Bases de département: objectifs et fonctions (avec mérites et démérites)

Tout ce que vous devez savoir sur les bases du département. La départementalisation divise les personnes et fonctionne en unités identifiables pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Il convient de souligner qu’aucun autre meilleur moyen de départementaliser ne s’applique à toutes les organisations ni à toutes les situations. La tendance dépend des situations données sur ce que les gestionnaires pensent obtenir les meilleurs résultats dans une situation à laquelle ils sont confrontés.

Les différentes manières dont le département peut être effectué sont: -

1. En chiffres simples 2. En fonction du temps 3. Fonction 4. Produit ou service 5. Procédé ou installation 6. Région géographique 7. Clients et clientèle 8. Chaîne de commercialisation 9. Comités 10. Méthode de la matrice ou du réseau 11. Département composite.

En outre, découvrez les critères de regroupement des activités et choisissez une base pour la départementalisation.


Base de département avec avantages et inconvénients

Base de département - Par nombres simples, heure, fonction, produit, processus, région géographique, canal de commercialisation et quelques autres (avec exemples)

L'objectif principal de la direction est d'atteindre l'objectif organisé. Ainsi, diverses activités sont regroupées ou divisées sur les bases suivantes:

1. Par des nombres simples;

2. par le temps;

3. par fonction;

4. Par produit ou service;

5. Par procédé ou usine;

6. Par région géographique;

7. Par clients et clientèle;

8. Par canal de commercialisation;

9. par des comités; et

10. Méthode matricielle ou quadrillée du département.

1. En chiffres simples :

Le nombre de personnes exerçant un ensemble d’activités peut constituer la base du département. Dans cette configuration, le service (un certain nombre de personnes formées dans un groupe) se voit confier une tâche et relève d'un responsable à qui il est responsable de l'accomplissement.

Cette méthode a une portée limitée et convient dans la situation suivante:

(1) Lorsque le travail est de nature répétitive et principalement non qualifié. Là où certaines compétences sont impliquées, elles sont tellement standardisées qu’elles peuvent être assimilées par la formation, presque aussi bien, tous les jours en groupe, rendant ainsi les éléments du groupe homogènes ou quasi homogènes.

(2) La main-d'œuvre est la condition la plus importante du succès des activités.

(3) Les efforts de groupe sont plus importants que les efforts individuels.

(4) Où la tâche de groupe peut être mesurée et reliée au nombre dans un groupe.

Par exemple, les départements de ce type se trouvent dans les sociétés de l’armée, le personnel de nettoyage d’une municipalité, les travailleurs du State Electricity Board.

Cette méthode ne convient pas aux niveaux de gestion supérieurs. Bien que la division soit simple, il existe une homogénéité fondamentale de la tâche assignée au groupe.

2. Par heure :

Cette méthode de formation de groupes a une applicabilité limitée. Si va souvent avec la première méthode de sorte que ce nombre dans le groupe travaillant pendant une période définie fait le critère commun du groupe.

Par exemple, un poste de travail en usine, en particulier lorsqu'une opération de vingt-quatre heures est nécessaire.

3. Département par fonctions :

Le mot «Fonction» désigne toute tâche impliquée dans la réalisation d'activités d'une entreprise et pouvant être clairement distinguée de toute autre tâche. En d'autres termes, le processus de différenciation fonctionnelle peut se dérouler à travers les niveaux successifs de la hiérarchie. Le processus peut continuer tant qu'il existe une base solide pour une différenciation plus poussée.

Les départements fonctionnels offrent l’une des méthodes les plus logiques de division ou de regroupement des activités d’entreprise. C'est l'une des méthodes les plus couramment utilisées, soit indépendamment, soit en combinaison avec d'autres.

Par exemple, une entreprise peut avoir pour fonctions principales la production, les ventes, les achats, les comptes et le personnel et chaque fonction est exécutée par un département distinct, tel que le département de production, le département marketing, le département du personnel, etc. Ces fonctions peuvent être divisées. dans diverses sous-fonctions à mesure que la taille de l'entreprise augmente et que le nombre de départements peut être augmenté pour ces sous-fonctions.

Cela peut être appelé divisions ou sous-départements. Par exemple, il peut y avoir un département d’études de marché, un département de publicité, des départements de vente sous le département de marketing.

Avantages ou mérites du département fonctionnel:

Voici les avantages de la forme fonctionnelle du département:

(i) Avantage de la spécialisation:

C'est la forme d'avantage la plus importante. Grâce à cela, on peut facilement se spécialiser car le temps et l’énergie peuvent être consacrés à des groupes d’activités similaires, ce qui permet d’utiliser efficacement le pouvoir humain.

(ii) Manière saine et logique de regrouper des activités:

C'est une manière très saine et logique de regrouper les activités de l'entreprise.

(iii) Toutes les activités nécessaires sont réalisées:

Dans cette forme de département, il n’est pas possible de laisser une activité de l’entreprise non exécutée. Toutes les activités nécessaires sont effectuées efficacement par l’intermédiaire des services concernés. Cela élimine toutes les activités inutiles.

(iv) Facilite le contrôle et la coordination:

Ce département facilite le contrôle et la coordination des activités au sein du département et entre les départements. Le chef de département, contrôle et coordonne les activités de la personne au sein du département sous sa supervision. Les activités des différents départements peuvent également être coordonnées à l'initiative du directeur général ou des chefs de département.

(v) Emploi d'experts fonctionnels:

Les experts fonctionnels sont employés dans divers domaines fonctionnels pour effectuer diverses activités nécessitant des connaissances spécialisées.

(vi) Une méthode éprouvée dans le temps:

Le département fonctionnel est une méthode éprouvée, simple et facile à comprendre. Cela peut facilement être justifié par la direction.

(vii) Offre de la flexibilité:

Cela procure de la flexibilité. Il y a beaucoup de possibilités d'expansion à mesure que la taille de l'organisation augmente. Plusieurs départements peuvent être créés en subdivisant la fonction de base.

(viii) Délégation de pouvoirs:

Il met l'accent et facilite la délégation de pouvoirs et réduit ainsi le fardeau du directeur général.

Inconvénients, démérites ou limitations du département fonctionnel:

Vous pouvez expérimenter les inconvénients suivants en regroupant les activités ou la base fonctionnelle:

(i) Les perspectives d'un gestionnaire fonctionnel ont tendance à être très étroites:

Il ne pense qu'à son propre département et non à l'entreprise dans son ensemble. Si parfois conduit à des affrontements entre deux responsables des départements.

(ii) problème de coordination:

En raison de la vision étroite, les frictions internes se développent entre les gestionnaires fonctionnels et dans ce cas, la coordination devient un problème.

(iii) Problème de motivation:

Il y a trop d'emphase dans la spécialisation. Cela peut entraver l’élargissement des perspectives de diverses personnes. Cela peut aussi causer des problèmes de motivation. Le personnel d’un département peut avoir l’impression que le travail qu’il accomplit est important et qu’il ne représente qu’une partie insignifiante de la situation dans son ensemble.

(iv) Retard dans la prise de décision et circulation de l'information:

Les décisions concernant les principaux problèmes sont prises au plus haut niveau et communiquées au bas de la hiérarchie. Cela retarde le processus de prise de décision, la décision de communication en bas et sa mise en œuvre.

