Structure organisationnelle fonctionnelle

Tout ce que vous devez savoir sur la structure organisationnelle fonctionnelle. Une organisation fonctionnelle est une organisation dans laquelle le travail est organisé sur la base de la spécialisation. Ainsi, le personnel expert transmet directement les instructions au personnel de ligne sans passer par la chaîne de commande officielle. Cette forme d'organisation a été conçue par FW Taylor, le père de la gestion scientifique.

La structure organisationnelle fonctionnelle découle de la complexité croissante des opérations commerciales, en particulier du service de la production, et de la nécessité de disposer de spécialistes pour aider le personnel en ligne.

Une organisation fonctionnelle sous une forme ou une autre existe dans toutes les entreprises, en particulier au sommet. La division même de l’ensemble des activités d’une entreprise au niveau de la production, du marketing, des finances et du personnel est un exemple d’organisation fonctionnelle.

En savoir plus sur: - 1. Caractéristiques de la structure organisationnelle fonctionnelle 2. Avantages de la structure organisationnelle fonctionnelle 3. Inconvénients de la structure organisationnelle fonctionnelle 4. L'intégrité fonctionnelle de Taylor.


Structure organisationnelle fonctionnelle: caractéristiques, avantages, inconvénients et prédisposition fonctionnelle de Taylor

Structure organisationnelle fonctionnelle - Caractéristiques, avantages et inconvénients

Sous la structure organisationnelle fonctionnelle, l'organisation est divisée en un certain nombre de domaines fonctionnels. Chaque département est géré par un expert fonctionnel dans ce domaine. Toutes les activités sont regroupées selon certaines fonctions telles que la production, le marketing, les finances, le personnel, etc., et sont mises à la charge de personnes différentes. Toutes les personnes dans l'organisation qui exercent une fonction particulière sont mises sous la responsabilité d'une personne contrôlant cette fonction. Le responsable d’une fonction est un spécialiste et fait ressortir le meilleur de lui-même.

Chaque domaine fonctionnel sert tous les autres domaines de l'organisation. Par exemple, le service des achats gère les achats pour tous les services. Le chef de la fonction émet des ordres dans toute l'organisation en ce qui concerne uniquement sa fonction. Par exemple, le responsable du personnel décidera des questions relatives aux salaires, à l'évaluation des performances, aux promotions, aux mutations, etc. de chaque employé de l'organisation, qu'il soit au service des finances, au service marketing, etc.

Ainsi, une personne dans une organisation reçoit des instructions de plusieurs responsables fonctionnels. L’expert fonctionnel exerce une autorité fonctionnelle sur les subordonnés d’autres départements.

Caractéristiques de la structure organisationnelle fonctionnelle :

Voici les caractéristiques de l'organisation fonctionnelle:

(i) Toute la tâche de l'organisation est divisée en différentes fonctions.

(ii) Chaque fonction est effectuée par un spécialiste.

(iii) Le responsable fonctionnel est responsable des activités de sa fonction dans l'ensemble de l'organisation.

(iv) Les responsables fonctionnels opèrent avec une grande indépendance.

Avantages de la structure organisationnelle fonctionnelle :

L'organisation fonctionnelle présente les avantages suivants:

1. Spécialisation:

Ce type d’organisation présente l’avantage de disposer de spécialistes dans chaque domaine. Le travail est effectué par ceux qui ont la connaissance spécialisée de ce travail. Les ouvriers ont l'avantage de recevoir des instructions de spécialistes. Cela rend possible l'utilisation maximale de l'énergie dans l'organisation.

2. Augmentation de l'efficacité:

Il existe une division du travail jusqu'au niveau de la direction. La planification et l'exécution sont également séparées. Cela contribue à accroître l'efficacité globale de l'organisation. Les travailleurs sont encadrés par des superviseurs experts, ce qui améliore leurs performances au travail.

3. Portée de la croissance:

L'organisation fonctionnelle offre de larges possibilités de croissance et de production de masse. L'emploi de spécialistes à différents niveaux de travail permet à l'organisation de se développer selon les besoins de la situation.

4. Flexibilité:

L'organisation fonctionnelle permet des changements d'organisation sans perturber l'ensemble du travail. L'étendue de la supervision peut également être ajustée en fonction des besoins.

5. Soulagement aux cadres supérieurs:

Les cadres supérieurs ne sont pas surchargés inutilement, comme cela se produit dans l'organisation en ligne. L’officier supérieur est censé être un homme à tout faire et est chargé de tous types de travaux. Au contraire, un spécialiste maîtrise parfaitement sa ligne et possède l'expertise et la capacité de prendre ses propres décisions.

6. Economie des opérations:

Le recours à des spécialistes aide à contrôler le gaspillage de matériaux, d’argent et de temps. La consolidation des activités conduit à une utilisation optimale des installations telles que les bureaux, les installations et les machines, etc.

7. Meilleure supervision:

Chaque supérieur est un expert dans son domaine et réussira à planifier et à exécuter correctement. Les supérieurs connaissant bien le travail, ils pourront améliorer le niveau de supervision.

