times of promotion and to follow up, as far as possible in order to see that company policies are followed.

ii. To aid in the establishment of company policies regarding transfers for the convenience of the company and employee, to correct misplacement of employees, to increase flexibility of employees as a part of a work stabilisation programme and to provide the necessary records to carry out the policies.

iii. To aid in the formation of policies regarding termination, as well as separation.

iv. To remove as much as possible the causes for discharges.

v. To check the cause of all voluntary separations to strive to remove the cause when possible and to maintain adequate records at all separations.

Function # 3. Training:

je. To aid in the formulation of policies governing training of new employees, employees being upgraded apprentices, and supervisors and in some cases to supervise same aspects of training.

ii. To provide for training in safety and company policies.

iii. To co-operate in the preparation of a special annual report for employee.

iv. To co-operate in promoting employee suggestions.

Function # 4. Wages and Other Incentives:

je. To collaborate with others or be responsible for wage plans.

ii. To write job specifications and evaluate all jobs.

iii. To participate in the formulation of policies, governing payment pension plans, profit sharing, programmes, mutual savings, programmes credit unions etc.

Function # 5. Service Activities:

je. To supervise restaurants and recreation facilities.

ii. To provide counselling concerning personnel affairs.

iii. To publish the plant magazine.

iv. To engage in any activity not directly related to the work situation but designed to-improve morale.

Function # 6. Collective Bargaining Employees Representation:

je. To conduct union negotiations and to co-operate with union responsibilities.

ii. To co-operate with an employee's club which is not on the union level

iii. To participate actively in handling grievances.


Functions of Personnel Management – Scope and Functions of Personnel Department of a Business Organisation

The personnel department of a business organisation has to perform various functions, some of which are vital and basic for the organisation. The manning of the organisation in the most prudent way for the realisation of its goals is the essence of all the functions of personnel management.

Right from man-power planning, recruitment and selection, personnel management moves on with the organisation with its functions and pursues an employee till his retirement and even still further to the point where he settles his retirement benefits or starts getting the retirement benefits.

So, truly speaking, the personnel management is with an employee from his birth in the organisation till his death outside the organisation. We can quote here Edwin B. Flipps – “The personnel function is concerned with the procurement, development, compensation, integration and maintenance of the personnel of an organisation toward the accomplishment of that organisation's major goals or policies.”

Our National Institute of Personnel Management also indicated the personnel functions more or less on this line. Employment, Education & Training, Wages, Joint consultation, Health and safety and Employee services and Welfare – all have been considered as functions of personnel management by the National Institute of Personnel Management.

The activities of the personnel department, so to say, are spread over three areas – Recruitment, Retainment and Retirement. To these 3R's of activities, various subsidiary functions crop up and upon the successful management of all these functions depends the attainment of the goals of an organisation.

The functions of the personnel department may be classified as – (a) Staff functions (b) Service functions (c) Functional activities and (d) Welfare activities.

To highlight the problems of the human resource by disseminating information to the line authorities constitutes the basic function of the personnel department. This department, as a matter of fact, acts as liaison between the workers and management. The personnel manager has to endeavour to create an atmosphere where free exchange of ideas and information between the workers and the management is possible.

Through the personnel department, the top management of the organisation will keep contact even with the common workers. This department will carry on its activities to facilitate easy communication from the top to the bottom; there will not be any difficulty, because of this department, in the matter of expressing the views and feelings of the workers to the top management personnel – the line staff. Thus, the personnel department of the personnel management will discharge its staff functions.

As to its service functions, the personnel department explores the sources of recruitment, selects the best candidates and makes arrangements for their training. Merit rating, devising, suitable and satisfactory method of promotion, and maintaining of workers' discipline come within the purview of the personnel department of an organisation.

It is also not a mean function of the personnel department to find out mutually satisfactory methods of wage payments with incentive elements to ensure better labour-capital relation and higher productivity. To provide for various retirement benefits and recreational facilities for the employees, at present have become very important function of the department.

To ensure better service of the organisation, the personnel department is to maintain proper records relating to employees and these activities can better be termed functional activities of the personnel department.

The welfare activities meant for the benefit of the employees such as provision for first aid, general medical services, and devices for minimisation of the risks of accidents are becoming more and more important in the Welfare State.

Scope of Personnel Management:

Human resource management (HRM) traditionally referred to the organizational policies, practices, norms, and systems that influence employee behaviour, attitudes, and performance. Today, HRM practices are considered essential for achieving business objectives and goals.

With liberalization, privatization, globalization, and increased career opportunities, there are a number of factors that have made the traditional approach to personnel management obsolete. The present situation demands a complete, holistic, and strategic approach to HRM. An organization's HRM strategy must fit in the overall organizational strategy because it involves long-term implications.

The modern approach to management acknowledges the interest of the employees who are the major stakeholders in an organization. Thus, a knowledge of the group dynamics is crucial for success. In addition to the interest of the employees, process and performance are the other requirements.