(v) Les perspectives de promotion pour les gestionnaires de département deviennent faibles:

L’entreprise ne peut pas offrir une formation complète à tous les cadres promus, car chacun n’est expert que dans le traitement des activités d’une fonction donnée.

(vi) non approprié:

Cette base de département est tout à fait inappropriée lorsque la centralisation géographique est requise ou l’accent mis sur la gamme de produits.

(vii) Augmentation générale des coûts:

La spécialisation fonctionnelle peut réduire les coûts grâce à une efficacité accrue, mais ces économies peuvent ne pas être suffisantes pour compenser les dépenses accrues résultant de la division. Les gestionnaires peuvent essayer de construire leur empire fonctionnel. Malgré toutes ces limitations, le département fonctionnel est très populaire et commun.

4. Département par produit ou service :

Dans la direction des produits, les départements sont créés sur la base des produits. Dans cette division, toutes les activités liées à une ligne de produits particulière peuvent être regroupées sous la direction d’un chef de division semi-autonome.

Cette base de départ est très populaire dans les grandes organisations produisant différents types de produits ou offrant différents types de services. Ici, les lignes de produits sont séparées et chaque ligne de produits a son propre responsable. Le département produit est préféré lorsque l'expansion et la diversification des produits, les caractéristiques de fabrication et de commercialisation des produits sont une préoccupation majeure.

Chaque département est responsable de la fabrication, de la vente et du développement de la gamme de produits. Le siège fixe les objectifs des différentes divisions de manière significative pour l’entreprise dans son ensemble et la performance de chacune de ces divisions est mesurée à partir de ces objectifs. Un département de produits peut en outre être divisé comme base fonctionnelle.

Ce département est utilisé lorsque le produit est relativement complexe et qu'il faut beaucoup de capital pour les installations et équipements tels que ceux de l'industrie automobile.

Avantages:

Voici les avantages du département produit:

(i) Il est facile d’évaluer la performance:

Il est plus facile d’évaluer les performances de chaque ligne de produits. Dans ce cas, une ligne de produits non rentable peut être abandonnée et une ligne rentable peut être agrandie.

(ii) Le département produit peut réduire le problème de coordination:

Le problème de la coordination présent dans le département fonctionnel est supprimé ici. Les fonctions de fabrication, de vente, etc. des différents produits sont assumées par différents responsables. Par conséquent, le directeur général ne doit pas se soucier de la coordination. En ce qui concerne la coordination des différentes activités liées à une gamme de produits particulière, le responsable d’un produit en particulier s’occupe de lui.

(iii) Avantages de la connaissance spécialisée du produit:

La direction produits bénéficie de la connaissance des produits spécialisés.

(iv) Le gestionnaire s'intéresse aux programmes d'expansion, d'amélioration et de diversification du produit:

Parce qu'il est principalement responsable de la meilleure performance d'un produit particulier qui lui est confié.

(v) Des informations détaillées sont reçues:

En cela, il devient plus facile de recevoir, d’évaluer et de comparer les performances de chaque service. En outre, la direction reçoit des informations détaillées sur la production et la commercialisation de chaque ligne de produits.

(vi) Bon terrain d'entraînement pour le personnel de direction:

Ceci fournit un excellent terrain de formation pour le personnel de direction car chaque responsable de département en sait beaucoup sur les fonctions exercées dans chaque département.

(vii) Convient aux organisations où les gammes de produits sont complexes et diverses:

Cette forme de département convient particulièrement aux organisations où les gammes de produits sont complexes et variées et nécessitent des connaissances spécialisées pour la vente et le marketing.

(viii) Offre de la flexibilité:

Cela procure de la flexibilité. Une nouvelle ligne de produits peut être ajoutée sans disloquer les lignes de produits existantes.

Inconvénients de département de produit:

Les inconvénients de la division produit sont les suivants:

(i) Duplication d'installations matérielles:

Dans ce type de département, il y a duplication des installations physiques et de nombreuses fonctions. Chaque division produit dispose de ses propres installations et de son personnel fonctionnel.

(ii) La centralisation de certaines activités ne peut être réalisée:

Les avantages de la centralisation de certaines activités telles que la comptabilité, le financement, le marketing, etc. ne peuvent être atteints.

(iii) Problème de coordination pour le directeur général:

La direction produits peut parfois entraîner des difficultés de coordination. Le chef de produit a tendance à centraliser en lui toutes les activités connexes, ce qui pose un problème de coordination pour le directeur général. Cela peut conduire à une décentralisation fonctionnelle.

(iv) Ne convient pas aux petites entreprises:

Cette méthode ne convient pas aux petites entreprises car les coûts de gestion sont élevés en raison de la décentralisation de différentes lignes de produits. Cela ne convient même pas aux grandes entreprises si leur efficacité ne correspond pas au coût de la décentralisation.

(v) Certains centres d’affaires relèvent de l’usine:

La capacité de l’usine peut être sous-utilisée si la demande d’un produit n’est pas suffisante.

Certaines entreprises combinent ces deux bases de département, à savoir les bases fonctionnelles et les produits. Les fonctions financières et humaines sont exercées dans les départements respectifs. De cette manière, les avantages du département fonctionnel et du produit sont obtenus.

5. Département par processus ou équipement :

Une entreprise manufacturière peut départementaliser ses activités en fonction de la production, des processus ou des équipements concernés. Par exemple, une usine de textile peut organiser ses départements en filature, tissage, calandrage et teinture.

Ce type de département peut également être suivi dans l’ingénierie et les industries anciennes. La justification d'un département distinct autour des équipements est qu'il n'est pas toujours possible d'installer un équipement coûteux dans chaque département qui en a besoin. De plus, seul le personnel qualifié est requis pour utiliser l'équipement.

Avantages :

(i) Avantage de la spécialisation:

Il présente les avantages du fonctionnement, de la maintenance des équipements et de l'utilisation de la main-d'œuvre.

(ii) Atteindre un avantage économique:

La création de ce type de département a pour objectif important de générer un avantage économique. Les machines ou équipements relatifs à une opération sont configurés dans un département et les départements ou les machines sont agencés de manière à permettre une série d'opérations sur les matériaux, ce qui rend les opérations rentables.

Désavantages:

Les inconvénients importants sont les suivants:

(i) La production doit être grande:

Le principal inconvénient de ce système est que le volume de production doit être suffisamment important pour justifier la création d’un département distinct.

ii) Difficulté de coordination:

Il peut être difficile de coordonner les départements en fonction de différents processus.

(iii) Conflit entre gestionnaires:

Il peut y avoir des conflits entre les gestionnaires de divers processus. Les instances de ce type de conflit sont disponibles.

Cette méthode a évidemment une application limitée mais ne convient que pour un type particulier et composite d’usine, de processus ou d’équipement.

6. Par région géographique :

La répartition par région géographique est parfois considérée comme essentielle et nécessaire lorsque l’entreprise produit et vend sur le vaste marché du matériel, souvent sur les marchés internationaux. Les usines sont souvent préférées à différents endroits pour des raisons de matières premières, de services publics, de main-d'œuvre, d'intrants et de transport. Ceux-ci peuvent produire les mêmes produits, différents ou complémentaires.