8. Contrôle démocratique:

Ce type d'organisation élimine le contrôle par un seul homme. Il y aura un contrôle et une supervision communs dans l'organisation. Cela renforce le moral des employés et suscite également un sentiment de coopération entre eux. L'approche démocratique incite les travailleurs à approfondir leur travail et à faire des suggestions pour améliorer leur travail.

Inconvénients de la structure organisationnelle fonctionnelle :

Voici les inconvénients d'une organisation fonctionnelle:

1. Conflit d'autorité:

Le principe de «l'unité de commandement» est violé dans l'organisation fonctionnelle. Un subordonné est responsable devant de nombreux patrons. Chaque supérieur considère son travail comme important et souhaite que les travailleurs donnent la priorité à son travail. Les travailleurs se sentent confus et incapables de décider des priorités de leur travail.

2. Manque de coordination:

La nomination de plusieurs spécialistes pose des problèmes de coordination, en particulier lorsque plusieurs avis sont nécessaires pour prendre des décisions. Les spécialistes essaient de donner plus d'importance à leur travail par rapport à d'autres domaines. Cela crée des conflits entre spécialistes et la coordination devient un problème.

3. Difficulté à fixer la responsabilité:

En l'absence d'unité de commandement, il devient difficile de déterminer la responsabilité du relâchement au travail. Tant de personnes sont impliquées dans l'achèvement d'un travail et tout le monde essaie de blâmer les autres pour leur faible performance.

4. Retard dans la prise de décision:

L'implication de plus d'une personne dans le processus de prise de décision le ralentit. La rapidité ou l’action tend à être entravée par la division de l’autorité. Il faut beaucoup de temps pour consulter différents spécialistes avant de prendre une décision.

5. Mauvaise discipline:

La division de l'autorité crée un problème de discipline. Les ouvriers doivent obéir à beaucoup de patrons, leur loyauté se divise. La discipline a tendance à disparaître non seulement parmi les travailleurs mais aussi parmi les supérieurs hiérarchiques.

6. Cher:

La multiplicité des experts augmente les frais généraux de l'organisation. Un certain nombre de spécialistes sont nommés pour divers travaux. Ces personnes étant des spécialistes, elles exigent des émoluments beaucoup plus élevés. Les petites unités ne peuvent pas se permettre d'avoir une organisation fonctionnelle.

7. Rivalités de groupe:

L'émergence de nombreuses personnes de statut égal encourage les rivalités de groupe entre les cadres. Les personnes liées à différents domaines tentent de créer leurs groupes, puis la rivalité commence entre eux. Chaque groupe essaie de dominer l'autre. La croissance de l'unité est affectée négativement dans une atmosphère vicieuse.


Structure organisationnelle fonctionnelle - Prédiction fonctionnelle, mérites, démérites et pertinence

Organisation du travail basée sur la spécialisation :

Une organisation fonctionnelle est une organisation dans laquelle le travail est organisé sur la base de la spécialisation. Ainsi, le personnel expert transmet directement les instructions au personnel de ligne sans passer par la chaîne de commande officielle. Cette forme d'organisation a été conçue par FW Taylor, le père de la gestion scientifique.

Les départements fonctionnels apportent un soutien et des conseils aux responsables hiérarchiques en ce qui concerne l’étude des travaux, la maintenance des machines, l’achat de matériel, le contrôle des stocks et le contrôle de la qualité. En leur absence, les responsables hiérarchiques devront s’acquitter seuls de ces tâches.

L’organisation fonctionnelle découle de la complexité croissante des opérations commerciales, en particulier du service de production, et de la nécessité de disposer de spécialistes pour aider le personnel en ligne. Une organisation fonctionnelle sous une forme ou une autre existe dans toutes les entreprises, en particulier au sommet. La division même de l’ensemble des activités d’une entreprise au niveau de la production, du marketing, des finances et du personnel est un exemple d’organisation fonctionnelle.

Provision pour toutes les activités :

La répartition du travail entre les différents départements devrait couvrir toutes les activités. Pour chaque activité, il devrait y avoir une personne ou un département ou une autre pour la réaliser. Toutefois, on évite les doubles emplois dans la répartition des activités - les mêmes activités ne doivent pas être attribuées à deux personnes ou départements ou plus.

Les activités attribuées à n'importe quel département devraient être interdépendantes. Au moins, ils ne devraient pas être aussi différents les uns des autres que l’ingénierie industrielle et les études de marché, ou la planification de la production et la publicité.

Organisation fonctionnelle au sommet:

Le regroupement fonctionnel des activités au niveau supérieur entraîne la création d'un département distinct pour chaque activité principale. Ainsi, il existe un département pour les fonctions de production, de marketing, de finance et de personnel.

Seul le responsable d'un département fonctionnel (personnel, ventes, finances, etc.) peut commander des subordonnés, quel que soit le département dans lequel ils travaillent. Ainsi, le responsable du personnel décidera des questions relatives à la sélection, aux salaires, à la promotion, etc. de chaque subordonné, quel que soit le service auquel il est rattaché - production, vente ou finance.

Un département fonctionnel ne gérera que les activités qui lui sont assignées. Par exemple, le responsable de la production ne se préoccupera que de la production de biens et de services, mais ne participera pas à l’acquisition et à la formation de la main-d’œuvre, ni à la définition de leurs conditions de relevant du service du personnel.