An organization cannot function without the application of information technology, strategic management, competency development, total quality management, leadership and team building, managing change for success, etc. For all these processes to run smoothly, HRM has to manifest its importance.

However, with the introduction of HRM, the usual practice of personnel management (PM) cannot be ignored. It is important to consider the various aspects of PM along with the new practices of HRM for the organization to run smoothly.


Function of Personnel Management – Various Functions of Personnel Management

An organization can be a manufacturing firm, an insurance company, a government agency, a social organization, a hospital, a university, a public school system, or even a religious trust. Whatever be the organization, it needs people to perform tasks.

The duties and responsibilities of each person differ significantly in an organization. Organizational objectives are multiple, and each department strives to accomplish the departmental objectives to achieve the business goals of the organization.

In order to achieve these goals, a well-run establishment needs to work out a set of rules and regulations, policies, programmes, procedures, instructions, etc., common to all the departments. These are developed to assist the members of the organization in accomplishing the organizational goals effectively in a systematic manner.

It has already been said that people are the principal component of an organization, and one needs to invest considerable effort in them. This is important for using the manpower effectively and efficiently. Thus, managers need to plan, organize, lead, and control various activities. Personnel management is concerned with the effective use of the skills of people.

They may be salespeople in a store, clerks in an office, operators in a factory, technicians in a research laboratory, or a software developer in an information company. In a business, PM starts with the recruiting, hiring, and engaging of qualified people, and directing and taking control of the problems and tensions that arise in working towards established goals.

To summarize, the various personnel management functions are as follows:

1. Preparing the job description

2. Recruiting and selecting personnel

3. Induction and placement

4. Classifying jobs and preparing wage and salary scales

5. Counselling employees

6. Dealing with disciplinary problems

7. Negotiating with labour unions and service union contracts

8. Developing safety standards and practices

9. Managing benefit programmes, such as group insurance, health, and retirement plans

10. Providing for periodic reviews of the performance of each individual employee, recognition of his/her strengths and need for further development

11. Assisting individuals in their efforts to develop and qualify for more advanced jobs

12. Planning and supervising training programs

13. Keeping abreast of developments in the area of personnel management.


Functions of Personnel Management – Two Broad Categories of Personnel Management Functions

There are two broad categories of functions of personnel management, which are:

1. Management Function

2. Operative Function

These are explained as follows:

Function # 1. Management :

Ils sont comme suit:

une. Planning:

Planning is the basic function of personnel management. It can be described as the beginning of other functions. Planning can be described as a well-defined course of future action. Personnel department is required to determine the personnel requirements, personnel programmes, policies, procedures and methods, etc. Business operations are to be planned with reference to the overall objectives of the enterprise.

b. Organisation:

The function of organising refers to the creation of a structure of duties and function to achieve the objectives of the enterprise. According to Urwick “Organisation is determining what activities are necessary for any purpose (or plan) and arranging them in groups which may be assigned to individuals.” Organisation thus is concerned with activity-authority relationship. Under organisation, the personnel manager creates a structure of duties and functions to achieve the objectives of the enterprise.

c. Directing:

Direction can be described as the process of guiding and supervising the subordinates. In the enterprise, the work of different subordinates is to be guided and supervised. Personnel manager is required to give a specific direction to various activities in the office with a view to its proper functioning. He is required to guide and to supervise the work of different departments.

ré. Controlling:

It is the last stage in management. Here, actual performance is compared with plans and taking corrective action when results deviate from plans. Under controlling, personnel manager evaluates and controls the performance of various employees working under him.

Function # 2 . Operative:

Operative functions are discussed in the following manner:

une. Procurement:

This first operative function is concerned with the obtaining of the proper kind and number of personnel necessary to achieve the objectives of the organisation. This function is related to subjects like the determination of manpower requirements and their recruitment, selection and placement cover various activities designed to screen and hire personnel, such as application forms, psychological tests and interviews.

b. Développement:

After the personnel have been taken, it becomes necessary to develop them. Development implies the enhancement of skill—through training, that is necessary for proper job performance. Development function will be influenced by various factors, like induction of new machines, promotions and transfers.

c. Compensation:

This function can be defined as the adequate and equitable remuneration of personnel for their contribution in achieving the objectives of organisation. Compensating remains one of the basic functions of personnel management. A proper subject like job evaluation, wage policies, wage systems and wage-incentive schemes.

ré. Integration:

The function of integration relates to problems of communication, informal organisation and trade unions. Integration can be defined as an attempt to effect a reasonable reconciliation of individual and organisational interests. Integration must follow the above three functions of procurement, development and compensation.

e. Maintenance:

It refers to sustaining and improving the working conditions that have been established. However, it must be pointed out that it would be necessary to take care of physical well-being and mental well-being of the employees. In other words, it includes establishment of health, sanitation, safety standards and welfare facilities such as canteen, recreation rooms, group insurance, education of the employees children and so on.


 

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