Par exemple, les usines de Bata à différents endroits du pays en sont de bons exemples. La base régionale ou territoriale de la division est plus courante dans les activités de marketing. En outre, les magasins, les chaînes de magasins et les divisions régionales des ventes aident à répartir les ventes et les services de manière uniforme et économique dans tout le pays. Les fonctions de gestion qui incluent la planification, la prise de décision, la direction et le contrôle sont facilitées en prenant chaque territoire comme centre de profit.

Avantages:

Les avantages de ce département sont les suivants:

(i) Un meilleur ajustement est possible:

Une meilleure adaptation à l'environnement social et socio-économique est possible dans une large mesure.

ii) Meilleur accès aux économies et aux installations locales et territoriales:

Depuis l’ouverture d’usines régionales ou de bureaux de vente territoriaux, l’entreprise tient compte des avantages régionaux et géographiques.

(iii) La prise de décision et la communication sont facilitées:

L'autonomie régionale est largement conférée au département. La prise de décision et la communication sont donc possibles. Les départements régionaux se tournent vers le bureau central pour les grandes questions d’orientation mais, en ce qui concerne les opérations régionales, ils peuvent évoluer rapidement et avec souplesse.

iv) Avantage en matière de contrôle du crédit et d’autres tâches de routine du personnel:

En ce qui concerne des fonctions telles que les finances, le personnel et les relations publiques - qui sont intrinsèquement faciles à opérer à partir du centre (siège), certaines responsabilités limitées et locales en matière de comptabilité, de contrôle du crédit, etc. être exploité par le département territorial.

Désavantages:

Les principaux inconvénients de la région géographique sont les suivants:

(i) Duplication de personnel:

Dans cette division, il existe dans une large mesure des doubles emplois, des besoins importants en main-d’œuvre, des frais généraux élevés, une loyauté territoriale et un problème de coordination et de contrôle.

ii) Danger de déséquilibre dans le travail:

Par conséquent, il est essentiel de maintenir un équilibre quant à la mesure dans laquelle la division territoriale doit être effectuée.

Par exemple— Dans une organisation de commercialisation d’engrais, le marché est largement dispersé dans les vastes zones rurales amorphes du pays. Un deuxième niveau de département au niveau de la zone, un certain nombre de zones travaillant dans une région est toujours utile et nécessaire. Cela a favorisé la participation locale des départements d'État et des autorités institutionnelles concernés, des connaissances locales et des réponses rapides aux changements du marché, aux activités des concurrents et aux problèmes locaux.

7. Département par les clients :

Dans cette division, les clients sont la clé de la façon dont les activités sont regroupées. Une organisation de marketing peut regrouper ses activités en fonction des catégories de clients qu’elle dessert, en fonction du volume de la demande, de la langue, etc.

Ce type de division est important lorsque l’attention accordée à divers types de clients est primordiale.

Les clients peuvent être divisés de l'une des manières suivantes:

(i) grands et petits clients,

(ii) clients riches et pauvres,

(iii) clients gouvernementaux et non gouvernementaux,

iv) Clients industriels et consommateurs,

v) Âge (adulte âgé ou enfant),

vi) Sexe (femmes et hommes),

(vii) le revenu,

viii) goût etc.

(ix) Nature de l'entreprise, etc.

Un autre exemple que nous pourrions citer concerne un magasin, où se trouvent des départements pour enfants, pour femmes et pour hommes, chacun répondant aux diverses exigences de différentes catégories de clients.

Avantages:

Les principaux avantages du département clients sont les suivants:

(i) La satisfaction des clients est l'objectif principal. Dans ce type de département, la satisfaction des clients est l'objectif principal. La satisfaction renforce la réputation de la préoccupation parmi les clients.

(ii) Les besoins de clients très variés peuvent être satisfaits - Cela peut être fait par un personnel spécialisé ayant la motivation de fournir des services à des groupes de clients clairement définis.

(iii) Une importance particulière pour certaines catégories de clients est également attachée.

(iv) Avantage de la spécialisation - Ceci peut également être obtenu par cette méthode de département.

Désavantages:

Les inconvénients importants de ce type de département sont les suivants:

(i) Difficultés de coordination - Ce type de département ne s'appliquant qu'à la fonction vente, une coordination entre les ventes et les autres fonctions devient difficile.

(ii) Sous-utilisation des installations - Les installations et la main-d'œuvre peuvent être sous-utilisées car des départements distincts sont créés pour desservir les différentes catégories de clients.

(iii) Pression de faveur et traitement spécial - Le client peut à tout moment être soumis à une pression sur le chef de service afin d'obtenir un traitement spécial au regard de diverses installations et commodités afin de satisfaire leurs demandes.

8. Département de distribution :

Dans ce type de département, de nombreuses procédures et spécialistes du marketing ont constaté qu’il n’était pas possible de vendre directement aux clients. Par conséquent, compte tenu de la taille et de la complexité de l'entreprise et de la répartition du marché, cela est particulièrement vrai pour le marché de la consommation et le marché des intrants agricoles.

Par exemple, une entreprise d'engrais trouverait impossible de réagir à des millions de familles d'agriculteurs dans les zones rurales. Des produits tels que des articles de consommation de masse; Les produits pharmaceutiques, les intrants agricoles, etc. dépendent du soutien du circuit de commercialisation pour: (a) atteindre les consommateurs et (b) diriger la concurrence.

Ainsi, une entreprise d'engrais vend des engrais chimiques dans vingt-cinq millions de familles d'agriculteurs à travers la moitié du pays par les moyens suivants: (i) les grossistes; ii) les concessionnaires; (iii) les détaillants; iv) le système coopératif; v) les centres d’agro-services; et (vi) dépôt direct.

Étant donné que la concurrence dans le secteur des affaires augmente chaque jour et que le marché se développe, la base de la division «Marketing Channel» doit attirer de plus en plus l'attention. Même les gammes de produits sont de plus en plus influencées par les exigences des canaux en matière de spécification de produit, d'emballage, d'entreposage, de logistique et de conditions de vente.

9. Par commissions départementales :

Cette méthode de département est utilisée dans les établissements d’enseignement et de recherche et les universités, bien que dans toute organisation où les fonctions principales sont principalement délibératives et directives et où le produit de la fonction exige que des vues de spécialistes indépendants soient exercées, cette méthode peut être adopté.

Par conséquent, un institut professionnel indien peut avoir les principales fonctions suivantes: (i) examen; ii) formation et éducation; (iii) recherche; iv) développement professionnel; (v) la discipline; vi) publications et revues; et (vii) coopération professionnelle internationale.

Chaque fonction a un plan, une tâche, une stratégie à long et à court terme. Il existe un conseil d'administration élu de l'Institut. L’organe directeur constitue un comité composé de membres choisis de l’organe directeur et, le cas échéant, d’experts cooptés de l’extérieur, chacun étant chargé des diverses fonctions susmentionnées. En outre, chaque comité est doté d’un secrétariat permanent qui met en œuvre les décisions des comités respectifs ratifiés par le Conseil d’administration.

Ce formulaire ne convient toutefois pas dans une entreprise gérée à but lucratif.