Organisation fonctionnelle en bas:

Taylor recommanda une organisation fonctionnelle des activités même au niveau de l'atelier. Il estimait que le contremaître ne devrait pas avoir à s'occuper de chaque aspect de son travail - à planifier, à conserver un enregistrement du travail effectué par chaque ouvrier, à réparer des machines ou à discipliner les ouvriers. Il devrait y avoir des spécialistes pour le conseiller et le soutenir dans chacune des autres tâches.

Dans la Bethlehem Company où il travaillait, Taylor a expérimenté l’arrangement suivant et l’a trouvé utile pour une planification et un contrôle efficaces:

A. Au département de la planification:

1. Commis aux tournées - Il établira la séquence de toutes les opérations manuelles et mécaniques.

2. Commis à la carte d'instructions - Il rédigera les instructions relatives à la manière de traiter chaque tâche.

3. Commis de temps et de coût - Il fixera les dates de début et d’achèvement de chaque tâche et calculera le coût direct des biens produits.

B. dans l'usine:

1. Gang Boss - Son travail consistera à veiller à ce que les machines et les hommes restent toujours prêts à exécuter les opérations de production.

2. Vitesse Boss - Il veillera à ce que chaque tâche soit terminée dans les délais impartis.

3. Inspecteur - Il contrôlera la qualité des produits fabriqués.

4. Réparateur - Il veillera au bon fonctionnement des machines et des outils de l'usine.

C. Pour l'ensemble du travail:

Disciplinaire - Il veillera à ce que chaque tâche soit exécutée de manière systématique, disciplinée et à temps.

'Intériorité fonctionnelle' :

Taylor a appelé ce système - des spécialistes qui conseillent et assistent les responsables hiérarchiques - un "leadership fonctionnel". Il a déclaré que les spécialistes devraient être des experts dans le traitement de leurs tâches respectives. Comme ils sont nommés pour diriger et contrôler les processus et les fonctions de production dans l’atelier, les travailleurs chargés des diverses tâches doivent travailler selon les ordres de spécialistes dans leurs domaines respectifs.

Un contremaître ne peut à lui seul remplir les fonctions assignées aux huit spécialistes - il peut manquer des compétences ou de l'expérience requises à cet effet. En tout état de cause, il serait déraisonnable de s’attendre à ce qu’il décide du parcours des tâches effectuées par chaque travailleur, du calendrier et du coût de chaque opération et maintienne les machines et les outils en état de fonctionnement 24 × 7.

Et, plus important encore, il ne lui sera peut-être pas possible de discipliner ses collègues dans l’exécution de leurs tâches; il devra être un psychologue et un expert technique pour exercer les fonctions de huit experts.

Mérites de l'organisation fonctionnelle :

(1) Chaque travailleur fait ce qu’il sait faire de mieux:

L'organisation fonctionnelle favorise la division logique des tâches et des activités en fonction de la spécialisation individuelle.

(2) La performance répétitive de la même tâche augmente l'efficacité :

Puisqu'une personne est continuellement en train d'accomplir la même tâche, elle développe une expertise et donc une efficacité.

(3) Soulagement aux responsables hiérarchiques :

Une organisation fonctionnelle libère les responsables hiérarchiques de l'exécution de tâches de routine dans lesquelles ils ne possèdent peut-être pas une expertise. Soulagés de ce travail, ils peuvent se concentrer sur leurs tâches principales.

(4) Facilite la production à grande échelle :

Une organisation fonctionnelle favorise la spécialisation, ce qui aboutit à la normalisation des tâches. Une entreprise peut en tirer parti et entreprendre une production en série de biens.

(5) économique :

Une organisation fonctionnelle est rentable. Il dispose de spécialistes pour chaque activité courante, tels que le recrutement et la formation du personnel, l’acquisition de fonds et le marketing. On évite donc de recruter des responsables hiérarchiques ayant une expertise dans chaque domaine. Dans la configuration mondiale actuelle, des entreprises et sociétés multinationales nomment quelques spécialistes et leur permettent de continuer à se déplacer à travers le monde pour assister leurs opérations dans différents pays. Il en va tout autrement des déplacements constants laissent peu de temps aux spécialistes pour laisser leur famille.

Démérites d'organisation fonctionnelle :

(1) Cela donne lieu à des relations complexes :

Dans une organisation fonctionnelle, il existe de nombreuses relations croisées entre des individus et des départements. En outre, puisqu’un responsable / subordonné est tenu de se conformer aux ordres d’un certain nombre de spécialistes, il est difficile de savoir lequel des spécialistes à écouter en premier. Dans un gouvernement, par exemple, le département de l'éducation peut vouloir récompenser l'excellence mais ne peut pas le faire car le département des finances peut ne pas fournir les fonds nécessaires.

(2) Cela crée une difficulté dans la coordination des activités :

La présence de plusieurs spécialistes peut rendre difficile la coordination des activités requises pour mener à bien les activités de l'organisation, en particulier lorsque les experts ont des points de vue différents sur la nécessité d'une ligne de conduite particulière. Le responsable des achats ne peut pas écouter le responsable des finances; département de production peut attribuer un contrat pour la fourniture de matériel à un fournisseur qui fait défaut. Cela peut entraîner un défaut de fourniture des produits finis aux revendeurs.