10. Méthode de département en matrice ou en grille :

La structure matricielle ou grille est une mosaïque de tâches et de fonctions. En cela, le projet a un programme important. La tâche du projet est généralement de grande envergure et enrichissante, mais de nature temporaire. Ici, le projet est tel qu'il doit réunir différentes compétences et les intégrer à un mécanisme visant à la réalisation du projet.

L'innovation connue sous le nom de Matrix ou Grid Structure répond aux exigences opposées de la structure organisationnelle.

Les départements fonctionnels continuent à gérer l’institut professionnel en tant qu’institution permanente. Parallèlement, il répond aux besoins des différents projets et programmes nécessitant un support multifonctionnel.

Avantages:

Les avantages de la méthode Matrix ou Grid, méthode de département sont les suivants:

je. Unité de commandement - En cela, le chef de projet ou le responsable est responsable de la réussite du projet.

ii. Achèvement du réseau - Le chef de projet peut s’appuyer sur les services spécialisés des autres départements pour compléter le réseau.

iii. Achèvement du travail avec facilité et flexibilité: les services fonctionnels y sont rendus avec facilité et flexibilité. Ceux-ci peuvent s’associer à d’autres projets susceptibles de remplacer les projets achevés ou d’atteindre d’autres objectifs fondamentaux des institutions.

iv. Conflits fonctionnels - La méthode provoque des conflits fonctionnels particulièrement sains dans les établissements universitaires.

v. Il produit une économie d’efforts et de dépenses.

vi. Il aide à organiser des projets et des services de consultation.

Désavantages:

Les inconvénients du département Matrix ou Grid sont les suivants:

je. Des conflits inter-fonctionnels et interdisciplinaires peuvent survenir à cet égard.

ii. Une différence entre le chef de projet et les responsables fonctionnels peut apparaître.

iii. Lorsque l'organisation a d'autres demandes, concernant les services fonctionnels, d'autres objectifs que le projet peuvent entrer en conflit avec des revendications et des querelles sur les ressources fonctionnelles.

Dans un climat sain de coopération et de travail en équipe, le système fonctionnera dans l’ensemble de manière très satisfaisante.


Base de département - Département fonctionnel, département par produit, département par territoire, département par client et quelques autres

La division / division est basée sur les facteurs suivants:

Base # 1. Départementation fonctionnelle :

Cela signifie regrouper les fonctions de l'entreprise en fonction de fonctions telles que la production, le marketing, les ressources humaines, les finances, la recherche et le développement, etc. Il peut y avoir un certain nombre de sous-départements dans chacun de ces principaux départements fonctionnels.

Par exemple, le département de production peut avoir les services suivants: achat, contrôle des matériaux, planification du produit, conception du produit, contrôle de la qualité; le département marketing peut avoir des départements comme la publicité, le contrôle des ventes, la promotion des ventes, les études de marché, la distribution physique, etc., et le département financier peut gérer la trésorerie, la collecte et le recouvrement, la budgétisation, le contrôle financier, la comptabilité, etc.

Mérite :

je. Logique - C'est une méthode plus logique et éprouvée pour créer des départements dans les industries manufacturières en termes de fonctions.

ii. Formation spécifique à un domaine - Chaque département peut former le personnel appartenant à une spécialisation donnée. Cela simplifie la formation.

iii. Flexibilité - Cette méthode offre de la flexibilité dans la mesure où plusieurs départements peuvent être ajoutés et que certains peuvent être éliminés en phase avec les changements de la dynamique environnementale.

iv. Nomination de spécialiste - Des spécialistes peuvent être nommés pour divers domaines fonctionnels. L'efficacité opérationnelle de l'organisation devrait donc s'améliorer considérablement.

Limitations :

je. Concentration étroite - Une concentration excessive sur la spécialisation oblige les responsables fonctionnels à rester concentrés. Ils ont tendance à avoir des tendances de construction d'empire. Ils sont enclins à promouvoir les intérêts étroits de leurs départements aux dépens des autres départements.

ii. Conflit interministériel - Les conflits interministériels sont assez naturels dans la classification par fonction car leurs responsabilités sont interdépendantes.

iii. Absence de vision large - Une trop grande spécialisation rend les responsables fonctionnels inaptes à occuper des postes de direction. Ils n'ont pas une vision large de l'organisation. Ainsi, cela limite le développement des têtes fonctionnelles.

iv. Problèmes de coordination - Il est difficile de coordonner les activités des différents départements. Par exemple, le service commercial peut ne pas être en mesure d'honorer sa promesse de livrer certaines unités d'un produit en raison d'un retard de production de la part du service de la production.

Base # 2. Département basé sur le produit :

Sous ce type, les départements sont créés en termes de produits fabriqués par une entreprise. Lorsqu'une entreprise fabrique un certain nombre de produits, qu’ils soient liés ou non, les activités sont regroupées en fonction des produits qu’elle produit.

Il y aurait un bureau central qui fournirait un certain soutien de base aux différents départements / divisions. Chaque division fonctionnerait de manière autonome avec une intervention minimale du siège social.

Mérite :

je. Discrimination des secteurs rentables et non rentables - Il est plus facile pour la direction de déterminer les secteurs d'activité rentables et non rentables et de prendre les mesures qui s'imposent.

ii. Portée de l'expansion du produit - Il concentre l'attention individuelle sur chaque ligne de produit, ce qui facilite l'expansion et la diversification du produit.

iii. Contribution individuelle - La performance de chaque division et sa contribution au résultat global peuvent être connues facilement.

iv. Fixation de la responsabilité - Il est plus facile de déterminer la responsabilité de la rentabilité de chaque produit.

v. Excellent terrain d’entraînement - Chaque division de produits étant semi-autonome et dotée de fonctions différentes, elle constitue un excellent terrain d’entraînement pour les postes de direction.

vi. Flexibilité - Ceci est plus flexible et adaptable.

Démérites:

je. Coûts d'exploitation plus élevés - Les coûts d'exploitation sont plus élevés pour les organisations pratiquant une départementalisation basée sur les produits, car il est nécessaire de répliquer des installations et des ressources spécialisées.

ii. Sous-utilisation de la capacité - Lorsque la demande pour un produit donné diminue, l'installation reste sous-utilisée.

iii. Supervision lourde - La direction trouve difficile d'exercer un contrôle sur diverses divisions et activités.

iv. Tendance à construire un empire - Chaque chef de produit a tendance à créer son propre empire au détriment de l’intérêt général de l’organisation.

v. Davantage de main-d'œuvre - Cela nécessite plus de main-d'œuvre dotée de compétences générales en gestion.

Base # 3. Département basé sur le territoire :

Là où les activités sont très dispersées, la division est basée sur la zone géographique. Toutes les activités relatives à une zone / un territoire donné sont regroupées et attribuées à l’exécutif en charge de chaque zone. Sous ce type, la division est faite en termes de région, zone, branche, etc. En bref, lorsque des opérations similaires sont entreprises dans différentes zones géographiques, la division est effectuée en termes de territoire. Par exemple, les banques, les assurances, les services postaux, les messageries, les sociétés de transport, etc., suivent ce type de département.

Mérite :

je. Répondre aux besoins divers des clients sur plusieurs sites - Cela permet à l'entreprise de répondre aux besoins des clients situés sur différents sites du pays ou du monde entier.

ii. Action rapide - Les chefs de chaque territoire peuvent engager une action rapide en réponse à des problèmes propres à une région donnée.

iii. Le contact avec la population locale est plus facile - Les gestionnaires peuvent employer des personnes locales qui peuvent être en relation avec la population locale ayant un cas relatif. En conséquence, l'activité de l'entreprise peut croître considérablement.

iv. Économie de coûts - Il en résulte une économie de fret, de location et de main d'œuvre. Par conséquent, les économies d’opérations localisées lui reviennent.

v. Une meilleure coordination - Une meilleure coordination des activités peut être obtenue par la mise en place de divisions régionales. Cela facilite l’étendue du contrôle.

vi. Contact direct - La communication en face à face avec les clients locaux renforce l'image de la société et sa bonne volonté.

vii. Formation sur les marchandises pour les gestionnaires - Il fournit un bon terrain de formation pour les directeurs généraux.

Démérites :

je. Coût d'exploitation élevé - Cela implique des coûts d'exploitation élevés et l'entreprise doit dupliquer / reproduire les activités sur différents sites.

ii. Pénurie de membres de la haute direction - Cela nécessite davantage de membres de la haute direction dotés de compétences générales en gestion qui peuvent ne pas être disponibles en nombre suffisant.

iii. Friction entre les gestionnaires à plusieurs endroits - Des frictions peuvent survenir entre les gestionnaires territoriaux.

iv. La coordination et le contrôle des officiers dans divers endroits constituent un défi pour la direction.

v. Déficit de communication - Des carences de communication peuvent également apparaître entre le bureau central et les centres régionaux.

Base # 4. Département par les clients :

Lorsque l'attention aux types de clients devient primordiale, des départements peuvent être établis en termes de clients. Ce type de département est appliqué dans les banques, les assurances, la vente au détail, les grands magasins, etc.

Mérite :

je. Attention particulière - Une attention particulière est accordée aux goûts distincts et aux préférences de chaque classe de clients. This enhances customer satisfaction and boosts the image of the enterprise.

ii. Benefits of specialization – The benefits of the specialization can be achieved.

iii. Gathering market intelligence – The enterprise is able to collect minute information about the different classes of customers and tailor make their production programmes.

Inconvénients :

je. Underutilization of resources – When there is a fall in demand in a particular department, resources remain unutilized or underutilized.

ii. Excessive overheads – Duplication of activities adds to excessive overheads.

iii. Problem of coordination – There may arise the problem of coordinating the activities of diverse departments and there may also arise communication gap between central office and departments.

iv. Craving for special treatment – Each manager may bring in pressure for special treatment, privileges, facilities and benefits. Provision of any special treatment to any particular department may breed ill will among the rest of the departments.

Basis # 5. Departmentation Based on Process :

Under this classification, activities are grouped in terms of the stages a product goes through in the production process. For example, textile mill may have department like spinning, ginning, weaving, bleaching, dying and weaving; printing press may have composing, editing, printing, binding and proofreading departments.

Mérite :

je. Clear Cut Division Of Work – There is a clear cut division of work. This ensures specialization and facilitates training of entry level personnel.

ii. Specialist services – It is possible to appoint specialists for each process and derive the benefit of specialization.

iii. Saving in repair and maintenance cost – Location of machines of similar type result in saving repair and maintenance cost.

Demerits :

je. Coordination challenges – There may be difficulty in coordinating the different processes.

ii. Conflict among managers – Conflict among the process managers may erupt.

iii. Unsuitability – It is not suited to non-composite type of plants.

Basis # 6. Departmentation by Time:

Where activities are grouped as per the time of performance, it is called departmentation by time. For instance, factory working 24×7 can have day shift, night shift and general shift. Hospitals and public utility companies are working under shift system. Separate departments are created. Even in educational institutions like Arts colleges, in certain states in India there are two separate departments for morning shift and evening shift. MNCs pursue this type of departmentation.

Mérite :

je. 24×7 services – Services are made available around the clock eg, fire service, electricity, hospital, transport, gas supply, etc.

ii. Full utilization of resources – Equipments are fully utilized. There is no question of underutilization of capacities.

iii. Work option – Employees get the option to work in convenient shifts.

iv. Avenues of opportunities – It creates a lot of employment opportunities.

Limitations :

je. Supervision difficulties – Supervision of night shift workers may pose a problem.

ii. Overstressing machines – Machines and equipments are overstressed thereby increasing maintenance costs.

iii. Adverse effect on the health of employees – Working at odd hours affects the health of employees.

Basis # 7. Departmentation by Number :

This type of departmentation is pursued in police and defence sectors. For example, soldiers in army are grouped into squads, battalions, companies, brigades and regiments. A specific number of persons who perform the same duties are isolated and brought under the supervision of a manager. This type of departmentation is practised where the work is repetitive and there is no single basis for grouping the activities.

Basis # 8. Composite Departmentation :

In practice no organization follows a single pattern of departmentation. Each type/base of departmentation has its own advantages and disadvantages. Big enterprises apply more than one method of departmentation. For example, functional classification may be followed at the top while activities at the middle and lower level may be organized in terms of product and territorial base.


Basis of Departmentation – With Advantages and Disadvantages

The following Patterns may be used for grouping activities into departments:

1. Departmentation by Functions

2. Departmentation by Products

3. Departmentation by Territory

4. Departmentation by Customer

5. Departmentation by Process or Equipments

6. Departmentation by Time and Numbers

1. Departmentation by Functions:

It refers to grouping the activities of an enterprise on the basis of functions such as production, sales, purchase, finance, personnel, etc. The actual numbers of departments in which an enterprise can be divided depends upon the size of establishment and its nature. To being with, we may- have three of four main departments. With the growth in the size of the business, mare departments and sub-departments may be created.

Avantages:

The important advantages of functional classification include the following:

(a) It provides the benefits of occupational specialization in full.

(b) It ensures an effective utilization of manpower in all departments.

(c) It results in an economy of operation because of simple organizational design.

(d) It reaps the facility of intra-departmental co-ordination among the activities of each department.

(e) It leads to the adoption of a logical and comprehensible structure.

(f) It gives a greater emphasis on basic activities rather than on service activities.

(g) It helps in the training of specialist managers rather than generalist managers.

Désavantages:

Departmentation by enterprise functions has the following demerits:

(i) The functional classification has a proneness to greater centralization.

(ii) It involves delay in decision-making, thereby reducing efficiency.

(iii) It is responsible for poor inter-departmental co-ordination in respect of operations between two departments.

(iv) It exercises ineffective control over work performance in the absence of any rigid standards of performance.

(v) For excessive specialization, it destroys teamwork and employee motivation.

(vi) Succession to the position of the chief executive is a serious problem in functionalization.

(vii) The greatest disadvantage lies in the unsatisfactory handling of diversified product lines.

2. Departmentation by Products:

In product or service Departmentation, every major product is organized as a separate department. Each department looks after the production, sales and finance of one product. It is useful when product expansion and diversification, manufacturing and marketing characteristics of the product are of primary significance.