(3) Cela décourage la créativité individuelle et l’initiative :

Puisqu'il y a plusieurs supérieurs pour diriger un ouvrier, il n'a ni le désir ni le temps de développer d'autres modèles ou méthodes pour s'acquitter de sa tâche.

(4) Il dépense des sommes énormes en spécialistes :

En raison de leur spécialisation, les spécialistes réclament et obtiennent des salaires astronomiques et d’autres avantages, en particulier s’ils doivent offrir une assistance à des travailleurs répartis dans le monde entier. Cependant, les entreprises et les entreprises le font volontiers car cela coûte encore moins cher que d'avoir des spécialistes sur chaque lieu de travail.

Pertinence de l'organisation fonctionnelle :

L'organisation fonctionnelle peut convenir à tous les types d'organisations - grandes ou petites, à forte intensité de main-d'œuvre ou de machine.


Structure organisationnelle fonctionnelle - Avantages et inconvénients

Comme son nom l'indique, toute la tâche de gestion et de direction des subordonnés doit être divisée en fonction du type de travail impliqué. À vrai dire, presque toutes les entreprises ont une sorte de fonctionnalisation au sommet. Par exemple, la plupart des entreprises disposent de départements distincts chargés de la production, des ventes et du bureau général.

La direction fonctionnelle porte cette idée à sa limite logique et divise la direction en un certain nombre de fonctions, telles que la production, la recherche et développement, le personnel, les achats, les finances, la gestion de bureau et les ventes. Chacun de ces départements servirait le reste de l'organisation.

Le service du personnel, par exemple, recruterait, formerait et s'occuperait des personnes nécessaires pour tous les autres services. Le service des achats s'occuperait des achats pour le compte de l'ensemble du groupe.

Lors de la division de la gestion entre de tels départements, il convient de veiller à

(а) que tout le travail a été divisé en différents départements de sorte qu'aucune activité ne soit attribuée à un département ou à un autre;

b) Il ne devrait pas y avoir de double emploi en ce sens qu’une activité ne devrait pas être attribuée à plus d’un ministère; et

(c) Le travail attribué à un département devrait consister en des emplois interdépendants. Par exemple, il serait absurde d'attribuer des cantines et des dispensaires au responsable des achats.

FW Taylor, fondateur de la direction scientifique, a recommandé la fonctionnalisation même dans les ateliers où les travailleurs doivent produire des biens, au lieu de la pratique habituelle consistant à confier à un contremaître de 20 à 30 travailleurs le soin de être le personnel suivant

1. Commis aux tournées - La personne qui déterminerait comment un travail particulier devait être effectué et tracer le chemin du matériau à différentes étapes de la fabrication.

2. Commis de carte d'instruction - La personne qui fixerait la méthode exacte pour faire un travail.

3. Commis de temps et de coût - La personne qui fixerait le temps standard pour l'achèvement des travaux et qui en établirait le coût.

4. Disciplinaire en magasin - La personne qui traiterait les cas de manquement à la discipline et d’absentéisme.

5. Gang Boss - La personne chargée de l'assemblage et de la configuration de diverses machines et outils pour un travail particulier.

6. Speed ​​Boss - La personne dont la tâche serait de déterminer à quelle vitesse les machines doivent être exécutées pour une exécution efficace du travail.

7. Réparateur - Personne chargée de maintenir les machines en bon état de fonctionnement.

8. Inspecteur - La personne qui vérifierait la qualité du travail effectué.

Il a ainsi divisé le travail de production dans une usine de travail des métaux et appelé les contremaîtres spécialisés «contremaîtres fonctionnels».

On verra que dans ce système, les travailleurs devraient faire face à huit contremaîtres au lieu d'un.

Aux niveaux supérieurs, l'organisation fonctionnelle fait référence à la structure qui est formée en regroupant tout le travail effectué dans les principaux départements ou divisions fonctionnels.

Tous les travaux connexes et similaires sont placés dans un département ou une division sous un seul responsable. Ainsi, le responsable marketing sera responsable de tous les travaux marketing de la société, de toutes les usines et de toutes les gammes de produits. De même, le responsable du personnel exercera une autorité directe sur le personnel des autres départements en ce qui concerne des questions de personnel telles que la rémunération, la discipline, etc. Un subordonné, où qu'il se trouve dans l'organisation, sera directement commandé par un certain nombre de responsables exerçant chacun une autorité fonctionnelle directe. champ.

Avantages :

(а) Il assure une plus grande division du travail et permet à l'entreprise de tirer parti de la spécialisation des fonctions.

(b) Cela accroît l'efficacité car les travailleurs et les autres membres de l'organisation doivent effectuer un nombre limité d'opérations.

c) Il assure la séparation des fonctions mentales et manuelles.

d) Il facilite la production en série grâce à la spécialisation et à la normalisation.

Inconvénients :

a) Il est instable car il affaiblit les contrôles disciplinaires en obligeant les travailleurs à travailler sous plusieurs chefs différents.

b) Son fonctionnement est trop compliqué car il implique la division des fonctions en un certain nombre de sous-fonctions. Cela conduit également à un manque de coordination entre les travailleurs.

(c) Il est difficile pour la direction de définir la responsabilité des résultats non satisfaisants.

d) Cela peut également donner lieu à des conflits entre contremaîtres de rang égal.

Le contrôle devient faible parce que les travailleurs ne sont pas commandés par une seule personne mais par un grand nombre de personnes. Ainsi, il n'y a pas d'unité de commandement.

En raison de multiples autorités, il est difficile de fixer les responsabilités.

Dans l’ensemble, ce système a été suivi avec assez de succès dans les grandes préoccupations concernant la division du travail au sommet. Toutefois, en ce qui concerne la division du travail au sein des différents départements, le système n’a pas été jugé très efficace, principalement parce qu’il n’existait pas de ligne hiérarchique claire.


Organisation fonctionnelle Structure - Avantages et limites

Toute la tâche de gestion et de direction des subordonnés devrait être divisée en fonction du type de travail impliqué. La direction fonctionnelle porte cette idée à sa limite logique et divise la direction en un certain nombre de fonctions telles que la production, les ventes, les finances et les personnalités, la recherche et développement, etc. Chacun de ces départements servirait au mieux son organisation.

Avantages:

(i) Il assure une plus grande division du travail

(ii) Cela améliore l'efficacité de l'organisation.

(iii) Il apporte spécialisation et innovations.

(iv) Cela facilite la production de masse.

Limites:

(i) L'application stricte de la discipline est discutable.

(ii) Crée de la complexité dans les activités de structuration.

(iii) La lisibilité ne peut être corrigée efficacement.


Structure organisationnelle fonctionnelle - avec avantages et inconvénients

Dans le type d'organisation hiérarchique, une personne est responsable de toutes les activités liées à un département ou à une section, mais il est difficile de trouver des hommes suffisamment capables et formés pour pouvoir gérer efficacement toutes les activités. Taylor, reconnaissant cette limitation, a proposé un type d'organisation fonctionnel. Dans ce type d'organisation, des hommes ayant des capacités spéciales ou une formation dans une fonction spécialisée peuvent être employés. Les spécialistes s’acquitteront des fonctions communes à différents départements au sein d’une même organisation.

Ainsi, sous le type d'organisation fonctionnel, les fonctions identiques de divers départements d'une organisation sont exécutées par un spécialiste, tandis que dans une organisation hiérarchique, une personne est responsable de toutes les activités du département dont il est le responsable. Les travailleurs du type fonctionnel d’organisation reçoivent les instructions d’un spécialiste dans chacune des diverses fonctions de surveillance attribuées aux différents spécialistes.

FW Taylor a recommandé une organisation fonctionnelle des activités au niveau de l'atelier. Il estimait que le contremaître ne devrait pas être surchargé d'activités mais qu'il devrait être assisté de plusieurs spécialistes pour résoudre les problèmes de nature technique.

FW Taylor a recommandé les spécialistes suivants:

Au département de la planification :

(1) Commis aux tournées - Il a pour fonction de déterminer le parcours exact par lequel chaque pièce de travail doit voyager aux différentes étapes de la fabrication.

(2) Commis aux cartes d'instructions - Il a pour fonction de donner aux travailleurs les instructions nécessaires concernant la manière dont ils doivent gérer le travail qui leur est confié.

(3) Commis de temps et de coût - Il prépare l'heure standard pour l'achèvement des travaux et en calcule le coût.

Dans l'usine :

(1) Gang Boss - Son travail consiste à veiller à ce que les diverses machines et matériels soient maintenus prêts à être utilisés par les travailleurs.

(2) Speed ​​Boss - Son souci est de prescrire des vitesses appropriées pour les machines.

(3) Inspecteur - Son travail consiste à vérifier la qualité du travail effectué par les travailleurs.

(4) Repair Boss - Sa fonction est de veiller à l’entretien des machines pendant tout le travail.

(5) Disciplinaire - Il applique les règles et règlements de l'organisation afin que chaque travail soit effectué de manière systématique et parfaite.

Préfonctionnalité fonctionnelle :

Taylor a appelé le type fonctionnel d'organisation «Functional Foremanship». Les huit personnes mentionnées ci-dessus sont des spécialistes dans leur travail. Les travailleurs de ce type d’organisation sont tenus de prendre les commandes des huit spécialistes. Taylor a introduit cette précursivité fonctionnelle, car sinon un seul contremaître doit s'occuper de toutes les fonctions. Mais aucune personne n’a la capacité d’assumer toutes les fonctions.

Organisation fonctionnelle au sommet :

Aux niveaux les plus élevés, le système fonctionnel de Taylor implique le regroupement de toutes les fonctions dans les principaux départements fonctionnels, et confie chaque département à un seul responsable. Par exemple, le responsable du personnel peut être chargé des questions de personnel concernant tous les départements, le responsable marketing est responsable de la commercialisation de tous les produits de toutes les usines, etc. Une autre caractéristique de ce type d'organisation est que le supérieur hiérarchique reçoit des ordres non seulement de son supérieur hiérarchique, mais également d'un ou plusieurs spécialistes.