Avantages:

je. This facilitates the use of specialized equipment, promotes co-ordination and allows maximum utilization of personal skills and specialized knowledge.

ii. This facilitates the growth and diversity of products and services offered by the organization.

iii. The performance of each product line can be compared and analyzed.

iv. This allows the organization to come up with additional product lines without dislocating the existing product lines.

v. This provides an excellent training growth for management control.

vi. This enables top managers to measure and analysis the contribution of each product line to total profit.

vii. The co-ordination of various activities related to a particular product line is taken care by the head of the department.

Désavantages:

There have certain disadvantages:

je. Product division requires people with general management abilities.

ii. This is expensive.

iii. This creates a problem of control at the top management level.

iv. This method of grouping poses certain problems in coordination, decision-making and control.

On the whole, it is suitable for those big organizations which supply a wide variety of products with different manufacturing technologies and marketing methods.

3. Departmentation by Territory, Geographic Departmentation:

Geography divisions are division designed to save different geographic areas. Under this method, territory or location is taken as the basis for organizing. This is common in organizations that operate over wide geographic areas, banking insurance and transportation firms.

Avantages:

These are the advantages which accrue to an organization having geographic divisions:

je. Geographic divisions allow a manager to pay special attention to the needs and problems of the local markets.

ii. Geographic divisions provide opportunities for local talent to the utilized.

iii. Organization can follow a Geographic or territorial basis for setting-up manufacturing facilities at specific locations in a country.

iv. This improves an organization relationship with customer and the organization can avoid delays in sorting out customer problems.

v. This provides a good training ground for developing general managers as they take an integrated view of the organization and look after all the operations of the unit.

vi. It facilitates the expansion of business to various regions.

Désavantages:

The following are the disadvantages:

je. This requires more people with managerial capabilities.

ii. This creates communication problems due to geographical distance.

iii. In this form costs of operations are high because of duplication of activities in different geographic regions.

iv. The top managers at the headquarters may find it difficult to control and supervise the activities at the departmental levels.

v. It creates the problems of co-ordination and communication.

Thus, Geographic division becomes necessary at some stage in large organizations that operate in a wide geographic area.

4. Departmentation by Customer:

A business house may be divided into a number of departments on the basis of customers it serves, viz., larger and small customers, industrial and ultimate buyers, Government and other customers, male and female customers old and other young customers, wholesale, retail or hire purchase customers etc.

Avantages:

The following are the advantages:

je. Special attention can be given to the particular tastes and preference of each class of customers.

ii. The benefit of specialization can be derived.

iii. The enterprises gains intimate knowledge of the needs of each category of customers.

Désavantages:

The following are the main disadvantages:

je. It may lead to duplication of activities and heavy overloads.

ii. There will be lack of co-ordination.

iii. There may be under utilization of facilities and manpower, particularly during period of low demand.

iv. Managers of customer departments may put pressure for special facilities and benefits.

Thus, this is very much useful when the organizations primary interest is to meet the needs of different customer groups.

5. Departmentation by Process or Equipment:

In manufacturing organizations the activities are often grouped on the basis of processes of equipment. This form of Departmentation brings together people and material to carry out a particular operation. It permits intensive and economical usage of costly equipment. Such as Departmentation can be found in paint or electroplating process grouping. It can also be seen in the old and textile industry or in the arrangement of one plant area of automatic screw machines or punch presses.

Advantages of Departmentation by Process of Equipment:

je. Process Departmentation enables an organization to get the benefits of specialization and make optimum use of the resources and equipment.

ii. This Departmentation is beneficial when the equipment or machinery requires special operating skills.

iii. The basic purpose of the Departmentation is to get economic benefits. Machinery or equipment related to a particular activity may be installed in one department and arranged in such a way that makes the series of operations feasible and economic.

Disadvantages of Departmentation by Process or Equipment:

je. Process Departmentation hinders the co-ordination of various functions due to the limitations that arise from specialization.

ii. This form of Departmentation results in conflicts between different managers at different levels on matters such as allocation of funds, providing facilities to different processes etc.

6. Departmentation by Time and Numbers:

(a) Departmentation by Simple Numbers:

In this method certain numbers of persons who are to perform the same duties are kept in one department under the supervision of one person, irrespective of what they do, where they do and what they work with. This form of Departmentation is based only on the number of people involved in it. The usefulness of this form of Departmentation has diminished with each passing century for three reasons.

First, technology has become more sophisticated and demands for more specialized and diverse skills have increased. Second, the groups comprising of specialized personnel are generally much more efficient than those groups which has been form on the basis of numbers. Finally the most prominent cause for decline the Departmentation by simple numbers is that it is useful only at the lowest level of the organization structure.

(b) Departmentation by Time:

Departmentation by time is also one of the order forms of Departmentation and generally used at lower levels of the organization. In some organizations that work round-the-clock (for example, public utilities like railways, post and telegraph offices, hospital etc.) Departmentation is based on time. The use of shifts is common in such organization as they may be affected by economic, technological of other factors. For such organizations, a normal eight hour work day may not be sufficient.

Advantages of Departmentation by Time:

je. The basic advantage of time-based Departmentation is that it helps in efficient utilization of manpower and other resources.

ii. An organization can render its services to its services to its customer for a period greater than the normal 8-hour working day. Thus, an organization can make its services available to those who need it at any hour.

iii. This forms of Departmentation facilities the use of processes requiring a continuous cycle without interruption.

iv. Expensive capital can be efficiently utilized as employees working in shifts make use of the same machinery for a greater period of time.

v. This form of Departmentation is convenient for some people as they can work at night, for example, students may find it convenient to work at night, as they have classes to attend during the day.

Disadvantages of Departmentation by Time:

je. There may be a lack of supervision in the night shifts.

ii. Most of the employees find it difficult to adjust to switches from one shift to another. For example, an individual may find it difficult to shift form a night shift to a day shift and vice-versa.

iii. When organization operates with several shift system, coordination and communication may become a problem. For example, employees working in the night shifts may not clean up and grease the machinery to be used by the day-shift people. This can be resolved through the establishment of regular practice.

iv. Employees may postpone their work in order to get paid for overtime work. Thus, will put up the costs of production and affect the final price of the product or service.

v. Workers may concentrate on narrow and specified technical aspects of the organization rather than on the total system of composite/combined Departmentation- The relative advantages and limitations of various types of Departmentation should be analyzed in the light of the needs and circumstances of the particular enterprise. That basis of the Departmentation is the best which facilitates the achievements of organizational objectives most economically and efficiently. In practice, no single pattern is ideal to suit all situations. Therefore, no single basis is followed for grouping activities. Most of big enterprises follow a composite of combined bases.

Choosing a Basis for Departmentation (Criteria for Grouping Activities):

Every basis of Departmentation has its own advantages and disadvantages. No single basis is the ideal for all organizations. Management must be very careful in choosing the basis of Departmentation because one a pattern is chosen it is very difficult and costly to switch over to another pattern.

The following factors should be kept in view while selecting a suitable basis of Departmentation:

1. Specialization:

The activities of an organization should be grouped in such a way that it leads to the specialization of work. Specialization helps to improve efficiency and economy of operation.