Un contremaître du département de la production peut recevoir des ordres du surintendant qui est son supérieur hiérarchique ainsi que des officiers d'état-major tels que contrôleur financier, responsable marketing, responsable du personnel, etc.

L'organisation fonctionnelle est une structure organisationnelle qui regroupe tous les aspects d'une activité ou de plusieurs activités connexes appelées «fonctions» telles que la production, les finances, le marketing, le développement des ressources humaines, etc. Elle est structurée en fonction des produits traités ou du service rendu dans l'organisation. C'est la forme de département la plus logique et la plus fondamentale. L'organisation fonctionnelle conduit à se spécialiser dans les compétences en affaires. Cela facilite également la mobilisation de compétences spécialisées dans les secteurs de l'entreprise nécessiteux.

Avantages de l'organisation fonctionnelle :

1. Spécialisation - Il garantit une utilisation maximale du principe de spécialisation à chaque point de travail.

2. Efficacité - Étant donné que les travailleurs doivent exécuter un nombre limité de fonctions, leur efficacité serait très élevée.

3. Production de masse - En raison de la spécialisation et de la normalisation, une production à grande échelle peut être entreprise sans trop d'inconvénients.

4. Coopération - L'organisation ne pouvant être contrôlée par une seule personne, il est possible de promouvoir la coopération.

5. Soulagement pour les cadres - Les instructions des spécialistes étant transmises directement aux niveaux inférieurs, les cadres hiérarchiques ne craignent plus les problèmes techniques rencontrés par les travailleurs.

6. Flexibilité - Tout changement dans l'organisation peut être introduit sans perturber toute l'organisation. Il existe donc un élément de flexibilité dans ce type d'organisation.

Inconvénients de l'organisation fonctionnelle :

1. Conflit entre contremaîtres - Sous ce type, les contremaîtres de rang égal seront nombreux, ce qui peut entraîner des conflits entre eux.

2. Discipline - Comme les travailleurs doivent travailler sous différents chefs, il est difficile de maintenir la discipline parmi eux.

3. Manque de coordination - Il existe plusieurs experts fonctionnels dans l'organisation, ce qui peut poser un problème de coordination.

4. Rapidité d'action - Le contrôle étant divisé entre les divers spécialistes, des perspectives étroites sont créées et la rapidité d'action est considérablement entravée.

5. Absence de responsabilité fixe - En cas de progrès insatisfaisant, il est difficile pour la direction de fixer les responsabilités.

6. Cher - Un grand nombre de spécialistes devant être nommés dans le cadre de ce système est très coûteux et les petites entreprises ne peuvent se le permettre.


Structure organisationnelle fonctionnelle - Caractéristiques, mérites, démérites et prédisposition fonctionnelle de Taylor

L'autorité fonctionnelle occupe une position intermédiaire entre l'autorité hiérarchique et l'autorité du personnel. C'est un moyen de placer les spécialistes aux plus hauts postes de l'entreprise. Il confère au titulaire d'un poste fonctionnel un pouvoir de commandement limité sur les personnes des divers départements en ce qui concerne leur fonction.

L'autorité fonctionnelle reste confinée à la direction fonctionnelle de différents départements. Cela aide à maintenir la qualité et l'uniformité des performances des domaines fonctionnels dans l'ensemble de l'organisation.

Dans l'organisation fonctionnelle, diverses activités de l'entreprise sont classées selon certaines fonctions telles que la production, le marketing, les finances, le personnel, etc., et sont confiées à des spécialistes fonctionnels. Un responsable fonctionnel dirige les subordonnés dans l’ensemble de l’organisation dans son domaine d’activité.

Cela signifie que les subordonnés reçoivent les ordres et les instructions non pas d'un supérieur mais de plusieurs spécialistes fonctionnels. En d’autres termes, les subordonnés doivent rendre compte à différents spécialistes fonctionnels de l’exécution de différentes fonctions.

C'est FW Taylor qui a mis au point une organisation fonctionnelle permettant de planifier et de contrôler les opérations de fabrication sur la base de la spécialisation. Mais dans la pratique, la fiction est limitée au sommet de la structure organisationnelle et ne se limite pas au niveau le plus bas de l’organisation, comme le recommande Taylor.

Fonctionnalités:

Les caractéristiques de l'organisation fonctionnelle sont les suivantes:

(i) Toutes les activités de l'organisation sont divisées en fonctions spécifiques, telles que les opérations, les finances, le marketing, les relations de travail, etc.

(ii) Chaque domaine fonctionnel est mis à la charge d'un spécialiste fonctionnel. Le spécialiste a le pouvoir ou le droit de donner des ordres concernant sa fonction quelle que soit sa fonction exercée dans l'entreprise.

(iii) Si une personne de l'entreprise doit prendre une décision relative à une fonction particulière, cela doit se faire en consultation avec le spécialiste technique.

Mérites de la structure organisationnelle fonctionnelle:

Les avantages de l'organisation fonctionnelle ont été discutés ci-dessous:

i) Spécialisation - L’organisation fonctionnelle permet de tirer parti des avantages de la spécialisation du travail. Chaque responsable fonctionnel est un expert dans son domaine et peut aider ses subordonnés à obtenir de meilleures performances dans son domaine.

(ii) Développement des cadres - Un responsable fonctionnel doit posséder une expertise dans une seule fonction. Cela facilite le développement des cadres.

(iii) Réduction de la charge de travail - Une organisation fonctionnelle réduit le fardeau des cadres supérieurs. Il y a une supervision conjointe dans l'organisation. Et chaque employé fonctionnel ne s'occupe que de son domaine fonctionnel.

(iv) Possibilités d'extension - L'organisation fonctionnelle offre une plus grande possibilité d'extension par rapport à l'organisation hiérarchique. Il n’est pas confronté au problème des capacités limitées de quelques responsables hiérarchiques.

(v) Meilleur contrôle - La connaissance experte des responsables fonctionnels facilite un meilleur contrôle et une meilleure supervision de l'organisation.

Démérites de la structure organisationnelle fonctionnelle:

L’organisation fonctionnelle présente les inconvénients suivants:

(i) L'organisation fonctionnelle viole le principe de l'unité de commandement puisqu'une personne est responsable devant un grand nombre de patrons.

(ii) Le fonctionnement de l'organisation fonctionnelle est trop compliqué pour être compris facilement par les travailleurs. Les ouvriers sont supervisés par un certain nombre de patrons. Cela crée de la confusion dans l'organisation.

(iii) L'organisation fonctionnelle développe des spécialistes plutôt que des généralistes. This may create problem in succession of top executive positions.

(iv) A functional manager tends to create boundaries around him and thinks only in terms of his own department rather than of the whole enterprise. This results in loss of overall perspective in dealing with business problems.

(v) There is generally a lack of coordination among the functional executives and delay in decision-making when a decision problem requires the involvement of more than one specialist. Jurisdictional conflicts often arise between the line and functional executives. Executives with functional authority sometimes issue instructions directly to personnel throughout the organisation.

This happens because of failure to define the exact nature of the functional authority which an executive may have. Therefore, it is essential that the functional authority of executives should be clearly laid down. As far as possible, the accountability of subordinates should rest with their line superiors and not with their functional bosses.

Taylor's Functional Foremanship:

The functional organization design is somewhat different from FW Taylor's functional foremanship. The structure stands for fictionalization at the top whereas in Taylor's plan, the functional control went down to lowest level in the organization. Taylor felt that one foreman cannot manage the different aspects of production work for directing a group of employees as he cannot have varied knowledge and ability.

So he advised the substitution of line authority by functional foremanship at the lower levels of the Organisation structure.

Taylor recommended that instead of the usual practice of putting one foreman in charge of 10 to 20 workers, there should be the following staff to guide the workers in various functional areas.

(i) Route clerk.

(ii) Instruction card clerk.

(iii) Time and cost clerk.

(iv) Shop disciplinarian,

(v) Gang boss.

(vi) Speed boss.

(vii) Repair boss.

(viii) Inspector.

There is functional relationship in the structure because every worker is responsible to the speed boss in the matter of discipline and so on. This is the extreme form of functional organisation which is not found anywhere because it has been found to be unrealistic and it violates totally the principle of unity of command.

In order to maintain unity of command in the organisation, fictionalization is applied at the top structure and the functional authority is limited only to the first level that comes below the position of the functional manager.


Functional Organisation

Recognising the limitations of line-type of organisation, viz., getting men with sufficient capacity, training and adaptability. Frederick W. Taylor proposed a functional foremanship organisation. He thought that to be successful in performing multitudinous requirements of the foreman in expanding enterprise, a well-rounded man must possess at least six out of nine qualities, viz., “brains, education, special or technical knowledge, manual dexterity or strength, tact, energy, grit, honesty, judgement or common sense, and good health.”

Hence he discovered functional organisation on the following basis:

(a) To make use of the principle of specialisation.

(b) To bring about organisational balance.

So, one can see, under this type of organisation, men with special abilities to perform specific functions, may be employed, and thus the benefit of specialisation can be enjoyed by the organisation. This will indeed lead to the organisational balance by using the services of specialists in the required functions.

Under this plan, the lowest worker in the organisation can get the benefit of the services of the specialists who will be performing their functions that are common to different departments under one organisation. One should note, therefore, the difference between departmental line organisation and functional organisation.

In the former type of organisation, viz., departmental line organisation, one boss is entrusted with all activities of the department of which he is supposed to be the head; while in the latter type of organisation, identical functions of varied departments are pooled and are performed by a specialist.

The plan, thus, can be said to have been based upon the principle of “division of labour”. It can be emphasised here that this plan divides the personnel according to the supervisory functions with the object of developing higher degree of proficiency by separating the manual from the mental requirements.

Thus, work is assigned strictly according to the specialisation which enables workers to work under different bosses as and when their services, in different departments regarding specialised but common functions are needed. FW Taylor, however, has divided supervisory functions into two groups-

(i) The office or planning division, composed of:

(a) An order-of-work or route clerk;

(b) An instruction-card clerk;

(c) A time-and-cost clerk; et,

(d) The shop disciplinarian.

(ii) The shop foremen of the factory division, consisting of:

(a) The gang boss;

(b) The speed boss;

(c) The inspector; et

(d) The repair or maintenance foreman.