2. Co-Ordination:

All activities are designed to achieve the organizational objectives. Co-ordination in the performance of different activities is necessary so that they contributes maximum towards the organizational goals.

3. Control:

The Departmentation should be such that it facilitates measurement of performance and timely corrective action. It should enable the management to hold people accountable for results. Effective control helps to achieve organizational goals efficiently and economically.

4. Cost:

Creation of a new department involves extra cost of additional space, equipment and personnel. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical Facilities and Personnel.

5. Special Attention:

The various activities should be given adequate attention so that each necessary activity is performed and there is no unnecessary duplication of activities.

6. Local Conditions:

Local factors should be adequately considered in a scheme of decentralization.

7. Human Consideration:

Departmentation should not follow only technical aspects but human aspects of the organization too.

The existence of informal groups, cultural patterns value system, attitudes of personnel, etc., should be given due to consideration.


Basis of Departmentation – Departmentalization by Numbers, Time, Function, Product, Territory, Customer and Process (With Factors for Basis for Departmentalization )

Departmentalization divides the people and function into identifiable units to achieve organizational goals. It must be emphasized that there is no other best way of departmentalizing that is applicable to all organizations or to all situations. The pattern depends upon given situations on what managers believe yield the best results for them in a situation they face.

There are many patterns of departmentalization:

1. Departmentalization by Numbers,

2. Departmentalization by Time,

3. Departmentalization by Function,

4. Departmentalization by Product,

5. Departmentalization by Territory,

6. Departmentalization by Customer, and

7. Departmentalization by Process.

The details of the types of departmentalization are:

Basis # 1. Departmentalization by Numbers :

Departmentalization by simple numbers has been an important method in organisation of tribes and armies. It involves placing specific number of undifferentiated persons at the direction of an executive or a manager.

The simple number method of departmentalizing is achieved by tolling off persons who are to perform the same duties and putting them under the supervision of a manager. The success of such departments depends upon the quality of manpower. Although, it is not used these days, it still may have certain applications in modern society. It is not feasible today to divide the entire manpower into different units.

Usefulness has declined due to the following reasons:

(i) Technological advancement and demanding more specialized and different skills.

(ii) Groups composed of specialized personnel are frequently more efficient than those based merely on numbers.

(iii) Departmentalization by numbers is useful only at the lowest level of the organisation structure,

(iv) This departmentalization fails to utilize the manpower properly, and so it fails to produce good results.

Basis # 2. Departmentalization by Time :

This is also the oldest form of departmentalization, generally used at lower levels of the organisation, which groups the activities on the basis of time. The use of shift is common. When the work is divided into shifts and time, this is called departmentalisation by time.

Thus, when an organisation operates on three shifts, three different departments may exist – one department for each shift, though they all are alike in terms of objectives and activities. The basic idea is to get the advantages of people specialized to work in a particular shift. Examples of this kind of departmentalisation can be found in hospitals, where round the clock patient care is essential.

There are a few advantages of this form of departmentalisation. First, services can be rendered that go beyond the typical 8-hour workday. Secondly, it is also possible to use processes that cannot be interrupted, those that require a continuing cycle. Lastly, capital equipment can be used properly which are used in shifts.

Inspite of these advantages, departmentalisation by time has disadvantages. First, supervision may be lacking, secondly, there are fatigue factor. Thirdly, having several shifts may cause problems in coordination and communication. Despite this problem, this form of departmentalisation is still in use.

Basis # 3. Departmentalization by Function :

Functional departmentalization refers to grouping of activities in accordance with the function of an enterprise; this embodies what enterprises typically do. In simple terms, the departments are created or formed on the basis of specified functions to be performed.

Activities related to a function are grouped in a single unit with a view to give a well-defined direction of the whole group. Since all enterprises undertake the creation of basic unit, the basic enterprise functions are production, financing, selling, purchasing and material, technical, marketing, personnel, etc.

These are the basic functions of an enterprise. Ralph C. Davis called it 'Organic Function', because their performance is vital and essential to the survival of the organisation. However, there is no generally accepted sequence of departmentalization. This depends upon the nature of enterprise and requirement of the organisation.

Often, these particular functional designations appear or do not appear in the organisation chart. A manufacturing unit employs different terminology, while a wholesale concern employs mostly ie, selling, 'buying' and Finance; and technical enterprise employs different terminology; this is because of the nature of enterprise and functioning.

Functional departmentalization is the most widely employed basis for organizing activities and present in almost every enterprise at some level in the organisation structure. The characteristics of the production, selling and finance functions of an enterprise are widely recognized and thoroughly understood.

Coordination of activities may be achieved through rules and procedures, planning organisational hierarchy, personal contacts, and sometimes liaison departments. Such a department may be used between engineering and manufacturing to handle design or charge problems.

Avantages:

The following are the main advantages of functional departmentalization:

(i) Follows principle of occupational specialization,

(ii) Logical, time proven and natural form,

(iii) Maintains power and prestige of major functions,

(iv) Simplifies work and training, and

(v) Facilitate control.

This is the most logical and time-proven method. It ensures the performance of all activities necessary for achieving organizational objectives. It is also the best way of making certain that the power and prestige of the basic activities will be defended by the top managers. Functional departmentalization follows the principle of occupational specialization and thereby facilitates efficiency in the utilization of people.

Désavantages:

In spite of advantages, functional departmentalization has certain limitations:

(i) De-emphasis of overall company objectives,

(ii) Over specializes and narrows viewpoints of key personnel,

(iii) Reduces coordination between functions,

(iv) Responsibility for profits is at the top level only, and

(v) Limited development of general managers.

Functional departmentalization may tend to de-emphasize overall enterprise objectives. Next, drawback is too much emphasis on specialization, and sometimes, functional departments grow in size to justify their costs.

Basis # 4. Departmentalization by Product :

The grouping of activities on the basis of products or product lines is called departmentalization by products. It is preferred when product expansion and diversification, manufacturing and the marketing features of the products are of primary concern. Generally, where the company is making or producing diversified product, then for the convenience of controlling, departmentalization is be to done on the basis of product.

This structure permits top management to delegate to a division executive extensive authority over the manufacturing, sales, service, and engineering functions that relate to a given product or product line and to exact a considerable degree of profit responsibility from each of these managers.

Departmentalization by product or service occurs when employees who work on a particular product or service are members of the same department regardless of their business function or process in which they are engaged. In this way, IBM reorganized its operation into five autonomous business units – Personal computers, Medium-size office systems. Mainframes, Communication equipments, and components.

For example, a big enterprise with a diversified product line may have four divisions- A, B, C and D. Each division may be subdivided into Finance, Production, Sales and Personnel activities.

Avantages:

Product departmentalization is useful where production lines are diversified and the volume of production is large.

(i) Product departmentalization can reduce the coordination problem at higher levels, because of the integration of various functions to a particular line of product.

(ii) It facilitates the use of specialized capital, promotes a certain type of coordination, and permits the maximum use of personnel skills and specialized knowledge.

(iii) Product departmentalization facilitates the measurement of managerial and operative results.

(iv) It facilitates the evaluation and comparison of the performance of various product divisions.

(v) If follows individual attention on each product line which makes easier product expansion and diversification.