To give an exact picture of functional type of organisation, we quote what FW Taylor, the father of this plan, wrote- “Functional organisation consists in so dividing the work of management that each man from the assistant superintendent down, shall perform as few functions as possible.

If practicable the work of each man in the management should be confined to the performance of a single leading function.” Further, the functional type of organisation, according to Taylor, is “the most marked characteristic of functional management lies in the fact that each workman, instead of coming in direct contact with the management at one point only, namely, through his gang boss, receives his daily orders and help directly from eight different bosses, each of whom performs his own particular functions.

Four of these bosses are in the Planning Room, and of these, three send their orders to and receive their returns from the workmen, usually, in writing. Four others are in the shop and personally help the men in their work, each boss helping in his own particular line or function only.

Some of these bosses come in contact with each workman for so short a time each day that they can perform his function for but a new men, and in this particular line, a number of bosses are required, all performing the same function but each having particular group of men to help.

Thus, the grouping of men in the shop is entirely changed, each workman belonging to eight different groups according to the particular functional boss whom he happens to be working under, at the moment.


Functional Organisation – Advantages and Disadvantages

As the modern business functions are very much complicated, the manager at the top alone cannot take decision on certain specialized matters. In such cases, he needs advice from the people who have technical ability in the matter concerned. For example, when district collector has to deal draught situation or any epidemic health problem, he may lack of specialized knowledge in the problem concerned.

Then he may take advice from an environmental specialist or from the district health officer as the case may be. So also in industrial concerns, the general manager may take advice from personal manager when he wants to take decision regarding recruiting suitable persons for the jobs, or he can take advice from production manager when a production problem arises. In fact every organization while have functional organization to certain extent.

The line manager is responsible for making decisions and the staff managers may assist the line managers in making decisions. The line manager, while making a decision, may take the advice given by the staff manager into account or simply he may neglect. But ultimately line manager is responsible for the results obtained by the decision made by him. A staff function is a support function. In this type of organization, the whole work of the organization is divided on functional basis.

This is to say one particular department will look after the affairs of a particular function, which is needed by entire organization. For example, personal department will recruit all the workers required by various departments of the origination and train them. Similarly, materials department will purchase and supply materials required by all other departments.

FWTaylor, the father of scientific management, introduced functional type of organization. He has extended his functional management theory even at the lower levels also, ie he advised that there should be separate foreman at shop floor to look after specified activities.

He recommended the following staff for various works:

(a) Route Clerk – He decides the actual path to be traveled by material during production of a product.

(b) Instruction Card Clerk – The duty of this clerk is to lay down the exact method of doing the product, in the form of instructions.

(c) Time and Cost Clerk – This clerk will estimate the time required to do a job and work out the cost of production.

(d) Shop Disciplinarian – This clerk will deal with absenteeism and with the cases where rules of discipline are not followed.

(e) Gang Boss – He has to look after the various machines and tools and give instructions to set the machine.

(f) Speed Boss – He has to see that the machine is operated at correct speed and to see that the work is completed as per the schedule.

(g) Repair Boss – He has to bother about the maintenance and repair of machines to see that the machine availability is increased.

(h) Inspector – He is responsible for the quality of the work.

He called each of the above persons as functional Foreman and kept them in-charge of specified work. In this type of organization, the worker receives instructions from many bosses (foremen) instead of one. At higher levels all related works are clubbed together on functional basis and each department is allocated one function.

Advantages of Functional or Staff Type of Organization:

(a) Because of greater division of work, workers will get specialized in their trade so that the quality work pieces can be produced and waste can be reduced, so that the cost of production will be kept under control.

(b) It enables the organization to have clear demarcation between brain work and manual work.

(c) This type of organization is most suitable for a unit working on mass production techniques, as planning and design (mental) is looked after by separate people and execution of job is done by separate people (manual).

Disadvantages of Functional or Staff Type of Organization:

(a) As the workers will get instructions or orders from too many bosses, they will be in a state of confusion, because they do not know to whom they are responsible. This may spoil organizational discipline.

(b) Staff-managers will give only advice and they do not hold any responsibility.

(c) As each department will work in its own interest, the coordination between departments is very difficult.

(d) In this type of organization, there is no clear line of authority.


Functional Organisation al Structure

Functional organisation was formulated by FW Taylor. This is the key point of functional activities. In this, major work is done by grouping the functional areas. This method of grouping aims at providing the specialist services to the organisation like coordination, skills, etc. Each individual, right from Asstt.

Superintendent to the worker at the lowest rung, has a few functions to perform in the organisation. FW Taylor had devised a formula, known as “Taylor's plan for functional foremanship”. In this, a worker is responsible to eight bosses, of whom four are from the planning level and rest at shop level.

Advantages of Functional Foremanship :

je. Application of expert knowledge

ii. Efficiency

iii. Relief to line executive

iv. Mass production, and

v. Economy.

Inconvénients :

je. Complex relationship

ii. Ineffective coordination, and

iii. Centralization.

Functional organisation is suitable for small or large size organisation either machine or labour based. In functional organisation, centralisation of authority and delegation of power to lower level to be specific, so as to avoid confusion and over lapping of power in executives.

In this type of organisation, delegation of authority is given to specific functional heads of departments. The employees receive orders from more than one person for their work in this type of organisation.


 

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