Désavantages:

In spite of these advantages, product departmentalization has the following limitations:

(i) Production department encounters certain difficulties in coordination which may lead to instability in organisation structure.

(ii) Product manager centralizes all related activities; and because of these the benefits of specialization cannot be taken in respect of these.

(iii) There is a problem of oversimplification. Product line-managers may be saddled with heavy overhead costs, etc. Product managers resent being charged with costs over which they have no control.

(iv) There is a duplication of physical facilities and functions. It is suitable for only large scale business and multi-product enterprises which have the capacity to produce and sell at a larger scale.

Basis # 5. Departmentalization by Territory :

It means that groups are organized according to a region of the country or world. Sales or marketing groups are arranged by geographic region. Territorial Departmentalization operates over wide geographical areas. In this case, all the activities in a given area or territory are grouped together and assigned to a manager. Here, all the activities in a given area of operation are divided into zones, divisions, sections and branches.

This is especially attractive to large-scale firms or other enterprises whose activities are physically or geographically dispersed, such as banking, insurance, transportation and distribution network throughout a territory, etc. The territorial departmentalization is of Indian Railways; which is divided into northern Railways, Western Railways, Southern Railways, Eastern Railways and Central Railways.

Territorial Departmentalization offers a numbers of advantages:

(i) It places responsibility to a lower level, encourages logical participation in a decision making, and improves coordination of activities in a region,

(ii) It helps in achieving the benefits of local operations. Knowledge of local environment is an important factor in effective management action,

(iii) It facilitates the expansion of business in various regions,

(iv) It improves coordination in a region,

(v) It takes the advantages of economies of local operation, and

(vi) It furnishes measurable training ground for general managers.

Territorial departmentation suffers from the following limitations:

(i) This creates the problem of coordination among various regional units.

(ii) It increases problems of top management to exercise effective control; because management is not conversant with the problems of different areas.

(iii) It increases the cost of operation. It tends to make maintenance of economical central services difficult and may require services such as personnel or purchasing at region level.

(iv) There is problem of communication due to geographical distance.

(v) It requires more skilled managers which may not always be available.

(vi) Sometimes implementation of the policy matter fails. Proper implementation of policies is not possible.

Basis # 6. Departmentalization by Customer :

In customer departmentalization, activities are grouped according to customer. The management groups the activities to cater to the requirements of different customer groups. Customers are the key to grouping. Many educational institutions usually follow this type of departmentalization, where they offer different types of courses to meet the requirement of different types of students. Business owner and managers also frequently arrange activities on this basis to cater to the requirements of clearly defined customer groups. The main objective of this type is to provide specialized services to different classes of customers.

This basis of departmentalization follows the division and subdivision of activities of marketing to give attention to various customers. Management in action reports how Proctor and Gamble made several changes in its brand manager system to establish a customer-based structure.

The benefits of customer departmentalization are as follows:

(i) Customer departmentalization focuses on the customer needs. It can address the special and widely varied needs of customers.

(ii) It develops expertise in customer area. The benefits of specialization can be derived.

(iii) It leads to greater satisfaction of customers. It gives customers a feeling that they have an understanding supplier.

This practice has certain limitations:

(i) As such, this basis is applied on marketing function generally; coordination becomes difficult between marketing and other functions.

(ii) There is possibility of underemployment of facilities and manpower specialized for certain consumer groups, especially in case of recession.

(iii) It requires managers and staff specialists get familiar with the customer situation: which is very difficult.

(iv) Customer may not always be clearly defined/or differentiation among the various customer groups might be difficult. With customer form, there is usually less process specialization, because employees must remain flexible to do whatever is necessary to enhance the relationships with customers.

Basis # 7. Departmentalization by Process :

In this method, activities are grouped on the basis of production processes or equipment involved. Manufacturing process is taken as basis for dividing the activities. The manpower and materials are brought together in order to carry out a particular operation. This is generally used in a manufacturing enterprise and at lower levels of organisation.

This is mostly employed in textile, oil and other similar industries. As such, production department of a textile mill may be operated on the basis of process, like spinning, weaving, dyeing, bleaching, designing and calendaring.

The main objective is to achieve the efficiency and economy of operation. The basic objective is to achieve economic advantages.

1. It provides for effective utilization of specialized equipments and skills.

2. This ensures specialization and facilitates training of junior level employees.

3. This facilitates coordination by grouping production facilities needed for the completion of each distinct phase of work.

4. It puts full responsibility for the completion of each stage of production.

5. Greater emphasis on quality of work.

This method, however, proves to have some limitations:

(i) There may be difficulty in the coordination of the departments based on different processes.

(ii) Inefficiency in operation of one process department may adversely affect other process departments.

(iii) There is also duplication of general purpose equipment in various departments.

(iv) It is suitable only for specific or composite types of plants.

(v) There may be conflicts among managers of different processes.

Choosing a Basis for Departmentalisation :

As from the above discussion of each form of departmentalization, managers have to see the consequences of every form, because the process of selection requires a lot of insight; but overall it should be directed to promote the attainment of organisational goals.

Departmentalization is the basis only to achieve organisational goals; so the basic consideration will be given to perform organisation activities efficiently and effectively. In actual practice, no single basis is followed is grouping the activities throughout the organisation. A combination of two or more basis is used at different levels in the organisation.

Management must take into consideration all the peculiar circumstances in the selection of the basis of departmentalization and the following factors should be kept in mind. Elles sont:

1. Specialization- Departmentalisation is of such type that should take the advantage of specialization to maximum extent. Specialization helps in raising efficiency and it tends to aid performance contributing to enterprise objectives. Management must take the basis of such departmentalization which facilitates specialization.

2. Economy- The basis of departmentalisation selected must be influenced by cost consideration. Creation of departments increases extra cost on the part of the organisation. This increases costs in several ways. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical facilities and personnel.

3. Control- The departmentalization should be such which makes it easier for management to measure performance and to hold people accountable for results. The departmentalisation should not create problems for managerial control.

4. Co-Ordination- All the activities grouped in various forms have the same objective to achieve organisational goals, though they are not similar in nature and their performance may require different skills. Thus, coordination is required at every step. Thus, going through the process of departmentalisation, management will ensure proper coordination at the departmental level as well as at organisation level.

5. Emphasis on Key Areas – The various activities of the organisation should be given adequate attention so that each activity is performed and there is no unnecessary duplication in the performance of these activities. Divisions should emphasize on key areas on which the enterprise depends.

6. Human Consideration – Divisions should also take into consideration human aspects of organisation. Availability of personnel, the existence of informal groups, culture, traditions, value system and attitudes of personnel towards various forms or organisations go a long way in deciding the effectiveness and efficiency of the organisation.

Whatever may be the basis, departmentalization means to achieve organisational objective. The basis of departmentalisation is the best which facilitates of organisational objectively most economically and efficiently. In practice, it is not feasible to follow a particular basis of departmentalisation; rather, big organisations follow a composite or combination of several bases.

Functional departmentalization is used at the top level; while sales department may be grouped on product or territorial basis which may be grouped further on customer basis. As usual, production department may be grouped on the basis of product or equipment employed. Thus, there is no ideal pattern to suit all occasions and situations.


 

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